Elektronische Rechnung in Österreich

Zentrales Empfangsportal mit UBL 2.1- und ebInterface-Formaten – B2G obligatorisch

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Überblick

Österreich gehört zu den ältesten E-Rechnungs-Jurisdiktionen Europas und zugleich zu den anspruchslosesten. Lieferanten der Bundesverwaltung müssen seit dem 1. Jänner 2014 strukturiert elektronisch fakturieren — ein nationales Mandat, das der europäischen B2G-Richtlinie um fünf Jahre vorausging. Alles außerhalb dieses Bereichs ist freiwillig.

Es gibt kein inländisches B2B-Mandat, kein B2C-Mandat, kein Clearing und keine Umsatzsteuermeldung in Echtzeit. Das Bundesportal validiert und leitet Rechnungen weiter; es genehmigt sie nicht steuerlich. Für einen zertifizierten Peppol Access Point reduziert sich das ganze Land auf drei technische Fragen: das richtige Format, den richtigen Endpoint und die Auftragsreferenz, die darüber entscheidet, welches Ministerium das Dokument tatsächlich erhält.

9915:b

ein einziger Peppol-Endpoint für die gesamte Bundesverwaltung

5 Formate

vier ebInterface-Versionen plus UBL 2.1 — über Peppol läuft aber nur UBL

7 Jahre

die allgemeine Aufbewahrungsfrist — bis zu 22 Jahre bei Grundstücken

Zeitplan

Österreichs eigene Meilensteine liegen hinter dem Land. Die noch offenen Termine sind europäische, keine österreichischen.

Bereits in Kraft

1. Jänner 2014

Strukturierte E-Rechnung wird für Bundeslieferanten verpflichtend

Nach dem IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG) müssen Vertragspartner von Bundesdienststellen Rechnungen ausschließlich als strukturierte E-Rechnung einbringen. Papier und PDF per E-Mail gelten in diesem Kanal nicht mehr als Rechnung.

18. April 2019

Die EU-Empfangspflicht wird wirksam

Die Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber, E-Rechnungen nach EN 16931 zu empfangen und zu verarbeiten. In Österreich legte sich damit eine europäische Ebene über ein nationales Mandat, das bereits fünf Jahre lief.

14. April 2025

ViDA tritt in Kraft

Die am 11. März 2025 angenommene Richtlinie (EU) 2025/516 beseitigt die Pflicht der Mitgliedstaaten, vor einem inländischen B2B-Mandat eine Ausnahmegenehmigung einzuholen — und beseitigt das Recht des Empfängers, eine strukturierte Rechnung abzulehnen. Österreich hat von dieser neuen Freiheit keinen Gebrauch gemacht.

Noch bevorstehend

1. Juli 2030

ViDA-Meldepflichten für innergemeinschaftliches B2B

Strukturierte E-Rechnung und digitale Meldung werden für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU sowie für Umsätze mit verpflichtendem Reverse Charge obligatorisch. Siehe ViDA und 2030.

1. Jänner 2035

Angleichung nationaler Meldesysteme

Mitgliedstaaten mit inländischer transaktionsbezogener Meldung müssen diese an das EU-Modell angleichen. Österreich hat kein solches System — solange keines eingeführt wird, greift diese Frist derzeit nicht.

Es gibt kein angekündigtes österreichisches B2B-Mandat — keinen Gesetzentwurf, kein veröffentlichtes Datum, kein Konsultationsergebnis. Kommentare, die ein österreichisches Inlandsmandat auf 2028 oder 2030 datieren, leiten das aus dem europäischen Fahrplan ab, nicht aus österreichischem Recht. Behandeln Sie solche Daten als Wetterlage für die Planung, nicht als Frist.

Wer betroffen ist

Die Trennlinie verläuft in Österreich nicht entlang Unternehmensgröße oder Umsatz. Sie verläuft entlang der Frage, wer der Käufer ist.

BundesdienststellenLieferanten müssen eine strukturierte E-Rechnung senden. Keine Umsatzschwelle, keine Ausnahme für Kleinlieferanten, kein Opt-out durch Vereinbarung

Länder, Städte, GemeindenKeine allgemeine Pflicht des Lieferanten. Diese Stellen können den Bundesdienst freiwillig nutzen, und ein einzelner Vertrag oder eine Ausschreibung kann dennoch eine E-Rechnung verlangen

Inländisches B2BFreiwillig. Elektronische Rechnungsstellung ist erlaubt, nicht vorgeschrieben

Grenzüberschreitendes B2BKein österreichisches Mandat. Ab 2030 gilt das EU-Regime

B2CKein Mandat. Es gelten die allgemeinen Rechnungs- und Belegregeln

Weil das Bundesmandat nur einen Teil des öffentlichen Sektors erfasst, stuft die Europäische Kommission das österreichische B2G-Mandat als partiell ein. Dieses eine Wort hat eine reale operative Folge: Ein Lieferant, der sowohl für ein Ministerium als auch für eine Landesbehörde arbeitet, kann in der einen Beziehung verpflichtet und in der anderen frei sein — bei identischen Leistungen.

B2G — das Bundesmandat

Dies ist die einzige harte Verpflichtung Österreichs, und sie ist strenger, als man es von einem Land ohne B2B-Mandat erwarten würde. § 5 IKTKonG bestimmt, dass eine Rechnung erst dann ordnungsgemäß eingebracht ist, wenn sie die formale Prüfung fehlerfrei durchlaufen hat und von der betreffenden Bundesdienststelle angenommen wurde. Senden ist nicht Einbringen.

Was zähltEine strukturierte E-Rechnung in ebInterface oder UBL 2.1, eingebracht über den Bundesdienst oder über Peppol

Was nicht zähltPapier. Ein PDF im E-Mail-Anhang. Ein Scan. Diese sind für das Bundesmandat ausdrücklich keine E-Rechnungen

Wer prüftDer Bundesdienst, betrieben vom Bundesrechenzentrum (BRZ), führt formale Prüfungen durch und leitet das Dokument weiter

Wann es erledigt istMit der Annahme durch die empfangende Bundesdienststelle — nicht mit der Übermittlung

Die praktische Lesart: Bauen Sie für den Ablehnungspfad. Eine Rechnung, die die Validierung nicht besteht, gilt als überhaupt nicht eingebracht — das Zahlungsziel beginnt also nicht zu laufen. In einem Clearing-Land würde man das eine Ablehnung nennen. Hier ist es schlicht ein Nicht-Ereignis — und es bleibt still, sofern Ihr System nicht auf die Rückmeldung achtet.

B2B und B2C

Inländische B2B-E-Rechnung ist in Österreich freiwillig und richtet sich nach dem allgemeinen Umsatzsteuerrecht. Eine elektronische Rechnung ist gültig, wenn der Empfänger sie akzeptiert und Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit von der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sind.

Die österreichischen Regeln lassen mehrere Wege zu, diese drei Eigenschaften sicherzustellen: ein verlässliches innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung, eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein qualifiziertes Siegel, oder EDI mit entsprechender Vereinbarung. Die Übermittlung über Peppol oder den Bundesdienst erfüllt sie in den einschlägigen Fällen. Keiner dieser Wege ist bevorzugt — die Wahl liegt beim Steuerpflichtigen.

B2C ist dasselbe Bild ohne die Zustimmungsfrage: kein strukturiertes Format vorgeschrieben, kein Mandat angekündigt.

Eine Nuance, die man seit dem Inkrafttreten von ViDA kennen sollte: Auf EU-Ebene ist die Zustimmung des Empfängers nicht mehr erforderlich, wenn eine strukturierte Rechnung dem europäischen Standard entspricht. Österreich hat auf dieser Freiheit kein inländisches Mandat aufgebaut — die Richtung ist aber, dass die Zustimmung zur Ausnahme statt zur Voraussetzung wird.

Das Modell

Österreich betreibt ein staatliches Empfangs- und Validierungs-Gateway für B2G, daneben Peppol-Interoperabilität im Vier-Ecken-Modell, auf Basis eines Post-Audit-Umsatzsteuerregimes. Wichtig ist, das Erste davon nicht mit steuerlichem Clearing zu verwechseln.

Ein Validierungs-Gateway

Der Bundesdienst prüft Struktur und formale Richtigkeit, bevor er die Rechnung an die beschaffende Stelle weiterleitet. Die Prüfungen betreffen die Zulässigkeit des Dokuments, nicht die steuerliche Behandlung des Umsatzes.

Kein steuerliches Clearing

Die Finanzverwaltung genehmigt Rechnungen nicht vor dem Austausch, vergibt keinen Autorisierungscode und erhält keine Echtzeitkopie von B2B- oder B2C-Umsätzen.

Was Österreich nicht hat

Zentrales Clearing nach Art des italienischen SdI

Ein Fünf-Ecken-Modell mit der Finanzverwaltung als fünftem Beteiligten

Umsatzsteuermeldung in Echtzeit oder eine transaktionsbezogene Meldepflicht

Ein nationales Akkreditierungsregime für Dienstleister zusätzlich zu Peppol

Zuständig für die E-Rechnungs-Politik ist das Bundesministerium für Finanzen (BMF). Ein künftiges Inlandsmandat käme von dort.

Formate und PDF

Österreich unterhält ein nationales Format neben dem europäischen — die häufigste Verwirrungsquelle für ausländische Anbieter. ebInterface ist der österreichische XML-Rechnungsstandard, entwickelt von Austrian Standards und im Inland weit verbreitet. UBL 2.1 ist der europäische Weg.

ebInterfaceAkzeptiert werden die Versionen 4.3, 5.0, 6.0 und 6.1. Die Versionen 4.0–4.2 entfielen im April 2022, 3.0 und 3.02 im Jänner 2016

UBLUBL 2.1, praktisch die Teilmenge Peppol BIS Billing 3.0 — akzeptiert über Peppol sowie per manuellem Upload und Webservice

Über PeppolNur UBL. ebInterface kann nicht über das Peppol-Netz gesendet werden

InternAlles Eingehende wird in AustroFIX (Austrian Financial Invoice eXchange) umgewandelt, das kanonische Zwischenformat des Bundesdienstes

Europäischer StandardEN 16931 definiert das semantische Modell und seine beiden Syntaxen, UBL 2.1 und UN/CEFACT CII D16B

Wo das PDF steht

Für das Bundesmandat ist ein PDF keine E-Rechnung. Das wird ohne Einschränkung so festgehalten: Eine Papierrechnung oder ein PDF per E-Mail erfüllt § 5 IKTKonG nicht und wird von Bundesdienststellen nicht angenommen. Ein PDF kann eine strukturierte Rechnung als Visualisierung begleiten; ersetzen kann es sie nicht.

Außerhalb des Bundeskanals kehrt sich das Bild um. Im gewöhnlichen B2B und B2C kann eine Rechnung per E-Mail, als Anhang, über Web-Download, als PDF- oder Textdatei oder als Scan bzw. Fax übermittelt werden — sofern der Empfänger zustimmt und Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind. Diese Flexibilität ist heute real, und genau sie nimmt ViDA dem innergemeinschaftlichen B2B 2030.

Einreichungskanäle

Zwei Wege führen zur Bundesverwaltung, und sie haben unterschiedliche Registrierungsfolgen.

USP / e-Rechnung.gv.at

Der nationale Kanal, erreichbar über das Unternehmensserviceportal (USP). Bietet Webformular, Datei-Upload und eine Webservice-Schnittstelle.

Akzeptiert ebInterface und UBL. Verlangt, dass der Einbringer USP-Zugang hat.

Peppol

Der interoperable Weg. Die österreichische Verwaltung betreibt für den Empfang einen Peppol Access Point; der Lieferant nutzt einen Dienstleister oder betreibt einen eigenen Access Point.

Akzeptiert nur UBL. Für den Sender ist keine USP-Registrierung nötig.

Ein Registrierungsdetail, das Diskussionen erspart

Wird der Portalweg genutzt, muss der Einbringer im USP registriert sein — nicht zwingend derjenige, der die Rechnung ausstellt. Die Einbringung durch Dritte, etwa einen Dienstleister oder Steuerberater, ist ausdrücklich zulässig. Ein österreichischer Kunde, der noch nie mit dem USP zu tun hatte, kann daher vollständig über einen Anbieter betreut werden.

Kennungen und Routing

Österreich macht in Peppol etwas Ungewöhnliches: Die gesamte Bundesverwaltung liegt hinter einer einzigen Teilnehmerkennung.

Der Empfangs-Endpoint des Bundes:

iso6523-actorid-upis::9915:b

Der tatsächliche Empfänger wird nicht über einen eigenen Endpoint je Ministerium aufgelöst, sondern über die Auftragsreferenz im Dokument. Ist die Auftragsreferenz falsch, ist die Rechnung unzustellbar, obwohl die Adresse stimmte — die mit Abstand häufigste Ursache gescheiterter österreichischer B2G-Einbringungen, und auf der Transportebene unsichtbar.

Österreichische Adressschemata

9914Österreichische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer — die übliche Wahl im freiwilligen B2B

9915Österreichisches Verwaltungs- bzw. Organisationskennzeichen — das Schema hinter dem Bundes-Endpoint

9919Kennziffer des Unternehmensregisters

Ein verpflichtendes nationales Adressierungsregime für B2B gibt es nicht — aus dem einfachen Grund, dass es kein B2B-Mandat gibt, das eines durchsetzen würde. Die Parteien einigen sich auf das Schema.

Peppol in Österreich

Peppol ist in Österreich relevant, aber nicht der Standardweg. Für das Bundes-B2G bleibt USP / e-Rechnung.gv.at der primäre nationale Kanal; Peppol ist die Alternative — und die bequemere für ausländische Lieferanten, Dienstleister und alle, die in großem Umfang automatisieren.

Die österreichische Verwaltung betreibt für den Empfang einen Peppol Access Point. Auf der Sendeseite kann ein Lieferant einen Dienstleister beauftragen oder selbst Access Point werden. Der Transport erfolgt über AS4, das Dokumentprofil ist Peppol BIS Billing 3.0.

Keine eigene nationale Peppol Authority

In den offiziellen Quellen wurde keine eigene österreichische Peppol Authority identifiziert. Zertifizierte österreichische Access Points und SMPs erscheinen in den OpenPeppol-Listen unter OpenPeppol selbst, das die Rolle in Jurisdiktionen ohne nationale Authority übernimmt. Das ist eine spürbare Vereinfachung: Es gibt keine lokale Stelle, bei der man sich bewerben müsste, und kein nationales Profil, gegen das zertifiziert werden müsste.

Grenzüberschreitend und ausländische Lieferanten

Ein ausländischer Lieferant, der einer österreichischen Bundesdienststelle Rechnung legt, unterliegt demselben Mandat wie ein inländischer — und das österreichische Portal wendet sich ausdrücklich an ausländische Vertragspartner und verweist sie als praktischen Weg auf UBL über Peppol. Ein ausländisches Unternehmen mit Sitz oder fester Niederlassung in Österreich wird durchgehend als inländisch behandelt.

Innergemeinschaftliches B2B heuteKein österreichisches E-Rechnungs-Mandat. Es gelten die allgemeinen Umsatzsteuer-Rechnungsregeln — UID des Empfängers und Hinweis auf Reverse Charge, wenn der Kunde die Steuer schuldet; beide UIDs und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlicher Lieferung

Innergemeinschaftliches B2B ab 2030Die ViDA-Meldepflichten greifen. Siehe ViDA und 2030

Ausfuhr außerhalb der EUKein österreichisches E-Rechnungs-Mandat. Es gelten die allgemeinen Regeln zu Rechnungsstellung, Ausfuhrnachweis und umsatzsteuerlicher Behandlung; XML oder Peppol können vertraglich vereinbart werden

Die Asymmetrie, auf die man Kunden hinweisen sollte: Ein Unternehmen kann im österreichischen B2B vollständig frei von E-Rechnungs-Pflichten sein und zugleich der strengsten Form eines Mandats unterliegen, sobald ein Bundesministerium Kunde wird.

ViDA und 2030

Da Österreich kein inländisches B2B-Mandat hat, ist ViDA die maßgebliche Zukunft. Die Richtlinie (EU) 2025/516 wurde am 11. März 2025 angenommen und trat am 14. April 2025 in Kraft. Ab 1. Juli 2030 gilt die auf strukturierter E-Rechnung beruhende digitale Meldung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze und für Umsätze mit verpflichtendem Reverse Charge, auf Basis von EN 16931. Bis 1. Jänner 2035 müssen Mitgliedstaaten mit bereits bestehenden nationalen Meldesystemen diese angleichen.

Für Österreich folgen daraus zwei Dinge. Die Angleichungspflicht 2035 ist derzeit gegenstandslos, weil es kein anzugleichendes nationales System gibt. Und Österreich behält die — bislang ungenutzte — Möglichkeit, ein inländisches B2B-Mandat einzuführen, ohne bei der Kommission eine Ausnahmegenehmigung zu beantragen; das ist die Änderung, die ViDA 2025 gebracht hat.

Die nüchterne Planungsannahme: Rechnungsdaten an EN 16931 ausrichten, die Peppol-Fähigkeit aktiv halten und den 1. Juli 2030 als Fixpunkt behandeln. Ein österreichisches Unternehmen, das jetzt auf strukturierte Rechnungen umstellt, gewinnt keine Compliance — es erledigt die Migration von 2030 nach eigenem Zeitplan statt gegen eine Frist, die alle Unternehmen der Union teilen.

Anforderungen an Anbieter

Nichts über die Peppol-Zertifizierung hinaus. Ein österreichisches Gegenstück zum slowakischen digitálny poštár, zum kolumbianischen Proveedor Tecnológico oder zur australischen Peppol-Akkreditierung wurde in den offiziellen Quellen nicht gefunden. Das Bundesportal hält ausdrücklich fest, dass ein Lieferant einen Dienstleister nutzen oder einen eigenen Access Point einrichten kann.

Ein in einem anderen EU-Land zertifizierter Peppol Access Point kann österreichische Kunden direkt anbinden, sofern er gültiges UBL / Peppol BIS Billing 3.0 an den österreichischen Endpoint sendet

Vom Access Point werden keine österreichische Präsenz, kein offizielles elektronisches Postfach und kein lokaler Vertreter verlangt

OpenPeppol-Mitgliedschaft und -Zertifizierung, AS4-Transport und die korrekten BIS-Profile sind die substanziellen Anforderungen

Besteht ein Kunde stattdessen auf dem Portalweg, benötigt der Einbringer USP-Zugang — eine Kundenangelegenheit, keine Lizenz für den Anbieter

Die eigentliche Arbeit in Österreich ist nicht regulatorisch. Sie besteht darin, ebInterface für Kunden zu unterstützen, deren bestehende Inlandsprozesse darauf laufen, und zugleich UBL zu senden, wo Peppol der Kanal ist — und beides sauber auseinanderzuhalten, weil das Portal beides akzeptiert und Peppol nur eines.

Aufbewahrung

Die allgemeine Aufbewahrungsfrist nach § 132 Bundesabgabenordnung (BAO) beträgt sieben Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Aufzeichnungen beziehen. Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist zulässig, sofern die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und originalgetreue Wiedergabe für den gesamten Zeitraum gewährleistet ist.

Bei Grundstücken läuft die Frist erheblich länger — bis zu 22 Jahre, abgestimmt auf den zwanzigjährigen Vorsteuerberichtigungszeitraum für unbewegliches Vermögen nach § 12 Abs. 10 UStG

Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein — nicht nur im Moment der Ausstellung

Archivieren Sie das XML, nicht nur ein gerendertes PDF. Das strukturierte Dokument ist die Rechnung; die Visualisierung ist eine Bequemlichkeit

Längere Fristen können sich auch aus laufenden Verfahren, Rechtsmitteln oder anderen gesetzlichen Gründen ergeben. Sieben Jahre sind die Grundlinie, keine Obergrenze

Ein staatliches Archiv als Rückfallebene gibt es nicht. Anders als in einem Clearing-Land bewahrt Österreich keine Kopie Ihrer B2B-Rechnungen auf, und das Bundesportal ist ein Übermittlungsdienst, kein Archiv. Die gesamte Aufbewahrungslast liegt beim Unternehmen.

Folgen und Vorsteuerabzug

Eine feste gesetzliche Geldstrafe speziell dafür, im Bundes-B2G keine E-Rechnung zu verwenden, wurde in den offiziellen Quellen nicht identifiziert. Eine Zahl zu nennen hieße, sie zu erfinden. Die Folge ist strukturell statt pönal — und in der Praxis schwerer wegzudiskutieren als eine Strafe.

Was tatsächlich passiert

Die Rechnung gilt nicht als ordnungsgemäß eingebracht. Sie wird nicht angenommen, nicht verarbeitet und nicht bezahlt und muss im richtigen Format neu ausgestellt werden. Gegenüber einem nie wirksam eingebrachten Dokument beginnen keine Zahlungsfristen zu laufen. Für den Lieferanten ist das ein Liquiditätsereignis, kein Compliance-Ticket.

Die allgemeinen Steuerstrafen bleiben unberührt

Enthält eine Rechnung falsche Umsatzsteuerangaben, fehlen Pflichtangaben nach § 11 UStG oder wird die falsche Behandlung angewandt, greift das allgemeine Finanzstrafrecht genauso wie bei einer Papierrechnung. Dieses Risiko besteht unabhängig vom Kanal.

Vorsteuerabzug

Eine elektronische Rechnung ist in Österreich nicht die einzige zulässige Grundlage für den Vorsteuerabzug. Erforderlich ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit den Inhaltsanforderungen des § 11 UStG und gesondert ausgewiesener Steuer. Eine elektronische Rechnung erfüllt das, wenn der Empfänger sie akzeptiert und Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind — und eine Papierrechnung bleibt im B2B und B2C uneingeschränkt gültig.

Die Ausnahme ist der Bundeskanal. Dort ist die strukturierte E-Rechnung nicht bloß eine Option unter mehreren, sondern die einzige Form, in der eine Rechnung überhaupt eingebracht werden kann.

Unsere Leistungen

Österreich braucht keine nationale Lizenz. Es braucht einen Anbieter, der sowohl das nationale als auch das europäische Format beherrscht und weiß, wo das Routing tatsächlich stattfindet:

Peppol BIS Billing 3.0 und EN 16931 in beiden Syntaxen — UBL 2.1 und UN/CEFACT CII

Konvertierung zwischen ebInterface und UBL, damit ein inländischer ERP-Prozess einen reinen Peppol-Kanal erreicht

Zustellung an 9915:b mit vor dem Versand geprüfter Auftragsreferenz statt erst nach der Ablehnung

Adressierung über 9914, 9915 und 9919 sowie über GLN, wo ein Geschäftspartner sie nutzt

Einbringung im Namen des Kunden, ohne dass dieser selbst USP-Zugang benötigt

PDF-Visualisierung neben dem XML für Empfänger, die weiterhin auf Papier arbeiten

Vorbereitung der innergemeinschaftlichen B2B-Prozesse auf die ViDA-Anforderungen vor 2030

Anbindung per API, SFTP und CSV, mit ERP- und IDoc-Quelldaten

Häufige Fragen

Ist die E-Rechnung in Österreich verpflichtend?

Nur gegenüber der Bundesverwaltung, dort seit 1. Jänner 2014. Lieferanten von Bundesdienststellen müssen strukturierte E-Rechnungen einbringen; Papier und PDF werden nicht akzeptiert. Für Lieferanten der Länder, Städte oder Gemeinden besteht keine Pflicht, ebenso wenig ein inländisches B2B-Mandat oder ein B2C-Mandat.

Kommt ein österreichisches B2B-Mandat?

Angekündigt ist nichts — kein Gesetzentwurf, kein Datum, kein veröffentlichtes Umsetzungsmodell. Seit dem Inkrafttreten von ViDA am 14. April 2025 könnte Österreich eines einführen, ohne die Kommission um eine Ausnahmegenehmigung zu bitten, hat das aber nicht getan. Verbindlich bleibt der europäische Termin: 1. Juli 2030 für innergemeinschaftliches B2B. Jede Roadmap mit einem österreichischen Inlandsdatum ist Schlussfolgerung, nicht Recht.

Kann ich ebInterface über Peppol senden?

Nein. Peppol transportiert UBL — praktisch die Teilmenge Peppol BIS Billing 3.0 von UBL 2.1. ebInterface kann über USP / e-Rechnung.gv.at per Upload, Formular oder Webservice eingebracht werden, nicht aber über das Peppol-Netz. Erzeugt das ERP Ihres Kunden ebInterface und ist Peppol der gewählte Kanal, ist ein Konvertierungsschritt erforderlich.

An welche Peppol-Adresse sende ich Bundesrechnungen?

An eine einzige für die gesamte Bundesverwaltung: iso6523-actorid-upis::9915:b. Das einzelne Ministerium oder die Behörde wird nicht über einen eigenen Endpoint identifiziert, sondern über die Auftragsreferenz im Dokument. Eine falsche Auftragsreferenz macht die Rechnung unzustellbar, obwohl die Transportadresse richtig war.

Braucht mein Kunde ein USP-Konto?

Nicht zwingend. Wird der Portalkanal genutzt, muss der Einbringer USP-Zugang haben, und die Einbringung durch Dritte — einen Dienstleister oder Steuerberater — ist ausdrücklich zulässig. Der Rechnungsaussteller muss also nicht selbst registriert sein. Über Peppol stellt sich die Frage gar nicht.

Kann ein ausländischer Peppol Access Point österreichische Kunden betreuen?

Ja. Eine gesonderte österreichische Akkreditierung, lokale Präsenz, ein offizielles Postfach oder ein lokaler Vertreter wurden in den offiziellen Quellen nicht identifiziert. Entscheidend sind Peppol-Zertifizierung, AS4-Transport und korrektes UBL / Peppol BIS Billing 3.0 an den Bundes-Endpoint. Das österreichische Portal wendet sich ausdrücklich an ausländische Vertragspartner und verweist sie auf UBL über Peppol.

Ich bin ein ausländisches Unternehmen mit Niederlassung in Österreich — welche Regeln gelten?

Ein Unternehmen mit Sitz oder Betriebsstätte in Österreich wird als inländisch behandelt; die Bundes-B2G-Pflicht gilt bei Rechnungen an eine Bundesdienststelle vollumfänglich. Auch ohne österreichische Niederlassung knüpft die Pflicht an das Vertragsverhältnis mit der Bundesdienststelle an — das Portal stellt eigene Hinweise für ausländische Lieferanten bereit, gerade weil sie erfasst sind.

Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen senden?

Im B2B und B2C ja — ein PDF, ein E-Mail-Anhang, ein Web-Download, ein Scan oder ein Fax sind zulässig, wenn der Empfänger zustimmt und Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind. Gegenüber Bundesdienststellen nein: Eine Papierrechnung oder ein PDF per E-Mail ist nach § 5 IKTKonG ausdrücklich keine E-Rechnung und wird nicht angenommen. Ein PDF darf die strukturierte Rechnung als Visualisierung begleiten.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Sieben Jahre ab dem Ende des betreffenden Kalenderjahres, nach § 132 BAO. Bei Grundstücken verlängert sich die Frist auf bis zu 22 Jahre, entsprechend dem zwanzigjährigen Vorsteuerberichtigungszeitraum für unbewegliches Vermögen. Elektronische Speicherung ist zulässig, solange die Wiedergabe durchgehend vollständig, geordnet, inhaltsgleich und originalgetreu bleibt — und aufzubewahren ist das XML, nicht nur ein gerendertes PDF.

Welche Strafe droht, wenn ich einer Bundesdienststelle keine E-Rechnung sende?

In den offiziellen Quellen wurde keine eigene Geldstrafe identifiziert. Die Folge ist, dass die Rechnung nicht als ordnungsgemäß eingebracht gilt: Sie wird nicht angenommen, nicht verarbeitet und nicht bezahlt und muss korrekt neu ausgestellt werden. Die allgemeinen Finanzstrafen bleiben anwendbar, wenn der Rechnungsinhalt nach § 11 UStG fehlerhaft ist — die gelten aber ebenso für Papierrechnungen.

Zusammenfassung

Österreich ist an einer schmalen Stelle streng und überall sonst großzügig. Das Bundes-B2G-Mandat läuft seit 2014 und lässt weder Papier noch PDF noch Größenausnahmen zu; der Rest der Wirtschaft fakturiert, wie er möchte. Es gibt kein Clearing, keine Meldeplattform, keine nationale Akkreditierung und kein angekündigtes inländisches B2B-Mandat.

Technisch hat das Land eine echte Besonderheit, für die man bauen sollte: ein nationales Format, ebInterface, das neben UBL existiert und nicht über Peppol laufen kann — und einen einzigen Bundes-Endpoint, bei dem die eigentliche Routing-Entscheidung von einem Feld im Dokument getroffen wird und nicht von der Adresse auf dem Umschlag.

Daraus ergibt sich ein klarer Plan. Beide Formate beherrschen, die Auftragsreferenz vor dem Senden prüfen statt nach der Ablehnung, das XML sieben Jahre aufbewahren — und die innergemeinschaftliche B2B-Seite bereit haben, bevor ViDA sie am 1. Juli 2030 zur Pflicht macht.

Ressourcen

e-Rechnung.gv.at — der E-Rechnungs-Dienst des Bundes Das operative Portal: Kanäle, Formate, Validierung und Hinweise zur Einbringung bei Bundesdienststellen Unterstützte Formate — ebInterface und UBL Welche ebInterface-Versionen aktuell sind, welche entfallen sind und wo UBL gilt ebInterface — das österreichische XML-Rechnungsformat Versionsverlauf und Spezifikationen des nationalen Formats, das nicht über Peppol laufen kann UBL bei e-Rechnung.gv.at Wie die Peppol-UBL-Teilmenge verarbeitet wird, auch außerhalb des Peppol-Kanals Leitfaden Rechnungsstellung und -einbringung (PDF) Die offizielle Schritt-für-Schritt-Anleitung, einschließlich Auftragsreferenz und Einbringungsprozess RIS — § 5 IKTKonG Die Rechtsgrundlage des Bundesmandats, einschließlich der Frage, wann eine Rechnung als ordnungsgemäß eingebracht gilt RIS — § 11 UStG, Rechnungsmerkmale Was eine österreichische Rechnung für den Vorsteuerabzug enthalten muss, elektronisch oder nicht USP — Aufbewahrungspflicht Die Sieben-Jahres-Regel nach § 132 BAO und die längeren Fristen, die sie verdrängen Europäische Kommission — eInvoicing in Austria Das Länderprofil mit dem partiellen B2G-Mandat und dem Fehlen von B2B, B2C und Echtzeitmeldung Peppol BIS Billing 3.0 Das Profil für die UBL-Zustellung an den österreichischen Bundes-Endpoint Peppol Electronic Address Scheme — Codeliste Wo 9914, 9915 und 9919 stehen, neben allen anderen Schemata, die Sie adressieren könnten Europäische Kommission — VAT in the Digital Age (ViDA) Die Pflichten für 2030 und 2035, die leisten werden, was derzeit keine österreichische Vorschrift leistet Peppol Directory Prüfen Sie vor dem Senden, ob ein österreichisches Unternehmen im Netz erreichbar ist

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