Elektronische Rechnung in Polen

Verlängerung der ,,straffreien Zeit“ bis 31.07.2026 für bestimmte KSeF-Anforderungen, einschließlich:

• KSeF-Nummer in elektronischen Rechnungen
• Rechnungen, die von Registrierkassen ausgestellt werden.
• Strafen für die Nichteinhaltung der KSeF-Verpflichtungen

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In Polen ist die rechtliche Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung sowohl in nationalem als auch in europäischem Recht verankert. Die wichtigsten Regelungen betreffen die Mehrwertsteuer, Archivierungspflichten und die elektronische Übermittlung von Rechnungen, insbesondere im Zusammenhang mit dem öffentlichen Sektor und den allgemeinen steuerlichen Anforderungen.

Hier sind die wesentlichen rechtlichen Grundlagen:

1. EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG)

Wie in allen EU-Mitgliedstaaten basiert die Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung in Polen auf der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG). Diese legt fest, dass elektronische Rechnungen ebenso rechtsgültig sind wie Papierrechnungen, wenn die Authentizität der Herkunft und die Integrität des Inhalts gewährleistet sind. Wichtige Bestimmungen dieser Richtlinie umfassen:

• Artikel 232 der Mehrwertsteuerrichtlinie erlaubt es den Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen anzuerkennen, wenn die Anforderungen an die Authentizität der Herkunft und die Integrität des Inhalts erfüllt sind.
• Diese Anforderungen können durch elektronische Signaturen, EDI (Electronic Data Interchange) oder andere Technologien zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit und Herkunft der Daten erfüllt werden.

Da Polen Mitglied der EU ist, müssen diese Vorschriften auch dort eingehalten werden.

2. Polnisches Umsatzsteuergesetz (Ustawa o VAT)

Das polnische Umsatzsteuergesetz (Ustawa o podatku od towarów i usług – Ustawa o VAT) regelt die steuerlichen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung. Insbesondere die folgenden Bestimmungen sind relevant:

• Artikel 106b des polnischen Umsatzsteuergesetzes regelt die Rechnungsstellungspflichten und stellt klar, dass elektronische Rechnungen genauso rechtsgültig sind wie Papierrechnungen, wenn sie die Anforderungen an Authentizität und Integrität erfüllen.
• Artikel 106e des Gesetzes fordert, dass die Rechnungen alle notwendigen Angaben wie Rechnungsnummer, Name und Adresse der Parteien, Betrag und Mehrwertsteuer sowie Leistungsbeschreibung enthalten müssen.
• Artikel 106l stellt fest, dass elektronische Rechnungen nur dann als gültig anerkannt werden, wenn sie den gleichen rechtlichen Anforderungen entsprechen wie Papier-Rechnungen.

Das polnische UStG erlaubt es den Unternehmen, elektronische Rechnungen zu verwenden, wenn die entsprechenden sicherheits- und datenschutztechnischen Anforderungen erfüllt sind.

3. Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung (Rozporządzenie o fakturach elektronicznych)

Polen hat eine spezifische Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung erlassen, die die detaillierten Anforderungen und Bedingungen für die Übermittlung und Archivierung elektronischer Rechnungen regelt. Diese Verordnung betrifft sowohl die Zulässigkeit der elektronischen Rechnungsstellung als auch die Praktikabilität des Verfahrens:

• Die Verordnung regelt, dass elektronische Rechnungen sicher und unveränderlich aufbewahrt werden müssen.
• Eine elektronische Signatur oder eine andere technische Lösung muss zur Sicherstellung der Authentizität und Integrität eingesetzt werden.
• Archivierungspflichten für elektronische Rechnungen: Diese müssen für mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

4. Elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor (EU-Richtlinie 2014/55/EU)

Polen hat die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor in nationales Recht umgesetzt. Diese Richtlinie verpflichtet alle EU-Mitgliedstaaten, ein System zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor einzuführen. In Polen bedeutet dies:

• Ab dem 1. Januar 2020 müssen alle Lieferanten, die mit öffentlichen Einrichtungen in Polen Verträge abschließen, ihre Rechnungen elektronisch übermitteln.
• Rechnungen müssen den Peppol-Standard (Pan-European Public Procurement OnLine) verwenden, der eine standardisierte und sichere Methode für die Übermittlung elektronischer Rechnungen an öffentliche Stellen gewährleistet.
• Peppol ist das EU-weit akzeptierte Netzwerk zur Übertragung elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. In Polen müssen elektronische Rechnungen in einem Peppol-kompatiblen Format (z. B. UBL oder XML) übermittelt werden.

5. Elektronische Signaturen und Sicherheitsanforderungen

In Polen wird die Verwendung von elektronischen Signaturen als eine gängige Methode zur Sicherstellung der Authentizität und Integrität von elektronischen Rechnungen anerkannt. Dies entspricht der EU-weiten eIDAS-Verordnung, die die rechtliche Anerkennung von elektronischen Signaturen regelt.

• Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) und fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES) sind in Polen rechtlich anerkannt und bieten die notwendige Sicherheit, um die rechtliche Gültigkeit einer elektronischen Rechnung zu gewährleisten.
• QES stellt sicher, dass eine elektronische Rechnung unverändert bleibt und die Identität des Absenders nachweisbar ist.

6. Archivierung von elektronischen Rechnungen

Polnische Unternehmen müssen elektronische Rechnungen gemäß den allgemeinen steuerlichen Anforderungen aufbewahren. Die wichtigsten Bestimmungen sind:

• Elektronische Rechnungen müssen für mindestens 5 Jahre archiviert werden, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
• Es wird eine sichere Archivierung verlangt, die sicherstellt, dass die Integrität der Rechnungen während des gesamten Aufbewahrungszeitraums erhalten bleibt.
• Unternehmen müssen gewährleisten, dass die Rechnungen jederzeit zugänglich und lesbar sind, um den steuerlichen Prüfanforderungen gerecht zu werden.

7. Praktische Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung in Polen

In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen in Polen elektronische Rechnungen in einem strukturieren Format wie XML oder UBL erstellen müssen, wenn sie mit dem öffentlichen Sektor zusammenarbeiten. Für den privaten Sektor können Rechnungen auch in anderen Formaten übermittelt werden, solange die Anforderungen an Authentizität und Integrität erfüllt sind.

• Der Austausch von elektronischen Rechnungen im öffentlichen Sektor erfolgt über das Peppol-Netzwerk, wobei die Rechnungen im Peppol-Standard erstellt werden müssen.
• Unternehmen, die mit dem öffentlichen Sektor zusammenarbeiten, sind verpflichtet, eine zertifizierte Lösung zur elektronischen Rechnungsstellung zu nutzen, die den PEPPOL-Standards entspricht.

Zusammenfassung der rechtlichen Grundlagen in Polen:

1. EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG): Elektronische Rechnungen sind rechtsgültig, wenn Authentizität und Integrität gewährleistet sind.
2. Polnisches Umsatzsteuergesetz (Ustawa o VAT): Elektronische Rechnungen müssen den gleichen Anforderungen wie Papierrechnungen entsprechen.
3. Verordnung über elektronische Rechnungen: Regelt die Archivierung und die Sicherheitsanforderungen für elektronische Rechnungen.
4. EU-Richtlinie 2014/55/EU: Verpflichtet Unternehmen zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor mit Peppol-Standard.
5. Peppol-Standard: Wird für den Austausch von Rechnungen mit öffentlichen Einrichtungen verwendet.
6. Elektronische Signaturen: Qualifizierte und fortgeschrittene elektronische Signaturen sind für die Authentizität und Integrität der Rechnungen erforderlich.
7. Archivierungspflicht: Elektronische Rechnungen müssen für mindestens 5 Jahre archiviert werden.

Fazit:

In Polen ist die elektronische Rechnungsstellung im privaten Sektor und besonders im öffentlichen Sektor vollständig geregelt. Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung zusammenarbeiten, sind verpflichtet, ihre Rechnungen über das Peppol-Netzwerk zu übermitteln. Elektronische Rechnungen müssen die gleichen steuerlichen Anforderungen wie Papier-Rechnungen erfüllen, und es gibt spezifische Anforderungen zur Archivierung und Signatur. Die Archivierungspflicht beträgt mindestens 5 Jahre, und elektronische Signaturen sind ein gängiges Mittel, um die Authentizität und Integrität der Rechnungen sicherzustellen.

Link: https://www.podatki.gov.pl/