PEPPOL, kurz für “Pan-European Public Procurement On-Line”, hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen.
Denn immer mehr europäische und weltweit agierende Unternehmen und Behören stellen und empfangen ihre Rechnungen nur noch in elektronischer Form.
Bei vielen ist die E-Rechnung bereits verpflichtend. Beschleunigt hat das nicht zuletzt die Corona-Pandemie.
Viele Arbeitnehmer mussten aufgrund der Kontaktbeschränkungen ins Homeoffice wechseln, was zur Folge hatte, dass viele Unternehmen schnell auf elektronische Rechnungen umgestellt haben. Außerdem führen die vielen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung – Zeit-, Geld- und Ressourceneinsparungen – dazu, dass PEPPOL immer mehr an Bedeutung gewinnt.
Möchten Sie wissen, was Peppol ist, wie es funktioniert und welche Vorteile es für Ihr Unternehmen bietet?
Auf den folgenden Seiten haben wir für Sie alle wichtigen Informationen zusammengestellt.
Was ist Peppol?
PEPPOL ist ein Netzwerk für den Austausch von elektronischen Rechnungen und Dokumenten.
PEPPOL wurde entwickelt, um die Abrechnung und Rechnungsstellung zwischen Behörden und Unternehmen zu vereinfachen – insbesondere auf internationaler Ebene.
PEPPOL bietet eine gemeinsame Plattform und ein gemeinsames Format für den Austausch von Dokumenten zwischen Unternehmen und Behörden.
PEPPOL bietet eine wesentlich sicherere Austauschplattform als beispielsweise E-Mails. Denn alle teilnehmenden Mitglieder von PEPPOL müssen rechtmäßige Organisationen sein.
Zudem gewährleistet PEPPOL, dass alle über dieses Netzwerk versendeten Dokumente virenfrei und sicher vor Hackerangriffen sind.
Was ist das Peppol-Netzwerk?
Das PEPPOL-Netzwerk verbindet alle teilnehmenden PEPPOL-Mitglieder miteinander.
Alle Behörden und Unternehmen, die Mitglied des PEPPOL-Netzwerks sind, können verschlüsselte Dokumente senden und empfangen.
Sobald Sie im PEPPOL-Netzwerk angemeldet sind, können Sie Dokumente mit anderen Mitgliedern einfach und sicher austauschen.
Was ist ein Peppol-Zugangspunkt?
Ein PEPPOL Access Point ist ein zertifizierter Dienstleister, der Unternehmen oder Behörden den Zugang zum PEPPOL-Netzwerk ermöglicht.
Einige Unternehmen und Behörden haben bereits ihren eigenen PEPPOL Access Point eingerichtet. Andere greifen auf etablierte Access Points zu, wie beispielsweise auf das Invoice-Portal.
Was ist Open Peppol?
Open PEPPOL ist ein internationaler Zusammenschluss von Mitgliedern des PEPPOL-Netzwerks.
Der Verband unterhält, entwickelt und programmiert PEPPOL-Dienste. Diese Dienste umfassen das Netzwerk selbst, die PEPPOL Access Points und die PEPPOL-Nutzer. Der Verein arbeitet für Europa und alle weltweiten PEPPOL-Nutzer.
Das Invoice-Portal ist Mitglied von Open PEPPOL. Sie können über unsere Software kostenlos einen zertifizierten Zugang zum PEPPOL-Netzwerk erhalten.
Wenn Sie Mitglied bei Open PEPPOL werden möchten, können Sie sich direkt an PEPPOL wenden: info@peppol.eu
Was ist eine Peppol-ID?
Die PEPPOL-ID ist die eindeutige Kennung einer Organisation, die an das PEPPOL-Netz angeschlossen ist. Ein guter Vergleich ist die eigene Telefonnummer: Sie ist einer Person zugeordnet, die Person kann über diese Nummer erreicht werden. Die PEPPOL-ID erfüllt diese Aufgabe innerhalb des PEPPOL Netzwerks. Mit der PEPPOL-ID können Sie Nachrichten, Rechnungen und Dokumente direkt versenden und empfangen. Allen Mitgliedern des PEPPOL-Netzwerks ist eine PEPPOL-ID zugeordnet.
Wie funktioniert Peppol?
Das PEPPOL-Netzwerk lässt sich mit einem sehr einfachen Modell erklären: Dem Vier-Ecken-Modell:
Viel einfacher und sicherer geht es nicht.
Das PEPPOL-Netzwerk nutzt Spitzentechnologien, die vor Hackerangriffen und anderen problematischen digitalen Schädlingen sicher sind.
Dadurch bietet das PEPPOL Netzwerk einen besseren und sicheren Service als der manuelle Versand von elektronischen Rechnungen an Kunden per E-Mail oder über ein einfaches CRM-System (Customer Resource Management).
Was ist Peppol BIS?
PEPPOL BIS ist der übergreifende Standard für die Rechnungsstellung, den Organisationen und Behörden einhalten müssen. Wird dieser Standard nicht eingehalten, können keine Dokumente über das PEPPOL-Netzwerk versendet oder empfangen werden.
Der Grund für die Relevanz solcher Normen liegt in der EU-Richtlinie 2014/55/EU begründet. Sie verpflichtet alle Unternehmen, die Rechnungen an staatliche Stellen senden, eine bestimmte Norm einzuhalten – die Norm EN-16931.
PEPPOL BIS ist eine Norm, die mit der EN-16931 übereinstimmt.
Aufgrund der praktischen Vorteile von PEPPOL haben viele Länder ihre eigenen elektronischen Rechnungen entwickelt, die mit PEPPOL BIS konform sind.
Singapur, Neuseeland und Australien haben eigene PEPPOL-Rahmenregelungen für ihre Länder und ihre speziellen Steuersysteme geschaffen.
Auch Kanada und die Vereinigten Staaten sollen dabei sein, die Rahmenbedingungen für PEPPOL festzulegen. Das macht es wahrscheinlich, dass das PEPPOL-Netzwerk in den kommenden Jahren weiter an Populariät zunimmt.
Warum sollte man Peppol verwenden?
PEPPOL ist bereits in ganz Europa als rechtskonformer Standard akzeptiert, der eine sichere Plattform für den Austausch von Rechnungen bietet.
Sein Einfluss erstreckt sich über Europa hinaus. PEPPOL entwickelt sich mehr und mehr zu einem wichtigen Akteur in der Welt der elektronischen Rechnungsstellung.
Darüber hinaus ist es schon jetzt für viele Organisationen Pflicht, Rechnungen über PEPPOL zu übermitteln – und es werden immer mehr.
Für alle Behörden und Unternehmen, die elektronische Rechnungen nach bestimmten Standards versenden müssen, ist der Beitritt zum PEPPOL-Netzwerk von großem Nutzen.
Die Nutzung von PEPPOL hat folgende Vorteile für Sie:
Was sind die Vorteile von Peppol?
Was sind die Nachteile von Peppol?
Wer verwendet Peppol
Nach Angaben von peppol.eu wird das Netzwerk von Mitgliedern in bislang 39 Ländern genutzt – darunter fallen 31 europäische Länder sowie Australien, Kanada, China, Japan, Mexiko, Neuseeland, Singapur und die USA.
Darüber hinaus hat der Nationale Gesundheitsdienst des Vereinigten Königreichs (NHS) die Rechnungsstellung über PEPPOL als Standard für seine eigenen Verfahren etabliert.
In diesen 39 Ländern sind mehr als zwei Millionen Organisationen an das PEPPOL-Netzwerk angeschlossen. Um herauszufinden, ob Ihr Kunde dem PEPPOL-Netz angehört, können Sie unseren PEPPOL-ID-Checker verwenden.
An wen kann ich mit Peppol E-Rechnungen senden?
Sie können elektronische Rechnungen an jeden senden, der Mitglied im PEPPOL-Netzwerk ist. Mehr als zwei Millionen Organisationen aus 39 Ländern sind bereits Mitglied bei PEPPOL.
Dazu gehören Unternehmen, Regierungsstellen und Behörden.
Wenn Sie wissen möchten, ob Ihr Kunde dem PEPPOL-Netzwerk angehört, können Sie hier unseren PEPPOL-ID-Checker verwenden.
Kann ich mit Peppol E-Rechnungen empfangen?
Sie können mit PEPPOL sowohl elektronische Rechnungen senden, als auch empfangen.
Kann Peppol weltweit verwendet werden?
Solange die Mitglieder Dokumentenstandards verwenden, die mit PEPPOL BIS konform sind, kann jeder weltweit PEPPOL verwenden.
Allerdings gibt es Länder, die E-Invoicing-Standards verwenden, die mit PEPPOL BIS nicht konform sind. Wenn Sie hauptsächlich mit solchen Ländern zusammenarbeiten, ist die Verwendung von PEPPOL für Ihr Unternehmen möglicherweise nicht geeignet.
Wie wird sich Peppol in der Zukunft entwickeln?
Der Trend ist eindeutig: Immer mehr Länder führen Gesetze ein, die E-Invoicing-Standards zur Pflicht machen – und der PEPPOL-BIS-Standard ist ein wunderbares Beispiel für eine solche Gesetzgebung.
Ob PEPPOL eines Tages weltweiter Standard für die Rechnungsstellung werden wird? Zumindest scheinen die südamerikanischen Länder (vorerst) kein Interesse an der Umsetzung solcher Rechtsvorschriften zu haben.
Allerdings wurden im Steuerjahr 2019/2020 mehr als 130 Millionen Rechnungen über die Peppol-Zugangspunkte verarbeitet – eine enorme Zahl.
Es ist davon auszugehen, dass diese Zahl in Zukunft weiter steigen wird, da immer mehr Länder ihre E-Invoicing-Prozesse auf das PEPPOL-Format standardisieren.
PEPPOL ist gut aufgestellt, um eine wichtige Rolle in der Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung zu spielen.
Wie kann ich dem Peppol Netzwerk beitreten?
Sie haben zwei Möglichkeiten:
1. Werden Sie selbst ein PEPPOL Access Point:
Einen PEPPOL-Zugangspunkt einzurichten, ist ein langwieriger Prozess, den viele Unternehmen aus Zeitgründen ablehnen. Wenn Sie jedoch eine beträchtliche Anzahl elektronischer Rechnungen verarbeiten, könnte es sich für Sie lohnen, selbst einen solchen Zugangspunkt einzurichten.
2. Registrieren Sie sich bei einer PEPPOL-Zugangsstelle:
Dies ist die schnellste und einfachste Möglichkeit. Es gibt Unternehmen, die PEPPOL-Dienste anbieten, einschließlich eines Zugangs zum PEPPOL-Netzwerk.
Das Invoice-Portal ist ein zertifizierter PEPPOL Access Point und bietet einen Teil des PEPPOL-Zugangs kostenlos an.
Tel: +49 561-56014568
Email: info@invoice-portal.de
