Elektronische Rechnung in Slowakei

In der Slowakei ist die elektronische Rechnungsstellung (e-Rechnungen) ein wichtiger Bestandteil des nationalen Steuersystems, das zunehmend digitalisiert wird, um den bürokratischen Aufwand zu verringern und Steuerhinterziehung zu verhindern. Die rechtlichen Grundlagen für die elektronische Rechnungsstellung in der Slowakei basieren sowohl auf nationalen Vorschriften als auch auf europäischen Vorgaben.

Hier sind die wichtigsten rechtlichen Grundlagen und Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung in der Slowakei:

1. Slowakisches Mehrwertsteuergesetz (Zákon o dani z pridanej hodnoty – ZDPH)

Das Slowakische Mehrwertsteuergesetz (ZDPH) regelt die grundlegenden Anforderungen für die Ausstellung von Rechnungen, einschließlich der elektronischen Rechnungen. Nach diesem Gesetz sind elektronische Rechnungen ebenso gültig wie Papierrechnungen, solange sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

• § 74 des ZDPH regelt die Form der Rechnungen und erlaubt ausdrücklich die elektronische Rechnungsstellung, wenn die Integrität und Authentizität der Rechnungsinformationen sichergestellt sind.
• § 78 des ZDPH gibt vor, dass alle Unternehmen, die steuerpflichtige Umsätze durchführen, verpflichtet sind, Rechnungen zu erstellen, die entweder in Papierform oder elektronisch vorliegen können.

2. Gesetz Nr. 222/2004 Coll. – Gesetz über die elektronische Verwaltung

Das Gesetz Nr. 222/2004 Coll. (Gesetz über die elektronische Verwaltung) ist ein weiteres wichtiges Gesetz in der Slowakei, das die digitale Kommunikation zwischen öffentlichen Stellen und Bürgern regelt. Es legt den rechtlichen Rahmen für den Einsatz elektronischer Dokumente im öffentlichen Sektor fest, einschließlich elektronischer Rechnungen.

• Elektronische Rechnungen für den öffentlichen Sektor müssen den spezifischen Anforderungen dieses Gesetzes entsprechen, um sicherzustellen, dass sie im Einklang mit den Vorschriften über elektronische Kommunikation und digitale Signaturen rechtsgültig sind.

3. EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor

Wie alle EU-Mitgliedstaaten hat die Slowakei die EU-Richtlinie 2014/55/EU umgesetzt, die die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor betrifft. Diese Richtlinie verpflichtet die Mitgliedstaaten zur Einführung von Systemen, die es ermöglichen, dass Unternehmen elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im Einklang mit einem standardisierten Format übermitteln.

• In der Slowakei bedeutet dies, dass Unternehmen, die mit öffentlichen Stellen Verträge abschließen, ihre Rechnungen im ZUGFeRD-Format oder Peppol-Format übermitteln müssen. Das Peppol-System ist der Standard für den elektronischen Rechnungsverkehr im öffentlichen Sektor.
• Seit 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich (Business-to-Government) verpflichtend. Alle Rechnungen an staatliche Stellen müssen über das zentrale IS EFA (Informačný systém pre elektronickú fakturáciu) – das elektronische Rechnungsstellungssystem der Slowakei – übermittelt werden.

4. IS EFA (Informačný systém pre elektronickú fakturáciu)

Das IS EFA ist die zentrale Plattform der slowakischen Steuerbehörde Finančná správa für die Verwaltung elektronischer Rechnungen im öffentlichen Sektor. Seit seiner Einführung dient es als Zentraler Empfangspunkt für elektronische Rechnungen, die an öffentliche Stellen gesendet werden.

• Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung in der Slowakei arbeiten, müssen ihre Rechnungen über das IS EFA-System einreichen.
• Das IS EFA ermöglicht die Validierung und Archivierung von elektronischen Rechnungen sowie die Übermittlung an die zuständigen öffentlichen Stellen.
• Das System stellt sicher, dass die Rechnungen im richtigen Format (meist Peppol oder ZUGFeRD) erstellt werden und alle rechtlichen Anforderungen an Authentizität und Integrität erfüllt sind.

5. Archivierung und Integrität elektronischer Rechnungen

Wie in den meisten EU-Mitgliedstaaten gelten auch in der Slowakei strenge Vorschriften für die Archivierung elektronischer Rechnungen, um die Integrität und Zugänglichkeit über einen langen Zeitraum hinweg zu gewährleisten.

• Artikel 74 des ZDPH verlangt, dass elektronische Rechnungen für einen Zeitraum von 10 Jahren archiviert werden müssen.
• Die Archivierung muss so erfolgen, dass die Rechnungen nicht verändert werden können und jederzeit lesbar und zugänglich sind, auch bei Steuerprüfungen.

6. Elektronische Signaturen und Sicherheitsanforderungen

Für die Authentizität und Integrität von elektronischen Rechnungen ist der Einsatz von elektronischen Signaturen erforderlich, insbesondere wenn es um die Kommunikation mit dem öffentlichen Sektor geht.

• Elektronische Rechnungen, die über das IS EFA-System eingereicht werden, müssen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Dies stellt sicher, dass die Identität des Ausstellers eindeutig festgestellt werden kann und die Integrität der Daten gewährleistet ist.
• Elektronische Signaturen müssen den Anforderungen der EU-Verordnung eIDAS entsprechen, die die Zertifizierung elektronischer Signaturen regelt.

7. Strafen bei Nichteinhaltung

Unternehmen, die gegen die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung verstoßen, können mit Strafen belegt werden. Dies betrifft insbesondere die Nichteinhaltung der Pflichten zur Übermittlung elektronischer Rechnungen im öffentlichen Sektor oder der Archivierungspflichten.

• Unternehmen, die fehlerhafte oder nicht signierte Rechnungen übermitteln, können mit Bußgeldern und anderen Sanktionen konfrontiert werden.
• Die Verweigerung der elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich kann zu erheblichen Strafen führen.

8. Zukünftige Entwicklungen und Erweiterungen

Die Slowakei plant, die elektronische Rechnungsstellung weiter auszubauen und die Verpflichtungen auf den B2B-Bereich auszudehnen. In den kommenden Jahren könnten auch private Unternehmen zur Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet werden, um die Transparenz und Effizienz des Steuersystems weiter zu verbessern.

Zusammenfassung der wichtigsten rechtlichen Grundlagen in der Slowakei:

1. Slowakisches Mehrwertsteuergesetz (ZDPH): Elektronische Rechnungen sind steuerlich anerkannt, wenn sie die Anforderungen an Authentizität und Integrität erfüllen.
2. Gesetz Nr. 222/2004 Coll. (Gesetz über die elektronische Verwaltung): Regelt die digitale Kommunikation zwischen öffentlichen Stellen und Bürgern, einschließlich der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor.
3. EU-Richtlinie 2014/55/EU: Umsetzung der EU-Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor mit dem Peppol-Standard.
4. IS EFA-System: Die zentrale Plattform für die Übermittlung, Validierung und Archivierung von elektronischen Rechnungen im öffentlichen Sektor.
5. Archivierungspflichten: Elektronische Rechnungen müssen für mindestens 10 Jahre archiviert werden.
6. Elektronische Signaturen: Zur Sicherstellung der Authentizität und Integrität von Rechnungen, insbesondere bei der Übermittlung an den öffentlichen Sektor.
7. Strafen bei Nichteinhaltung: Bußgelder bei Verstößen gegen die Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor.

Fazit:

In der Slowakei ist die elektronische Rechnungsstellung besonders im öffentlichen Sektor verpflichtend, wobei Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung zusammenarbeiten, ihre Rechnungen über das zentrale IS EFA-System einreichen müssen. Die Einhaltung der Vorschriften zu Archivierung, Signatur und Authentizität ist entscheidend, um rechtliche Probleme und Strafen zu vermeiden. Die Slowakei wird voraussichtlich die Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung in den kommenden Jahren weiter ausbauen, möglicherweise auch für den B2B-Bereich.