Elektronische Rechnung in Niederlande

In den Niederlanden basiert die rechtliche Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung auf einer Kombination von EU-Vorgaben, nationalem Recht und speziellen Regelungen für den öffentlichen Sektor. Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen für die elektronische Rechnungsstellung in den Niederlanden umfassen:

1. EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG)

Die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG) bildet die grundlegende rechtliche Basis für die elektronische Rechnungsstellung in den EU-Mitgliedstaaten, einschließlich der Niederlande. Die relevanten Bestimmungen dieser Richtlinie umfassen:

• Artikel 232 der Mehrwertsteuerrichtlinie erlaubt es den EU-Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen als rechtsgültig anzuerkennen, wenn die Authentizität und Integrität des Inhalts der Rechnung gewährleistet sind.
• Diese Anforderungen an Authentizität (Nachweis der Herkunft) und Integrität (Unveränderbarkeit des Inhalts) können durch Technologien wie elektronische Signaturen, EDI (Electronic Data Interchange) oder andere geeignete Methoden zur Sicherstellung der Sicherheit und Unveränderbarkeit der Daten erfüllt werden.

Da die Niederlande Mitglied der EU sind, gelten die Bestimmungen der Mehrwertsteuerrichtlinie auch hier, und elektronische Rechnungen müssen den gleichen Anforderungen entsprechen wie Papierrechnungen.

2. Niederländisches Mehrwertsteuergesetz (Wet op de omzetbelasting 1968)

Das niederländische Mehrwertsteuergesetz (Wet op de omzetbelasting 1968) regelt die steuerlichen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung. Dieses Gesetz wurde so angepasst, dass es mit den europäischen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung übereinstimmt:

• Artikel 35 des Mehrwertsteuergesetzes stellt klar, dass elektronische Rechnungen genauso gültig sind wie Papier-Rechnungen, sofern sie die Anforderungen an Authentizität und Integrität erfüllen.
• Die elektronische Rechnung muss vollständig und korrekt sein und die gleichen Informationen enthalten wie eine traditionelle Papierrechnung, darunter:
  • Rechnungsnummer,
  • Name und Adresse des Ausstellers und Empfängers,
  • Betrag und Mehrwertsteuer,
  • Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen,
  • Rechnungsdatum.

Das Gesetz erlaubt es Unternehmen, Rechnungen elektronisch zu erstellen, solange die oben genannten Anforderungen erfüllt sind.

3. Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor (EU-Richtlinie 2014/55/EU)

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor verpflichtet alle EU-Mitgliedstaaten, ein System zur elektronischen Rechnungsstellung an den öffentlichen Sektor zu entwickeln. In den Niederlanden bedeutet dies, dass:

• Ab dem 1. Januar 2017 müssen alle Unternehmen, die mit dem öffentlichen Sektor in den Niederlanden Verträge abschließen, ihre Rechnungen elektronisch und im EU-einheitlichen Standard übermitteln. Der Peppol-Standard (Pan-European Public Procurement OnLine) ist der von der EU bevorzugte Standard für den elektronischen Austausch von Rechnungen im öffentlichen Sektor.
• Die Peppol-Infrastruktur ermöglicht den sicheren, strukturierten Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Elektronische Rechnungen müssen im Peppol-Format (z. B. UBL oder XML) übermittelt werden.
• Das Ziel dieser Regelung ist, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Effizienz der Rechnungsverarbeitung im öffentlichen Sektor zu steigern.

4. Elektronische Signaturen und Sicherheitsanforderungen

In den Niederlanden sind elektronische Signaturen eine gängige Methode zur Sicherstellung der Authentizität und Integrität von elektronischen Rechnungen. Die eIDAS-Verordnung der EU regelt die Anerkennung von elektronischen Signaturen in den Mitgliedstaaten, einschließlich der Niederlande:

• Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) und fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES) sind rechtlich anerkannt und bieten die erforderliche Sicherheit, um sicherzustellen, dass die elektronische Rechnung nicht manipuliert wurde und dass der Absender eindeutig identifiziert werden kann.
• QES ist der höchste Standard und hat den gleichen rechtlichen Status wie eine handschriftliche Unterschrift.

Die Verwendung elektronischer Signaturen ist für Unternehmen in den Niederlanden eine gängige Methode, um die Anforderungen an Authentizität und Integrität zu erfüllen.

5. Archivierungspflicht

In den Niederlanden müssen elektronische Rechnungen genauso wie Papierrechnungen archiviert werden. Die Archivierungspflicht wird durch das Steuergesetz und die EU-Vorgaben geregelt:

• Elektronische Rechnungen müssen für mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
• Die Rechnungen müssen in einer Weise aufbewahrt werden, dass sie jederzeit lesbar sind und die Integrität über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg gewährleistet bleibt. Veränderungen an den Rechnungen sind nicht zulässig.
• Archivierungssysteme müssen so konzipiert sein, dass sie die Revisionssicherheit der Daten gewährleisten, sodass sie im Falle einer Steuerprüfung jederzeit zugänglich sind.

6. Praktische Umsetzung in den Niederlanden

In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen in den Niederlanden elektronische Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format erstellen müssen, das den rechtlichen Anforderungen entspricht. Die gängigen Formate sind XML, UBL (Universal Business Language) und EDIFACT, insbesondere im öffentlichen Sektor. Für den Austausch mit dem öffentlichen Sektor wird das Peppol-Netzwerk verwendet, das sicherstellt, dass die Rechnungen den technischen und rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Zusammenfassung der rechtlichen Grundlagen in den Niederlanden:

1. EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG): Elektronische Rechnungen sind rechtlich anerkannt, wenn die Authentizität und Integrität gewährleistet sind.
2. Niederländisches Mehrwertsteuergesetz (Wet op de omzetbelasting 1968): Elektronische Rechnungen müssen denselben Anforderungen wie Papier-Rechnungen entsprechen.
3. EU-Richtlinie 2014/55/EU: Verpflichtet Unternehmen, elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor zu übermitteln, wobei der Peppol-Standard verwendet wird.
4. Peppol-Standard: Wird für den elektronischen Austausch von Rechnungen mit der öffentlichen Verwaltung verwendet.
5. Elektronische Signaturen: Qualifizierte und fortgeschrittene elektronische Signaturen sind anerkannt, um die Authentizität und Integrität der Rechnung sicherzustellen.
6. Archivierungspflicht: Elektronische Rechnungen müssen für mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden, um den steuerlichen Anforderungen zu entsprechen.

Fazit:

In den Niederlanden ist die elektronische Rechnungsstellung vollständig anerkannt, sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor. Für Unternehmen, die mit dem öffentlichen Sektor zusammenarbeiten, ist die elektronische Rechnungsstellung im Peppol-Standard verpflichtend. Elektronische Rechnungen müssen die gleichen steuerlichen Anforderungen wie Papier-Rechnungen erfüllen, und Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie für mindestens 7 Jahre ordnungsgemäß archiviert werden. Elektronische Signaturen spielen eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung der Authentizität und Integrität von elektronischen Rechnungen.

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