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In Irland basiert die rechtliche Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung auf einer Kombination aus EU-Recht, irischem Steuerrecht und weiteren relevanten Vorschriften. Die elektronische Rechnungsstellung wird in Irland in Übereinstimmung mit der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie sowie den spezifischen nationalen Bestimmungen geregelt. Hier sind die wichtigsten rechtlichen Grundlagen:
1. EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG)
Die Mehrwertsteuerrichtlinie der EU (2006/112/EG) stellt die grundlegende rechtliche Basis für die elektronische Rechnungsstellung in allen Mitgliedstaaten, einschließlich Irland, dar. Diese Richtlinie regelt die Bedingungen, unter denen elektronische Rechnungen rechtsgültig sind:
- Artikel 232 der Richtlinie erlaubt es den Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen zu akzeptieren, wenn sie sicherstellen, dass die Authentizität der Herkunft und die Integrität des Inhalts gewährleistet sind.
- Die Anforderungen an Authentizität und Integrität können durch Verfahren wie elektronische Signaturen, EDI (Electronic Data Interchange) oder durch andere elektronische Verfahren zur Sicherstellung der Sicherheit und Unveränderbarkeit des Dokuments erfüllt werden.
- Elektronische Rechnungen, die die Anforderungen der Richtlinie erfüllen, sind in der gesamten EU rechtsgültig, auch in Irland.
2. Irisches Umsatzsteuergesetz (VAT Act 1972)
In Irland regelt das Umsatzsteuergesetz (Value Added Tax Act 1972) die steuerlichen Bestimmungen für die elektronische Rechnungsstellung. Es stellt sicher, dass elektronische Rechnungen unter den gleichen Bedingungen anerkannt werden wie Papierrechnungen, sofern die Anforderungen an die Authentizität und Integrität erfüllt sind.
- Section 7 (3) des VAT Act erlaubt es Unternehmen, elektronische Rechnungen auszustellen, solange diese den steuerlichen Anforderungen entsprechen und die Integrität und Authentizität gewährleistet sind.
- Diese Bestimmung wurde durch die EU-Richtlinie und die National Rules for VAT in Irland ergänzt.
3. Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor
Für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor gibt es spezifische Vorschriften in Irland, die durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor beeinflusst werden. Diese Verordnung legt fest, dass alle EU-Mitgliedstaaten eine Infrastruktur schaffen müssen, um elektronische Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung zu akzeptieren.
- Ab 2018 müssen alle Lieferanten, die Rechnungen an den öffentlichen Sektor in Irland ausstellen, elektronische Rechnungen verwenden.
- Die elektronische Übermittlung von Rechnungen an öffentliche Stellen muss über ein standardisiertes Format erfolgen, z. B. UBL (Universal Business Language) oder Peppol-Formate. Peppol ist ein EU-weites Netzwerk, das den Austausch elektronischer Dokumente zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung ermöglicht.
4. PEPPOL und das irische eInvoicing-System
Irland hat das Peppol-System zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt, das den Austausch von Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung vereinfacht und standardisiert:
- Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein EU-weit akzeptierter Standard für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, der die elektronische Rechnungsstellung zwischen Lieferanten und öffentlichen Einrichtungen ermöglicht.
- Das irische eInvoicing-System basiert auf der Nutzung von Peppol und ist für den Austausch von Rechnungen mit der irischen öffentlichen Verwaltung verpflichtend. Unternehmen, die mit dem öffentlichen Sektor arbeiten, müssen daher ihre Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk im standardisierten UBL- oder XML-Format übermitteln.
5. Elektronische Signaturen und Sicherheit
Die Verwendung von elektronischen Signaturen ist eine gängige Methode zur Sicherstellung der Authentizität und Integrität elektronischer Rechnungen in Irland:
- Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) und fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES), die durch eine vertrauenswürdige elektronische Identität verifiziert werden, bieten eine zusätzliche Sicherheitsebene, um die Identität des Absenders zu bestätigen und Änderungen an der Rechnung nach deren Ausstellung zu verhindern.
- Die eIDAS-Verordnung der EU, die die Anforderungen für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste festlegt, regelt auch die Nutzung von elektronischen Signaturen in Irland.
6. Archivierungspflichten für elektronische Rechnungen
In Irland müssen Unternehmen ihre elektronischen Rechnungen für einen Zeitraum von 6 Jahren aufbewahren, was mit den Anforderungen anderer EU-Länder übereinstimmt. Diese Archivierungspflicht gilt sowohl für papiergebundene als auch elektronische Rechnungen:
- Die Rechnungen müssen so gespeichert werden, dass sie lesbar und jederzeit zugänglich sind.
- Es muss sichergestellt werden, dass die Integrität der Rechnungen während der Aufbewahrungsfrist gewährleistet bleibt, und die Rechnungen dürfen nicht verändert werden.
7. Praktische Aspekte der elektronischen Rechnungsstellung in Irland
- In Irland sind elektronische Rechnungen in verschiedenen Formaten zulässig, darunter PDF, XML und UBL. Bei der Kommunikation mit öffentlichen Stellen ist jedoch das standardisierte UBL-Format erforderlich.
- Die Chamber of Commerce und andere Organisationen bieten Plattformen und Leitlinien für Unternehmen, die die elektronische Rechnungsstellung einführen oder ihre bestehenden Systeme verbessern möchten.
Zusammenfassung der wichtigsten rechtlichen Grundlagen in Irland:
- EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG): Stellt die Grundlage für die Anerkennung elektronischer Rechnungen, wenn Authentizität und Integrität sichergestellt sind.
- Irisches Umsatzsteuergesetz (VAT Act 1972): Erlaubt die Verwendung elektronischer Rechnungen, solange steuerliche Anforderungen erfüllt sind.
- EU-Verordnung 2014/55/EU: Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor und Einführung von Peppol als Standard.
- Peppol-Standard: Verpflichtend für den Austausch von elektronischen Rechnungen mit der irischen öffentlichen Verwaltung.
- Elektronische Signaturen: Können zur Sicherstellung der Authentizität und Integrität von Rechnungen verwendet werden.
- Archivierungspflicht: Elektronische Rechnungen müssen mindestens 6 Jahre lang aufbewahrt werden.
Fazit:
In Irland ist die elektronische Rechnungsstellung in Übereinstimmung mit den EU-Vorgaben zur Mehrwertsteuer sowie den nationalen Vorschriften gesetzlich anerkannt. Für Unternehmen, die mit dem öffentlichen Sektor arbeiten, ist die Verwendung von Peppol und UBL- oder XML-Formaten für die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungen den Anforderungen an Authentizität und Integrität entsprechen und die Rechnungen für mindestens 6 Jahre archiviert werden.