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PEPPOL, kurz für “Pan-European Public Procurement On-Line”, hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen.
Denn immer mehr europäische und weltweit agierende Unternehmen und Behören stellen und empfangen ihre Rechnungen nur noch in elektronischer Form.
Bei vielen ist die E-Rechnung bereits verpflichtend. Beschleunigt hat das nicht zuletzt die Corona-Pandemie.
Viele Arbeitnehmer mussten aufgrund der Kontaktbeschränkungen ins Homeoffice wechseln, was zur Folge hatte, dass viele Unternehmen schnell auf elektronische Rechnungen umgestellt haben. Außerdem führen die vielen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung – Zeit-, Geld- und Ressourceneinsparungen – dazu, dass PEPPOL immer mehr an Bedeutung gewinnt.
Möchten Sie wissen, was Peppol ist, wie es funktioniert und welche Vorteile es für Ihr Unternehmen bietet?
Auf den folgenden Seiten haben wir für Sie alle wichtigen Informationen zusammengestellt.
Was ist PEPPOL?
PEPPOL ist ein Netzwerk für den Austausch von elektronischen Rechnungen und Dokumenten.
PEPPOL wurde entwickelt, um die Abrechnung und Rechnungsstellung zwischen Behörden und Unternehmen zu vereinfachen – insbesondere auf internationaler Ebene.
PEPPOL bietet eine gemeinsame Plattform und ein gemeinsames Format für den Austausch von Dokumenten zwischen Unternehmen und Behörden.
PEPPOL bietet eine wesentlich sicherere Austauschplattform als beispielsweise E-Mails. Denn alle teilnehmenden Mitglieder von PEPPOL müssen rechtmäßige Organisationen sein.
Zudem gewährleistet PEPPOL, dass alle über dieses Netzwerk versendeten Dokumente virenfrei und sicher vor Hackerangriffen sind.
Was ist ein PEPPOL-Zugangspunkt?
Ein PEPPOL Access Point ist ein zertifizierter Dienstleister, der Unternehmen oder Behörden den Zugang zum PEPPOL-Netzwerk ermöglicht.
Einige Unternehmen und Behörden haben bereits ihren eigenen PEPPOL Access Point eingerichtet. Andere greifen auf etablierte Access Points zu, wie beispielsweise auf das Invoice-Portal.
Erhalten Sie einen PEPPOL-Zugang über das Invoice-Portal:
Was ist eine PEPPOL-ID?
Die PEPPOL-ID ist die eindeutige Kennung einer Organisation, die an das PEPPOL-Netz angeschlossen ist. Ein guter Vergleich ist die eigene Telefonnummer: Sie ist einer Person zugeordnet, die Person kann über diese Nummer erreicht werden. Die PEPPOL-ID erfüllt diese Aufgabe innerhalb des PEPPOL Netzwerks. Mit der PEPPOL-ID können Sie Nachrichten, Rechnungen und Dokumente direkt versenden und empfangen. Allen Mitgliedern des PEPPOL-Netzwerks ist eine PEPPOL-ID zugeordnet.
Wie funktioniert PEPPOL?
Das PEPPOL-Netzwerk lässt sich mit einem sehr einfachen Modell erklären: Dem Vier-Ecken-Modell:
Das PEPPOL Vier-Ecken-Modell:
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Der Absender sendet eine Rechnung/ein Dokument über PEPPOL und wählt die PEPPOL-ID des Unternehmens/der Behörde aus, an die er senden möchte.
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Die PEPPOL-Zugangsstelle des Absenders empfängt die Rechnung/das Dokument und sendet es an die PEPPOL-Zugangsstelle des Empfängers.
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Die PEPPOL-Zugangsstelle des Empfängers empfängt die Rechnung/das Dokument und sendet die Rechnung/das Dokument an den Empfänger.
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Der Empfänger erhält die Rechnung/das Dokument.
Viel einfacher und sicherer geht es nicht.
Das PEPPOL-Netzwerk nutzt Spitzentechnologien, die vor Hackerangriffen und anderen problematischen digitalen Schädlingen sicher sind.
Dadurch bietet das PEPPOL Netzwerk einen besseren und sicheren Service als der manuelle Versand von elektronischen Rechnungen an Kunden per E-Mail oder über ein einfaches CRM-System (Customer Resource Management).
Was ist PEPPOL BIS?
PEPPOL BIS ist der übergreifende Standard für die Rechnungsstellung, den Organisationen und Behörden einhalten müssen. Wird dieser Standard nicht eingehalten, können keine Dokumente über das PEPPOL-Netzwerk versendet oder empfangen werden.
Der Grund für die Relevanz solcher Normen liegt in der EU-Richtlinie 2014/55/EU begründet. Sie verpflichtet alle Unternehmen, die Rechnungen an staatliche Stellen senden, eine bestimmte Norm einzuhalten – die Norm EN-16931.
PEPPOL BIS ist eine Norm, die mit der EN-16931 übereinstimmt.
Aufgrund der praktischen Vorteile von PEPPOL haben viele Länder ihre eigenen elektronischen Rechnungen entwickelt, die mit PEPPOL BIS konform sind.
Singapur, Neuseeland und Australien haben eigene PEPPOL-Rahmenregelungen für ihre Länder und ihre speziellen Steuersysteme geschaffen.
Auch Kanada und die Vereinigten Staaten sollen dabei sein, die Rahmenbedingungen für PEPPOL festzulegen. Das macht es wahrscheinlich, dass das PEPPOL-Netzwerk in den kommenden Jahren weiter an Populariät zunimmt.
Erhalten Sie einen PEPPOL-Zugang über das Invoice-Portal:
Was sind die Vorteile von PEPPOL?
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Es ist nicht notwendig, mit den Kunden ein Format für elektronische Rechnungen zu vereinbaren, da der PEPPOL-BIS-Standard bereits vorhanden ist.
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Das Senden und Empfangen von Rechnungen ist sicher, weil alle teilnehmenden Mitglieder eine ihnen zugeordnete PEPPOL-ID haben.
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Sie können elektronische Rechnungen problemlos international versenden, wenn die Organisationen, mit denen Sie zusammenarbeiten, Mitglieder des Netzwerks sind.
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Als Mitglied des PEPPOL-Netzwerks können Sie sich allen zukünftigen Rechtsvorschriften anpassen.
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Der Versand elektronischer Rechnungen über PEPPOL ermöglicht die automatische Verarbeitung der Rechnungen und spart so Zeit, Geld und Ressourcen.
Wer benutzt PEPPOL?
Nach Angaben von peppol.eu wird das Netzwerk von Mitgliedern in bislang 39 Ländern genutzt – darunter fallen 31 europäische Länder sowie Australien, Kanada, China, Japan, Mexiko, Neuseeland, Singapur und die USA.
Darüber hinaus hat der Nationale Gesundheitsdienst des Vereinigten Königreichs (NHS) die Rechnungsstellung über PEPPOL als Standard für seine eigenen Verfahren etabliert.
In diesen 39 Ländern sind mehr als zwei Millionen Organisationen an das PEPPOL-Netzwerk angeschlossen. Um herauszufinden, ob Ihr Kunde dem PEPPOL-Netz angehört, können Sie unseren PEPPOL-ID-Checker verwenden.
Kann ich mit PEPPOL elektronische Rechnungen erhalten?
Sie können mit PEPPOL sowohl elektronische Rechnungen senden, als auch empfangen.
Die Zukunft von PEPPOL
Der Trend ist eindeutig: Immer mehr Länder führen Gesetze ein, die E-Invoicing-Standards zur Pflicht machen – und der PEPPOL-BIS-Standard ist ein wunderbares Beispiel für eine solche Gesetzgebung.
Ob PEPPOL eines Tages weltweiter Standard für die Rechnungsstellung werden wird? Zumindest scheinen die südamerikanischen Länder (vorerst) kein Interesse an der Umsetzung solcher Rechtsvorschriften zu haben.
Allerdings wurden im Steuerjahr 2019/2020 mehr als 130 Millionen Rechnungen über die Peppol-Zugangspunkte verarbeitet – eine enorme Zahl.
Es ist davon auszugehen, dass diese Zahl in Zukunft weiter steigen wird, da immer mehr Länder ihre E-Invoicing-Prozesse auf das PEPPOL-Format standardisieren.
PEPPOL ist gut aufgestellt, um eine wichtige Rolle in der Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung zu spielen.
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Wie kann ich dem PEPPOL-Netzwerk beitreten?
Sie haben zwei Möglichkeiten:
1. Werden Sie selbst ein PEPPOL Access Point:
Einen PEPPOL-Zugangspunkt einzurichten, ist ein langwieriger Prozess, den viele Unternehmen aus Zeitgründen ablehnen. Wenn Sie jedoch eine beträchtliche Anzahl elektronischer Rechnungen verarbeiten, könnte es sich für Sie lohnen, selbst einen solchen Zugangspunkt einzurichten.
2. Registrieren Sie sich bei einer PEPPOL-Zugangsstelle:
Dies ist die schnellste und einfachste Möglichkeit. Es gibt Unternehmen, die PEPPOL-Dienste anbieten, einschließlich eines Zugangs zum PEPPOL-Netzwerk.
Das Invoice-Portal ist ein zertifizierter PEPPOL Access Point und bietet einen Teil des PEPPOL-Zugangs kostenlos an.
