Elektronische Rechnung in Deutschland für B2B

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung in Deuschland im B2B-Bereich.

Das Bundesfinanzministerium hat beschlossen, die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen verbindlich zu machen.

Standards für E-Rechnungen im B2B in Deutschland

Deutschland und der EU stehen mehrere Standards für die elektronische Rechnungsstellung zur Verfügung. Die Frage, welches Format zwischen Unternehmen ausgetauscht wird, muss zwischen den jeweiligen Vertragsparteien geklärt werden.

Besonders wichtig im B2B-Bereich in Deutschland sind:

XRechnung

- Der vorgeschriebene Standard für öffentliche Aufträge in Deutschland, aber auch für B2B einsetzbar.
- Strukturierte XML-Daten ermöglichen automatisierte Verarbeitung.
- Ideal für Unternehmen, die regelmäßig Rechnungen an die öffentliche Hand stellen oder gesetzliche Standards einhalten müssen.

→ Weitere Informationen zur XRechnung

ZUGFeRD
- Bietet sowohl ein visuell lesbares PDF als auch maschinenlesbare XML-Daten.

Notiz: Das ZUGFeRD-Format hat eine Schwachstelle: Es kombiniert eine PDF-Datei mit einer maschinenlesbaren XML-Datei, wobei ausschließlich die XML-Datei für rechtliche und steuerliche Zwecke relevant ist. Diskrepanzen zwischen der PDF und der XML-Datei können unbemerkt bleiben und Fehler verursachen.

Mit Invoice-Portal bieten wir eine Lösung, die alle Anhänge aus ZUGFeRD extrahiert und die XML-Datei in ein PDF zur Visualisierung umwandelt, um Fehler zu minimieren und die Übersichtlichkeit zu verbessern.

→ Weitere Informationen über ZUGFeRD

→ Infopaket ZUGFeRD 2.3.2 (DE),
ZUGFeRD 2.3.2 (EN) 13.11.2024

Wird das Peppol BIS Format für Rechnungen in Deutschland verwendet?

Peppol BIS (Business Interoperability Specification) ist ein europäischer Standard, der den grenzüberschreitenden Austausch von elektronischen Rechnungen erleichtert. Unternehmen mit internationalen Geschäftspartnern sollten Peppol BIS Billing 3.0 unterstützen, da es im EU-Binnenmarkt weit verbreitet ist.

Für inländische Rechnungen ist es nicht verpflichtend, Peppol BIS explizit empfangen zu können, sofern ein Unternehmen bereits in der Lage ist, XRechnungen zu empfangen.

- - Öffentlicher Sektor (B2G): Deutsche Behörden akzeptieren elektronische Rechnungen im Peppol BIS Format. Die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) unterstützen Peppol als Übertragungskanal. Rechnungssteller können somit E-Rechnungen im Peppol BIS Format über das Peppol-Netzwerk an öffentliche Auftraggeber übermitteln.
  - Privater Sektor (B2B): Auch im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen wird Peppol BIS zunehmend genutzt. Es ermöglicht einen standardisierten und automatisierten Austausch von Rechnungen, was zu Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen führt. Unternehmen können Peppol BIS für den Versand und Empfang von E-Rechnungen einsetzen, sofern beide Parteien an das Peppol-Netzwerk angebunden sind.

Was ändert sich bei EDIFACT-Rechnungen?

Bezüglich der Nutzung von EDIFACT für die elektronische Rechnungsstellung ist die Situation derzeit noch nicht abschließend geklärt. Das BMF arbeitet daran, Lösungen zu finden, um den elektronischen Datenaustausch per EDI-Verfahren, einschließlich EDIFACT, auch zukünftig zu ermöglichen. Unternehmen, die EDIFACT nutzen, sollten daher die weiteren Entwicklungen aufmerksam verfolgen und gegebenenfalls ihre Systeme anpassen, um den neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Was ändert sich bei PDF-Rechnungen und anderen nicht strukturierten Formaten wie tif, jpeg oder docx ?

- Bis zum 31. Dezember 2024 → Uneingeschränkte Nutzung möglich
  PDF-Rechnungen können weiterhin als rechtlich gültige Rechnungen ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, sofern sie die allgemeinen Anforderungen an Rechnungen (nach § 14 UStG) erfüllen.
- Ab dem 1. Januar 2025 → Eingeschränkte Nutzung möglich
  PDF-Rechnungen können weiterhin verschickt werden, jedoch nur unter der Voraussetzung, dass der Empfänger dies ausdrücklich akzeptiert.
- Ab dem 1. Januar 2028 → Nutzung nicht mehr zulässig
  Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich Rechnungen in einem strukturierten Format ausstellen.
  PDF-Rechnungen ohne maschinenlesbare Daten (unstrukturierte PDF) sind dann nicht mehr zulässig, auch wenn der Empfänger sie akzeptiert.

Was ändert sich bei Papierrechnungen?

- Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte inländische B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen verwenden.

Bei Fragen zur Umsetzung des Empfangs und Versands von elektronischen Rechnungen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung!

Tel: +49 561-56014568
Email: info@invoice-portal.de

Zeitachse für die Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland (B2B)

Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich (Business-to-Business) schrittweise verpflichtend eingeführt:

Ab dem 1. Januar 2025 → Empfangspflicht
Alle Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Ausstellung der neuen E-Rechnung erfordert keine Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Ab dem 1. Januar 2027 → Ausstellungspflicht für größere Unternehmen
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen.
Ab dem 1. Januar 2028 → Ausstellungspflicht für alle Unternehmen
Unabhängig vom Umsatz sind nun alle Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen.

Übersicht der Übergangsfristen für den Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich in Deutschland

–	2025	2026	2027	2028
Papierform, PDF, JPG, etc. (mit Zustimmung des Empfängers)
Papierform, PDF, JPG, etc. Vorjahresumsatz weniger als 800.000 Euro (mit Zustimmung des Empfängers)
EDIFACT (mit Zustimmung des Empfängers)
E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS)

Gesetzliche Rahmenbedingungen in Deutschland

In Deutschland gibt es klare Vorgaben für die elektronische Rechnungsstellung, insbesondere für steuerliche und buchhalterische Zwecke:

BMF-Schreiben: Ausstellung von Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG); Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025.
(BMF-Schreiben von 15.10.2024)
Mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) sind die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) für nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze neu gefasst worden.
GoBD: Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit und Lesbarkeit elektronischer Buchhaltungsdaten.
(Neufassung der GoBD vom 28. November 2019)
Umsatzsteuer-Gesetz: Elektronische Rechnungen sind nur dann gültig, wenn sie die Zustimmung des Empfängers haben und alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten.

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