Elektronische Rechnung in Österreich

In Österreich basiert die rechtliche Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung sowohl auf nationalem Recht als auch auf EU-Vorgaben. Die wesentlichen Regelungen betreffen die Mehrwertsteuer, Archivierungspflichten und die elektronische Übermittlung von Rechnungen, insbesondere im Zusammenhang mit dem öffentlichen Sektor. Hier sind die wichtigsten rechtlichen Grundlagen:

1. EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG)

Die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG) ist die grundlegende rechtliche Basis für die elektronische Rechnungsstellung in allen EU-Mitgliedstaaten, einschließlich Österreich. Wichtige Bestimmungen dieser Richtlinie sind:

• Artikel 232 der Mehrwertsteuerrichtlinie erlaubt es den Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen als rechtsgültig anzuerkennen, wenn die Authentizität der Herkunft und die Integrität des Inhalts sichergestellt sind. Diese Anforderungen können durch elektronische Signaturen, EDI (Electronic Data Interchange) oder andere Verfahren zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit und Herkunft der Rechnung erfüllt werden.
• Artikel 233 konkretisiert, dass elektronische Rechnungen steuerlich anerkannt werden, wenn sie mit den gleichen Anforderungen an die Authentizität und Integrität versehen sind wie Papier-Rechnungen.

Diese EU-Vorgaben sind auch in Österreich verbindlich, da das Land EU-Mitglied ist.

2. Österreichisches Mehrwertsteuergesetz (UStG) – Umsatzsteuergesetz 1994

Das österreichische Umsatzsteuergesetz 1994 (UStG) regelt die steuerlichen Anforderungen und Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung. Hier sind besonders folgende Bestimmungen relevant:

• § 11 UStG (Rechnungslegung) legt fest, dass elektronische Rechnungen dieselben gesetzlichen Anforderungen wie Papierrechnungen erfüllen müssen. Dazu gehören:
  • Rechnungsnummer,
  • Name und Adresse des Ausstellers und Empfängers,
  • Betrag und Mehrwertsteuer,
  • Datum der Lieferung oder Leistung,
  • Beschreibung der Ware oder Dienstleistung.
• Es wird explizit darauf hingewiesen, dass elektronische Rechnungen steuerlich genauso anerkannt werden wie Papierrechnungen, sofern die Authentizität (Nachweis der Herkunft) und die Integrität (Unveränderbarkeit des Inhalts) der Rechnung gewährleistet sind.
• § 14 UStG regelt auch die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen für steuerpflichtige Umsätze und die Anforderungen, die eine elektronische Rechnung erfüllen muss, wenn diese für Vorsteuerabzüge genutzt wird.

3. Elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor (EU-Richtlinie 2014/55/EU)

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor verpflichtet alle EU-Mitgliedstaaten, ein System zur elektronischen Rechnungsstellung an den öffentlichen Sektor zu schaffen. Österreich hat diese Vorschrift übernommen, was bedeutet, dass:

• Ab dem 18. April 2019 müssen alle Unternehmen, die mit dem öffentlichen Sektor in Österreich Geschäfte tätigen, ihre Rechnungen elektronisch übermitteln, wenn die Rechnungsstellung über den öffentlichen Sektor erfolgt.
• Das EU-weite PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement OnLine) wurde als Standard für den elektronischen Rechnungsverkehr im öffentlichen Sektor eingeführt. Unternehmen müssen Rechnungen in PEPPOL-kompatiblen Formaten (z. B. UBL oder XML) an den öffentlichen Sektor übermitteln.
• Diese Regelung dient der Effizienzsteigerung und der Reduzierung von Bürokratie im Umgang mit öffentlichen Aufträgen.

4. Elektronische Signaturen und Sicherheitsanforderungen

Um die Authentizität und Integrität von elektronischen Rechnungen zu gewährleisten, sind in Österreich elektronische Signaturen eine gängige Lösung. Diese sind besonders wichtig, wenn die Rechnung rechtlich verbindlich sein soll. Die eIDAS-Verordnung der EU regelt die rechtliche Anerkennung von elektronischen Signaturen und stellt sicher, dass sie denselben rechtlichen Status wie eine handschriftliche Unterschrift haben.

• Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) und fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES) sind rechtsverbindlich und garantieren, dass die Identität des Absenders und die Integrität der Rechnung nachgewiesen werden können.
• QES ist der höchste Sicherheitsstandard und garantiert, dass die Rechnung nicht verändert wurde, nachdem sie ausgestellt wurde.

5. Archivierungspflichten

In Österreich unterliegen elektronische Rechnungen denselben Archivierungspflichten wie Papierrechnungen. Diese Anforderungen ergeben sich aus dem Umsatzsteuergesetz sowie aus der Abgabenordnung (BAO):

• § 132 BAO legt fest, dass elektronische Rechnungen und andere steuerrelevante Dokumente für mindestens 7 Jahre aufzubewahren sind. Der Aufbewahrungszeitraum beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
• Elektronische Rechnungen müssen in einem lesbaren Format archiviert werden, und die Integrität der Daten muss während des gesamten Aufbewahrungszeitraums gewährleistet sein. Dies bedeutet, dass Manipulationen an den Rechnungen ausgeschlossen sein müssen.
• Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Archivierungssysteme zugänglich und sicher sind, sodass die Rechnungen bei einer steuerlichen Prüfung jederzeit vorgelegt werden können.

6. Praktische Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung in Österreich

In der Praxis müssen Unternehmen sicherstellen, dass die elektronische Rechnungsstellung sowohl den steuerlichen Anforderungen entspricht als auch in einem geeigneten Format vorliegt:

• PEPPOL und e-Rechnungen: Für den Austausch von Rechnungen mit der öffentlichen Verwaltung müssen Unternehmen den PEPPOL-Standard verwenden. Das PEPPOL-Netzwerk ermöglicht den sicheren, standardisierten Austausch von Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten.
• Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierte Format wie XML oder UBL übermittelt werden.
• Unternehmen können entweder eigene Systeme für die elektronische Rechnungsstellung verwenden oder auf externen Anbieter zugreifen, die Softwarelösungen und Plattformen für die elektronische Rechnungsstellung bereitstellen.

Zusammenfassung der rechtlichen Grundlagen für elektronische Rechnungen in Österreich:

1. EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG): Elektronische Rechnungen sind rechtsgültig, wenn die Authentizität und Integrität gewährleistet sind.
2. Österreichisches Umsatzsteuergesetz (UStG): Elektronische Rechnungen müssen denselben Anforderungen wie Papierrechnungen entsprechen.
3. EU-Richtlinie 2014/55/EU: Verpflichtet Unternehmen, elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor zu übermitteln, wobei der PEPPOL-Standard verwendet wird.
4. PEPPOL-Standard: Wird für den Austausch von Rechnungen mit der öffentlichen Verwaltung verwendet.
5. Elektronische Signaturen: Qualifizierte und fortgeschrittene elektronische Signaturen sind anerkannt, um die Authentizität und Integrität der Rechnungen sicherzustellen.
6. Archivierungspflicht: Elektronische Rechnungen müssen für mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden, um den steuerlichen Anforderungen zu entsprechen.

Fazit:

In Österreich ist die elektronische Rechnungsstellung sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor vollständig anerkannt. Unternehmen, die mit dem öffentlichen Sektor zusammenarbeiten, sind verpflichtet, ihre Rechnungen im PEPPOL-Standard zu übermitteln. Elektronische Rechnungen müssen die gleichen steuerlichen Anforderungen wie Papier-Rechnungen erfüllen, und es gibt spezifische Anforderungen zur Archivierung und Signatur. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungen für mindestens 7 Jahre sicher und unveränderbar aufbewahrt werden, um die steuerlichen Vorgaben zu erfüllen.

Link: Die elektronische Rechnungseinbringung an die öffentliche Verwaltung – e-Rechnung.gv.at