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Deutsche Bahn

Seit dem 27. November 2020 müssen alle Lieferanten, die Rechnungen an die Deutsche Bahn stellen, den XRechnung-E-Rechnungsstandard verwenden. Die deutsche Bundesregierung verlangt von öffentlichen Auftraggebern und angeschlossenen Organisationen – einschließlich der Deutschen Bahn –, Rechnungen ausschließlich im elektronischen Format zu akzeptieren. Nicht konforme Rechnungen können unbearbeitet zurückgewiesen werden.

Wichtige Feldanforderungen

Feld	Status	Beschreibung
BT-10 (Käuferreferenz)	Pflichtfeld	Feste Leitweg-ID: `992-90009-96`
BT-13 (Bestellung)	Pflichtfeld	10-stellige Bestellnummer — eine Rechnung pro Bestellung
Format	Pflichtfeld	XRechnung XML (UBL oder CII) — maschinenlesbar
Einreichungs-E-Mail	Pflichtfeld	e-invoicing@deutschebahn.com (unverschlüsselt, max. 50 MB)
Anhänge	Bedingt erforderlich	Müssen in die XML eingebettet sein (bis zu 200 Anhänge)
Kontierung	Bedingt erforderlich	Hinzufügen, falls von der Deutschen Bahn bereitgestellt

Einreichungskanäle

E-Mail an e-invoicing@deutschebahn.com (eine XML pro E-Mail, max. 50 MB, unverschlüsselt)

Deutsche Bahn XRechnung-Generator (xre.deutschebahn.com — kostenlos, manuell)

Invoice-Portal oder kompatible E-Rechnungs-Software (automatisiert)

Anforderungen

01

Eine Rechnung = eine Bestellung — Sammelrechnungen werden NICHT akzeptiert

02

Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsempfängers

03

Vollständiger Name und Adresse des Leistungs-/Warenempfängers

04

E-Mail-Adresse des Bestellers

05

Gültige Bestellnummer (dringend empfohlen, falls verfügbar)

06

Liefer-/Leistungsdatum oder -zeitraum

07

Fortlaufende Rechnungspositionsnummern

08

Beschreibung der Waren/Dienstleistungen und Lieferscheinnummer

09

Menge mit Maßeinheit, Einzelpreis und Gesamtpreis

10

Währung über ISO-Code (z. B. EUR)

11

Zahlungsbedingungen mit IBAN/BIC

12

Lieferbedingungen (Incoterms)

Warnhinweise

Die Deutsche Bahn kann Rechnungen bei falschem Format oder fehlenden Pflichtfeldern unbearbeitet zurückweisen

Sammelrechnungen für mehrere Bestellungen werden NICHT akzeptiert — eine Rechnung pro Bestellung

PDF allein reicht nicht aus — XRechnung XML ist zwingend erforderlich

Nur eine XML-Datei pro E-Mail; Rechnungen nicht erneut senden, außer auf Anfrage

Technische Einreichungsregeln

• Nur eine XML-Datei pro E-Mail
• E-Mail muss unverschlüsselt sein
• Anhänge müssen in die XML eingebettet sein
• Maximale E-Mail-Größe: 50 MB
• Rechnungen nicht erneut senden, außer auf ausdrückliche Aufforderung
• Einreichungsadresse: e-invoicing@deutschebahn.com

Über das XRechnung-Format

XRechnung ist der deutsche E-Rechnungsstandard auf Basis der europäischen Norm EN 16931, entwickelt für die automatisierte Verarbeitung. Er verwendet XML-Formate wie:

• UBL — Universal Business Language
• CII — UN/CEFACT Cross Industry Invoice

Diese Formate sind nicht für die menschliche Lesbarkeit gedacht, sondern für automatisierte Systeme. Viele ERP- und CRM-Systeme unterstützen XRechnung nicht nativ — eine dedizierte E-Rechnungs-Lösung kann Rechnungen automatisch konvertieren und validieren.

Workflow-Übersicht

SCHRITT 1

Rechnungen erstellen

Formular oder PDF/XML-Upload

SCHRITT 2

An Deutsche Bahn senden

Direkte Einreichung

SCHRITT 3

Versandstatus prüfen

Sendungen verfolgen

SCHRITT 4

Rückmeldung erhalten

Antwort von der Deutschen Bahn

SCHRITT 5

Nachrichtenstatus ändern

Status im Portal aktualisieren

SCHRITT 6

E-Mail-Benachrichtigungen

Benachrichtigung per E-Mail senden

So macht Invoice-Portal es einfach

Statt sich mit XML-Komplexität auseinanderzusetzen, können Sie alles an einem Ort erledigen.

Option 1 — Rechnung direkt erstellen

Erstellen Sie eine vollständig konforme XRechnung direkt in der Oberfläche.

• Vorgefertigte Vorlagen nutzen
• Pflichtfelder mit Anleitung ausfüllen
• XRechnung automatisch generieren

Option 2 — Ihre Rechnung hochladen

Haben Sie bereits eine fertige Rechnung? Laden Sie sie einfach hoch.

• PDF, XML oder andere Formate hochladen
• Automatische Konvertierung zu XRechnung
• Integrierte Prüfung der Pflichtfelder
• Direkte Zustellung an die Deutsche Bahn

Weitere Tools für Compliance

Status in Echtzeit verfolgen

• Zustellbestätigungen
• Live-Verarbeitungsstatus
• Frühzeitige Fehlererkennung
• Zahlungsverzögerungen vermeiden

Intelligente Feldführung

• Pflichtfelder hervorgehoben
• Validierung vor dem Senden
• Geringeres Risiko der Zurückweisung

Vorlagen & Kunden

• Rechnungsvorlagen wiederverwenden
• Kundendaten speichern
• Mehrere Unternehmen verwalten

Offizielle Ressourcen

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Senden Sie Rechnungen ganz einfach an die Deutsche Bahn.

Nutzen Sie unser Invoice Portal, um alle Anforderungen zu erfüllen und noch heute mit der Einreichung von Rechnungen zu beginnen.

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