Elektronische Rechnung in Schweden

In Schweden basiert die rechtliche Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung sowohl auf europäischen als auch auf nationalen Vorschriften. Die wichtigsten Regelungen betreffen die Mehrwertsteuer, die elektronische Übermittlung von Rechnungen im öffentlichen Sektor sowie die Archivierungspflichten und Sicherheitsanforderungen. Hier sind die relevanten rechtlichen Grundlagen:

1. EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG)

Wie in allen EU-Mitgliedstaaten ist die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG) auch die grundlegende rechtliche Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung in Schweden. Diese legt fest, dass elektronische Rechnungen genauso rechtsgültig sind wie Papierrechnungen, wenn die Authentizität und Integrität der Rechnung sichergestellt werden. Wichtige Bestimmungen umfassen:

• Artikel 232 der Mehrwertsteuerrichtlinie erlaubt es den Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen als rechtsgültig zu anerkennen, wenn Authentizität (Nachweis der Herkunft) und Integrität (Unveränderbarkeit des Inhalts) durch geeignete Maßnahmen gewährleistet sind.
• Diese Anforderungen können durch elektronische Signaturen, EDI (Electronic Data Interchange) oder andere Technologien zur Sicherstellung der Sicherheit der Rechnung erfüllt werden.

Da Schweden ein Mitglied der Europäischen Union ist, gelten diese EU-Vorgaben auch dort.

2. Schwedisches Umsatzsteuergesetz (Mervärdesskattelagen, ML)

Das schwedische Umsatzsteuergesetz (Mervärdesskattelagen, ML) regelt die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung. Es stellt sicher, dass elektronische Rechnungen dieselben steuerlichen Anforderungen wie Papierrechnungen erfüllen:

• Kapitel 8, § 5 des schwedischen Umsatzsteuergesetzes legt fest, dass elektronische Rechnungen genauso wie Papierrechnungen gelten, wenn sie die Anforderungen an die Authentizität und Integrität erfüllen.
• § 13 des Gesetzes beschreibt die Anforderungen an die Rechnungsstellung und verpflichtet Unternehmen, vollständige und korrekte Rechnungen auszustellen. Diese Anforderungen gelten auch für elektronische Rechnungen, die alle notwendigen Informationen wie Rechnungsnummer, Name und Adresse des Absenders und Empfängers, MwSt.-Betrag, Lieferdatum usw. enthalten müssen.

3. Verordnung über elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor (EU-Richtlinie 2014/55/EU)

Schweden hat die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor vollständig umgesetzt. Diese Richtlinie verpflichtet alle EU-Mitgliedstaaten, ein System für die elektronische Rechnungsstellung an den öffentlichen Sektor zu entwickeln. In Schweden bedeutet dies:

• Ab dem 1. April 2019 sind alle Lieferanten, die mit dem öffentlichen Sektor in Schweden Verträge abschließen, verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu übermitteln.
• Elektronische Rechnungen müssen den Peppol-Standard (Pan-European Public Procurement OnLine) verwenden, der eine sichere und standardisierte Methode für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Stellen gewährleistet.
• Das PEPPOL-Netzwerk wird in Schweden als verbindlicher Standard für die Übermittlung von Rechnungen an die öffentliche Verwaltung verwendet.

4. Elektronische Signaturen und Sicherheitsanforderungen

In Schweden sind elektronische Signaturen eine gängige Methode zur Sicherstellung der Authentizität und Integrität von elektronischen Rechnungen. Dies entspricht der EU-weiten eIDAS-Verordnung, die die Anerkennung von elektronischen Signaturen regelt und sicherstellt, dass sie denselben rechtlichen Status wie eine handschriftliche Unterschrift haben.

• Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) und fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES) bieten eine zuverlässige Möglichkeit, um zu garantieren, dass eine elektronische Rechnung nicht verändert wurde und dass der Absender eindeutig identifiziert werden kann.
• QES hat den höchsten Sicherheitsstandard und ist für die rechtliche Anerkennung der Rechnung besonders wichtig.

5. Archivierungspflichten

In Schweden gelten für elektronische Rechnungen die gleichen Archivierungspflichten wie für Papierrechnungen. Diese Anforderungen sind im schwedischen Umsatzsteuergesetz und der Abgabenordnung (Skatteförvaltningens regler) festgelegt:

• Elektronische Rechnungen müssen für mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
• Die Archivierung muss in einer Weise erfolgen, dass die Integrität der Daten während des gesamten Aufbewahrungszeitraums gewährleistet bleibt und die Rechnungen jederzeit lesbar sind.
• Das Archivierungssystem muss sicherstellen, dass die Daten nicht verändert werden können und dass die Rechnungen im Fall einer Steuerprüfung jederzeit zugänglich sind.

6. Praktische Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung in Schweden

In Schweden müssen Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung zusammenarbeiten, elektronische Rechnungen im Peppol-Standard übermitteln. Das bedeutet:

• Peppol ermöglicht den sicheren und standardisierten Austausch von Rechnungen und anderen Dokumenten zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen.
• Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen strukturierte Formate wie XML oder UBL verwenden und die Anforderungen an die Authentizität und Integrität erfüllen.
• Für den privaten Sektor gibt es weniger strikte Vorschriften hinsichtlich der Formate, jedoch müssen auch hier alle steuerlichen Anforderungen erfüllt sein.

Zusammenfassung der rechtlichen Grundlagen in Schweden:

1. EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG): Elektronische Rechnungen sind rechtsgültig, wenn die Authentizität und Integrität gewährleistet sind.
2. Schwedisches Umsatzsteuergesetz (Mervärdesskattelagen, ML): Elektronische Rechnungen müssen denselben Anforderungen wie Papierrechnungen entsprechen.
3. EU-Richtlinie 2014/55/EU: Verpflichtet Unternehmen zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor mit Peppol-Standard.
4. Peppol-Standard: Wird für den Austausch von Rechnungen mit öffentlichen Einrichtungen verwendet.
5. Elektronische Signaturen: Qualifizierte und fortgeschrittene elektronische Signaturen sind für die Authentizität und Integrität der Rechnungen erforderlich.
6. Archivierungspflicht: Elektronische Rechnungen müssen für mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden.

Fazit:

In Schweden ist die elektronische Rechnungsstellung im privaten Sektor und besonders im öffentlichen Sektor vollständig anerkannt. Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung zusammenarbeiten, müssen ihre Rechnungen über das Peppol-Netzwerk übermitteln. Elektronische Rechnungen müssen die gleichen steuerlichen Anforderungen wie Papier-Rechnungen erfüllen, und es gibt spezifische Anforderungen zur Archivierung und Signatur. Elektronische Signaturen spielen eine wesentliche Rolle bei der Sicherstellung der Authentizität und Integrität von Rechnungen. Die Archivierungspflicht beträgt mindestens 7 Jahre, und Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Integrität der Rechnungen während dieses Zeitraums erhalten bleibt.

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