Elektronische Rechnung in Spanien

• Noch kein Gesetz veröffentlicht
• Einführung wahrscheinlich nicht von Beginn 2026
• wahrscheinlich 2027 für große Unternehmen
• wahrscheinlich 2028 für kleine Unternehmen

1. Spanisches Mehrwertsteuergesetz (Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido – IVA)

Das spanische Mehrwertsteuergesetz (Ley del IVA) bildet die Grundlage für die steuerliche Regelung der Rechnungsstellung in Spanien, einschließlich elektronischer Rechnungen. Es legt die Anforderungen fest, die Rechnungen erfüllen müssen, um für steuerliche Zwecke anerkannt zu werden, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder elektronisch vorliegen.

• Artikel 164 des Ley 37/1992 gibt an, dass Unternehmen verpflichtet sind, Rechnungen auszustellen. Dies gilt für alle steuerpflichtigen Transaktionen, und die Form der Rechnung (elektronisch oder Papier) muss mit den Anforderungen an die Authentizität und Integrität des Inhalts übereinstimmen.
• Artikel 21 stellt klar, dass die elektronische Rechnungsstellung für steuerliche Zwecke akzeptiert wird, sofern sie die Anforderungen an Authentizität und Integrität erfüllt. Dies bedeutet, dass elektronische Rechnungen ebenso gültig sind wie Papierrechnungen, wenn sie in einer sicheren und nachvollziehbaren Form erstellt werden.

2. Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la facturación electrónica

Das Gesetz 25/2013 vom 27. Dezember 2013 fördert die elektronische Rechnungsstellung in Spanien und führt spezifische Bestimmungen zur Verpflichtung der elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich (Business-to-Government) ein. Es wurde eingeführt, um den Übergang von der traditionellen Papierrechnung zur digitalen Rechnungsstellung zu beschleunigen.

• Artikel 4 des Gesetzes 25/2013 legt fest, dass Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung in Spanien Geschäfte machen, verpflichtet sind, ihre Rechnungen in elektronischer Form zu übermitteln.
• Das Gesetz legt auch fest, dass alle elektronischen Rechnungen, die an die öffentliche Verwaltung gesendet werden, ein elektronisches Format verwenden müssen, das den Technischen Anforderungen und Sicherheitsanforderungen entspricht, die von der Steuerbehörde (Agencia Tributaria) festgelegt wurden.

3. Verordnung 1496/2003 und Verordnung 2014/55/EU

Spanien hat die europäische Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor vollständig umgesetzt. Diese Richtlinie verpflichtet alle EU-Mitgliedstaaten zur Einführung eines Systems für die elektronische Rechnungsstellung bei Transaktionen im öffentlichen Sektor.

• Verordnung 1496/2003: Diese Verordnung regelt, wie elektronische Rechnungen im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer in Spanien akzeptiert werden. Sie legt fest, dass elektronische Rechnungen die gleichen Anforderungen wie Papierrechnungen erfüllen müssen, insbesondere in Bezug auf die Authentizität des Absenders und die Integrität des Inhalts.
• EU-Richtlinie 2014/55/EU: Diese Richtlinie wurde von Spanien umgesetzt, was bedeutet, dass elektronische Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen in Spanien verpflichtend sind. Die Verwendung des Peppol-Standards für den Austausch von Rechnungen ist ein wichtiger Bestandteil dieser Umsetzung.

4. Sede Electrónica de la Agencia Tributaria (Steuerbehörde)

Die spanische Steuerbehörde (Agencia Tributaria) stellt eine zentrale Plattform zur Verfügung, über die elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung übermittelt werden müssen. Diese Plattform dient als Empfangspunkt für alle Rechnungen, die von Unternehmen an die öffentliche Verwaltung geschickt werden.

• Facturae-System: Das Facturae-System ist die zentrale Plattform für die elektronische Rechnungsstellung an den öffentlichen Sektor in Spanien. Es basiert auf einem XML-Format, das alle relevanten Rechnungsdaten enthält und den Sicherheitsanforderungen der Agencia Tributaria entspricht.
• B2G-Pflicht: Seit 2015 ist die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung arbeiten, obligatorisch. Unternehmen müssen ihre Rechnungen über das Facturae-System einreichen, das die Rechnungen validiert und an die zuständigen öffentlichen Stellen weiterleitet.

5. Archivierungspflichten und Anforderungen an elektronische Rechnungen

Spanische Vorschriften verlangen, dass elektronische Rechnungen denselben Archivierungsanforderungen wie Papierrechnungen unterliegen:

• Archivierungspflicht: Elektronische Rechnungen müssen mindestens 4 Jahre lang aufbewahrt werden. Dies gilt sowohl für Rechnungen im B2B-Bereich als auch für Rechnungen im B2G-Bereich.
• Die Integrität und Lesbarkeit der elektronischen Rechnungen muss jederzeit gewährleistet sein, sodass die Rechnungen bei einer Steuerprüfung zugänglich sind. Das bedeutet, dass Unternehmen die Rechnungen in einem sicheren und unveränderbaren Format archivieren müssen.

6. Elektronische Signaturen und Sicherheit

Die Authentizität und Integrität von elektronischen Rechnungen wird in Spanien durch die Verwendung von elektronischen Signaturen sichergestellt:

• Eine elektronische Signatur ist erforderlich, um die Authentizität des Absenders und die Unveränderbarkeit der Daten sicherzustellen. Insbesondere bei Rechnungen, die über das Facturae-System übermittelt werden, muss eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet werden.
• Die eIDAS-Verordnung der EU, die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste regelt, spielt auch in Spanien eine wichtige Rolle, um sicherzustellen, dass elektronische Signaturen rechtlich anerkannt sind.

7. Strafen bei Nichteinhaltung

Unternehmen, die gegen die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung verstoßen, können von der spanischen Steuerbehörde Agencia Tributaria mit Strafen belegt werden. Dies betrifft insbesondere Verstöße gegen die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich.

• Strafen können verhängt werden, wenn Unternehmen keine elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung übermitteln oder fehlerhafte oder unvollständige elektronische Rechnungen einreichen.
• Verstöße gegen die Archivierungspflichten für elektronische Rechnungen können ebenfalls zu Bußgeldern führen.

8. Zukünftige Entwicklungen

Spanien plant, das System der elektronischen Rechnungsstellung weiter auszubauen, insbesondere für den B2B-Bereich. In der Zukunft könnte es eine zunehmende Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung für private Unternehmen geben, um die Effizienz des Steuersystems zu verbessern und Steuerhinterziehung weiter zu verhindern.

Zusammenfassung der wichtigsten rechtlichen Grundlagen in Spanien:

1. Mehrwertsteuergesetz (Ley 37/1992): Elektronische Rechnungen sind steuerlich anerkannt, wenn sie die Anforderungen an Authentizität und Integrität erfüllen.
2. Ley 25/2013: Einführung der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor (B2G).
3. Verordnung 1496/2003: Regelt die Akzeptanz von elektronischen Rechnungen für Mehrwertsteuerzwecke.
4. EU-Richtlinie 2014/55/EU: Umsetzung der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor mit dem Peppol-Standard.
5. Facturae-System: Zentrale Plattform für die Übermittlung und Validierung elektronischer Rechnungen an die öffentliche Verwaltung.
6. Archivierungspflichten: Elektronische Rechnungen müssen für mindestens 4 Jahre archiviert werden.
7. Elektronische Signaturen: Erforderlich zur Gewährleistung der Authentizität und Integrität von elektronischen Rechnungen.
8. Strafen bei Nichteinhaltung: Bußgelder bei Verstößen gegen die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung.

Fazit:

In Spanien ist die elektronische Rechnungsstellung insbesondere im B2G-Bereich verpflichtend, und Unternehmen müssen ihre Rechnungen über das zentrale Facturae-System der Steuerbehörde übermitteln. Elektronische Rechnungen müssen den gesetzlichen Anforderungen an Archivierung, Signatur und Sicherheit entsprechen, um steuerlich anerkannt zu werden. Strenge Vorschriften und mögliche Strafen stellen sicher, dass Unternehmen die elektronische Rechnungsstellung korrekt und fristgerecht durchführen.

Link: https://www.agenciatributaria.es