Elektronische Rechnung in Portugal

In Portugal ist die elektronische Rechnungsstellung (Fatura Eletrónica) ein wichtiger Bestandteil des nationalen Steuersystems und wird durch mehrere rechtliche Regelungen auf nationaler und europäischer Ebene gestützt. Die elektronische Rechnungsstellung wurde in Portugal weitgehend implementiert, um die Verwaltung von Steuern zu verbessern, die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften zu vereinfachen und Steuerhinterziehung zu verhindern. Hier sind die wichtigsten rechtlichen Grundlagen für die elektronische Rechnungsstellung in Portugal:

1. Portugiesisches Mehrwertsteuergesetz (Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado – CIVA)

Das portugiesische Mehrwertsteuergesetz (CIVA) bildet die Grundlage für die Vorschriften zur Rechnungsstellung und zur steuerlichen Anerkennung von elektronischen Rechnungen.

• Artikel 36 des CIVA regelt die Anforderungen an Rechnungen im Allgemeinen und besagt, dass eine Rechnung immer dann ausgestellt werden muss, wenn eine Lieferung von Waren oder eine Dienstleistung erbracht wird.
• Artikel 41 des CIVA definiert die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und stellt klar, dass elektronische Rechnungen den gleichen rechtlichen Status wie Papierrechnungen haben, wenn sie den Anforderungen an Authentizität und Integrität des Inhalts entsprechen.

2. Decreto-Lei n.º 28/2019

Das Decreto-Lei n.º 28/2019 ist ein entscheidendes Gesetz, das die Einführung und die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in Portugal regelt. Es stellt sicher, dass alle Rechnungen, die von Unternehmen an die öffentliche Verwaltung (B2G) gesendet werden, in elektronischer Form übermittelt werden müssen.

• Seit 2019 müssen alle öffentlichen Einrichtungen elektronische Rechnungen akzeptieren, die über das e-fatura-System (die Plattform der portugiesischen Steuerbehörde Autoridade Tributária e Aduaneira – AT) eingereicht werden.
• Ab 2021 wurde das System weiter ausgebaut, und auch private Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung zusammenarbeiten, sind verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verwenden.

3. e-fatura-System (Fatura Eletrónica)

Das e-fatura-System ist die zentrale Plattform der portugiesischen Steuerbehörde (AT), über die elektronische Rechnungen übermittelt, validiert und archiviert werden. Das System dient dazu, die Steuerehrlichkeit zu fördern und Steuerhinterziehung zu verhindern, indem es den Austausch von Rechnungen transparent macht.

• Elektronische Rechnungen müssen im XML-Format über das e-fatura-System eingereicht werden. Das System ermöglicht es, Rechnungen direkt zu übermitteln, zu validieren und zu speichern.
• Freiwillige Nutzung: Seit 2019 wurde die elektronische Rechnungsstellung für den B2G-Bereich (Business-to-Government) verpflichtend. Ab 2021 wurden die Anforderungen ausgeweitet, und die e-fatura-Plattform ist nun auch für den B2B-Bereich (Business-to-Business) von Bedeutung, insbesondere in Bezug auf Multinationale Unternehmen und Unternehmen, die öffentliche Aufträge ausführen.

4. EU-Richtlinie 2014/55/EU

Portugal hat die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor vollständig umgesetzt. Diese Richtlinie verpflichtet alle Mitgliedstaaten der EU, ein System für die elektronische Rechnungsstellung in öffentlichen Ausschreibungen und Aufträgen zu entwickeln.

• Peppol-Standard: Das e-fatura-System verwendet den internationalen Standard Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor. Dieser Standard erleichtert den sicheren und standardisierten Austausch von Rechnungsdaten in Europa.

5. Mehrwertsteuervorschriften (CIVA) und Archivierungspflichten

Neben den allgemeinen Anforderungen zur Erstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen legt das portugiesische Mehrwertsteuergesetz auch Vorschriften zur Archivierung von elektronischen Rechnungen fest:

• Archivierungspflicht: Elektronische Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden, wobei die Integrität und Lesbarkeit der Rechnungen sichergestellt sein muss.
• Die Archivierung muss so erfolgen, dass die Rechnungen für steuerliche Prüfungen jederzeit zugänglich sind und in einer unveränderbaren und lesbaren Form aufbewahrt werden.

6. Verwendung elektronischer Signaturen

Die Authentizität und Integrität von elektronischen Rechnungen sind nach portugiesischem Recht sicherzustellen. Eine elektronische Signatur kann verwendet werden, um die Authentizität der Rechnung zu gewährleisten:

• Elektronische Signaturen sind besonders wichtig, um sicherzustellen, dass die elektronische Rechnung unverändert bleibt und der Aussteller eindeutig identifiziert werden kann. Diese Signaturen können entweder durch qualifizierte elektronische Signaturen (QES) oder durch andere Sicherheitsmechanismen erfolgen, die den rechtlichen Anforderungen entsprechen.

7. Strafen bei Nichteinhaltung

Unternehmen, die gegen die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung verstoßen, insbesondere im Hinblick auf die Übermittlung über das e-fatura-System und die Archivierung von Rechnungen, können von der portugiesischen Steuerbehörde mit Strafen belegt werden. Zu den möglichen Strafen gehören:

• Bußgelder für die Nichteinhaltung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung oder bei unzureichender Archivierung.
• Verzögerungen bei der Übermittlung von elektronischen Rechnungen können ebenfalls zu Strafen führen.

8. Erweiterungen und zukünftige Entwicklungen

Es ist zu erwarten, dass Portugal in den kommenden Jahren weiter in die Digitalisierung von Steuererklärungen und Rechnungsstellung investiert. Dies könnte die Einführung zusätzlicher automatisierter Steuerberichte und E-Rechnungsanforderungen umfassen, die auf die Erhöhung der Steuertransparenz und die Verbesserung der Steuererhebung abzielen.

Zusammenfassung der wichtigsten rechtlichen Grundlagen in Portugal:

1. Portugiesisches Mehrwertsteuergesetz (CIVA): Elektronische Rechnungen sind steuerlich anerkannt, wenn sie die Anforderungen an Authentizität und Integrität erfüllen.
2. Decreto-Lei n.º 28/2019: Verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich und auch für Unternehmen, die öffentliche Aufträge ausführen.
3. e-fatura-System: Plattform der portugiesischen Steuerbehörde (AT) für die Übermittlung, Validierung und Archivierung elektronischer Rechnungen.
4. EU-Richtlinie 2014/55/EU: Umsetzung der EU-Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor, Verwendung des Peppol-Standards.
5. Archivierungspflichten: Elektronische Rechnungen müssen für mindestens 10 Jahre archiviert werden.
6. Elektronische Signaturen: Zur Gewährleistung der Authentizität und Integrität von elektronischen Rechnungen.
7. Strafen bei Nichteinhaltung: Bußgelder bei Verstößen gegen die elektronischen Rechnungsanforderungen.

Fazit:

In Portugal ist die elektronische Rechnungsstellung durch das e-fatura-System und das Decreto-Lei n.º 28/2019 gut reguliert. Ab 2019 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung arbeiten, verpflichtend. Weitere Unternehmen, die öffentliche Aufträge ausführen, müssen ebenfalls die elektronische Rechnungsstellung verwenden. Der Peppol-Standard spielt eine zentrale Rolle bei der Standardisierung des Systems, insbesondere im öffentlichen Sektor. Die Einhaltung der Archivierungs- und Signaturpflichten ist entscheidend, um rechtliche und steuerliche Probleme zu vermeiden.

Link: https://www.portaldasfinancas.gov.pt