Elektronische Rechnung in Polen
Umfassender Leitfaden zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Polen – Rechtsrahmen, KSeF-Plattform, Pflichten und praktische Umsetzung
Polen führt ein umfassendes nationales elektronisches Rechnungssystem namens KSeF (Krajowy System e-Faktur) ein. Basierend auf dem Gesetz über das nationale elektronische Rechnungssystem von 2021 und einer Ausnahmeregelung der EU (Ratsbeschluss 2022/1003) wird KSeF ab 2026 für B2B-Transaktionen verpflichtend sein. Dadurch wird ein Transaktionsnachweis in Echtzeit erstellt und die Umsatzsteuermeldung grundlegend verändert.
Wichtige Meilensteine
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Start der B2G-Plattform
Öffentliche Stellen müssen strukturierte elektronische Rechnungen über PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) akzeptieren.
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Freiwillige KSeF-Phase
Unternehmen können KSeF freiwillig nutzen und erhalten Vorteile wie eine beschleunigte Mehrwertsteuererstattung.
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Allgemeine B2B-Pflicht
Alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen in Polen müssen KSeF für die B2B-Rechnungsstellung nutzen. Papier- und PDF-Rechnungen sind nicht mehr gültig.
Polen führt ein nationales elektronisches Rechnungssystem namens KSeF (Krajowy System e-Faktur) ein. Es basiert auf dem Gesetz über das nationale elektronische Rechnungssystem von 2021 und einer EU-Ausnahmeregelung (Ratsbeschluss 2022/1003), die es Polen erlaubt, elektronische Rechnungen für Mehrwertsteuerzwecke vorzuschreiben.
KSeF vergibt für jede Rechnung eine eindeutige ID und einen Zeitstempel, validiert die Daten und leitet sie an die Finanzbehörde weiter. So entsteht ein Transaktionsverlauf in Echtzeit. Dieses System zur kontinuierlichen Transaktionskontrolle (CTC) ersetzt Teile der bestehenden Umsatzsteuermeldung und bietet ein zehnjähriges Rechnungsarchiv.
B2G-Anforderungen
B2B-Mandat
B2C- und grenzüberschreitende Rechnungen
KSeF-Format (FA_VAT/FA(3))
Eine vom polnischen Finanzministerium definierte XML-Struktur; obligatorisch für alle über KSeF versendeten Rechnungen.
PEF / Peppol BIS Billing 3.0
Basierend auf EN 16931 und verwendet für B2G-Rechnungen. Lieferanten können Rechnungen über PEF oder KSeF ausstellen. PEF-Rechnungen erhalten ab 2026 eine KSeF-Nummer.
Interoperabilität und Vernetzung
Polens Strategie für die elektronische Rechnungsstellung legt Wert auf Interoperabilität. Die Spezifikation Peppol BIS Billing 3.0 ist die nationale CIUS-Spezifikation (Core Invoice Usage Specification) und gewährleistet die Kompatibilität mit europäischen Standards.
KSeF ist mehr als ein Übertragungskanal – es ist ein System zur kontinuierlichen Transaktionskontrolle (CTC). Jede Rechnung wird in Echtzeit validiert, mit einer eindeutigen ID und einem Zeitstempel versehen und an die Steuerbehörde übermittelt, wodurch Teile der bestehenden Umsatzsteuermeldung effektiv ersetzt werden.
How We Support E-invoicing in Poland
Als Peppol Access Point und zertifizierter Anbieter von elektronischen Rechnungen vereinfachen wir die Einhaltung der polnischen Vorgaben:
Wir konvertieren Ihre Rechnungen in das erforderliche FA_VAT- oder Peppol-BIS-Format und leiten sie gegebenenfalls über KSeF oder PEF weiter. Jede Rechnung erhält eine KSeF-Nummer und entspricht den Normen der EN 16931.
Wir übernehmen die erforderliche Authentifizierung (qualifizierte Unterschrift/Siegel) und übermitteln Rechnungen direkt an KSeF, wobei Zeitstempel und eindeutige IDs zur Gewährleistung der Rechtsgültigkeit generiert werden.
Egal ob polnisches Unternehmen, EU-Lieferant oder global agierendes Unternehmen – unsere Lösung verwaltet sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen für B2G-, B2B- und optional grenzüberschreitende oder B2C-Transaktionen.
Wir halten uns über die Entwicklungen bei KSeF (FA(3)-Schema, Offline-Modi, Änderungen bei der Steuerberichterstattung) auf dem Laufenden und passen unseren Service entsprechend an, um die fortlaufende Einhaltung der Vorschriften und die Effizienz zu gewährleisten.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich PDF-Rechnungen auch nach Januar 2026 weiterhin verwenden?
Für B2B-Transaktionen mit umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen in Polen gilt Folgendes: Ab April 2026 sind nur noch strukturierte Rechnungen, die über KSeF übermittelt werden, rechtsgültig. PDF-Rechnungen bleiben jedoch für B2C-Transaktionen und Rechnungen an ausländische Kunden außerhalb des Geltungsbereichs des Mandats weiterhin gültig.
Was passiert, wenn mein Vertragspartner nicht bereit ist, elektronische Rechnungen über KSeF zu empfangen?
Alle in Polen umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen müssen bis zum Stichtag Rechnungen über KSeF empfangen können. Andernfalls erfüllen sie diese Verpflichtung nicht. Wir empfehlen Ihnen, frühzeitig umzusteigen und sich mit Ihren Geschäftspartnern abzustimmen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Sind auch kleine Unternehmen dazu verpflichtet?
Ja. Ab dem 1. April 2026 gilt die Verpflichtung für alle umsatzsteuerlich registrierten Steuerpflichtigen in Polen, die B2B-Transaktionen durchführen, unabhängig von Unternehmensgröße oder Umsatz. Es gibt keine Ausnahme für Kleinunternehmen.
Offizielle Ressourcen Polens
Zusammenfassung
Polen hat einen umfassenden Rechtsrahmen für die elektronische Rechnungsstellung geschaffen. Ab 2026 ist KSeF für inländische Geschäftstransaktionen verpflichtend. Damit ist Polen Vorreiter bei der EU-weiten Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich.
Das System ist darauf ausgelegt, die Erstellung elektronischer Rechnungen zu vereinfachen und die Umsatzsteuermeldung zu optimieren. Durch die Integration von KSeF in das Peppol-Netzwerk und die Verwendung von Standardformaten (FA_VAT und Peppol BIS Billing 3.0) gewährleistet Polen sowohl die Einhaltung nationaler Vorschriften als auch die internationale Interoperabilität.
Der Trend geht eindeutig in Richtung Standardisierung. Da die elektronische Rechnungsstellung national und international verpflichtend wird, profitieren polnische Unternehmen, die Peppol-kompatible Formate verwenden und die Archivierungsanforderungen erfüllen, von diesem Übergang. Sie können dasselbe System und Format für ihre internationalen Partner nutzen.
Benötigen Sie Unterstützung bei der Einhaltung der Vorschriften für elektronische Rechnungen?
Als zertifizierter Peppol Access Point bieten wir umfassende Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen in ganz Europa. Unsere Plattform übernimmt Formatkonvertierung, Echtzeitvalidierung und die nahtlose Integration in nationale Systeme.
