Elektronische Rechnung in Estland

In Estland basiert die rechtliche Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung sowohl auf EU-Recht als auch auf nationalen estnischen Gesetzen. Das Land hat die europäische Richtlinie zur Mehrwertsteuer und andere relevante EU-Vorschriften in seine eigene Gesetzgebung integriert und zudem spezifische Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung erlassen. Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen sind:

1. EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG)

Die Mehrwertsteuerrichtlinie der Europäischen Union (2006/112/EG) stellt die Grundlage für die Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung in den EU-Mitgliedstaaten, einschließlich Estland, dar.

• Artikel 232 dieser Richtlinie erlaubt es den Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen zu akzeptieren, solange deren Authentizität (d. h. die Identität des Absenders) und Integrität (d. h. der Inhalt der Rechnung) durch geeignete Verfahren sichergestellt sind.
• Diese Regelungen gelten für alle Arten von geschäftlichen Transaktionen, sowohl zwischen Unternehmen als auch zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen, und sie schaffen einen einheitlichen Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung in der EU.

2. Estnisches Mehrwertsteuergesetz (KMH)

Das estnische Mehrwertsteuergesetz (Käibemaksuseadus – KMH) regelt die Erhebung der Mehrwertsteuer im Land und enthält Bestimmungen, die die elektronische Rechnungsstellung betreffen:

• § 8 des Mehrwertsteuergesetzes besagt, dass eine Rechnung elektronisch ausgestellt werden kann, wenn die Bedingungen für die Authentizität und Integrität der Rechnung erfüllt sind.
• Authentizität und Integrität müssen durch geeignete elektronische Verfahren wie die Verwendung einer elektronischen Signatur, EDI (Electronic Data Interchange) oder durch ein anderes gesichertes Verfahren garantiert werden. Es gibt also keinen zwingenden Bedarf, jede elektronische Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen, solange die Integrität und Authentizität anders sichergestellt werden.

3. Gesetz über elektronische Signaturen (Elektron签aturaseadus)

Estland hat ein Gesetz über elektronische Signaturen (Estnisch: Elektronallkirjade seadus) erlassen, das die rechtlichen Grundlagen für den Einsatz elektronischer Signaturen regelt. Dieses Gesetz wird auch auf elektronische Rechnungen angewendet:

• Elektronische Signaturen bieten eine zusätzliche Sicherheitsgarantie für die Authentizität und Integrität von elektronischen Rechnungen.
• Die estnische Rechtsordnung akzeptiert fortgeschrittene elektronische Signaturen (Advanced Electronic Signatures, AES) und qualifizierte elektronische Signaturen (Qualified Electronic Signatures, QES), die auf einem elektronischen Identitätszertifikat beruhen.

4. Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung (e-arve määrus)

Estland hat eine spezielle Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung erlassen, die die rechtlichen Anforderungen und technischen Standards für die elektronische Rechnungsstellung in Estland regelt:

• Diese Verordnung bestimmt, dass elektronische Rechnungen in strukturiertem Format (z. B. XML oder UBL-Format) ausgestellt werden müssen, wenn sie über elektronische Kanäle an Behörden oder andere Institutionen übermittelt werden.
• Eine Besonderheit der estnischen Vorschriften ist, dass elektronische Rechnungen, die an öffentliche Einrichtungen geschickt werden, im EU-weiten Standardformat (PEPPOL) übermittelt werden müssen.

5. Peppol-Netzwerk (Pan-European Public Procurement On-Line)

Estland ist Teil des Peppol-Netzwerks, das ein europäischer Standard für den elektronischen Austausch von Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten ist. Dies betrifft insbesondere den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Das PEPPOL-Netzwerk sorgt dafür, dass elektronische Rechnungen nach den festgelegten EU-Standards ausgetauscht werden, was auch in Estland für den Austausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Stellen erforderlich ist.

6. Archivierung von elektronischen Rechnungen

Die Aufbewahrungspflichten für elektronische Rechnungen in Estland entsprechen denen in anderen EU-Ländern und sind im estnischen Steuergesetz verankert. Elektronische Rechnungen müssen für einen Zeitraum von mindestens 7 Jahren aufbewahrt werden. Dabei sind sowohl die Lesbarkeit der Rechnung als auch die Sicherheit der gespeicherten Daten sicherzustellen.

7. Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor

Für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor hat Estland spezifische Vorschriften, die darauf abzielen, die Verarbeitung von Rechnungen innerhalb der öffentlichen Verwaltung zu erleichtern. Diese beinhalten:

• Verpflichtung zur Nutzung von Peppol für Rechnungen an öffentliche Stellen.
• Elektronische Rechnungen sind in strukturiertem Format zu übermitteln, das maschinenlesbar und standardisiert ist.

Zusammenfassung der wichtigsten rechtlichen Grundlagen in Estland:

• EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG): Bestimmungen zur Anerkennung elektronischer Rechnungen.
• Estnisches Mehrwertsteuergesetz (Käibemaksuseadus): Regelt die steuerlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen.
• Gesetz über elektronische Signaturen: Bestimmt die Anforderungen an elektronische Signaturen und deren Rolle in der elektronischen Rechnungsstellung.
• Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung: Regelt die technische und rechtliche Grundlage für elektronische Rechnungen in Estland.
• Peppol: Standard für den Austausch elektronischer Rechnungen mit öffentlichen Stellen.

Fazit:

Estland akzeptiert die elektronische Rechnungsstellung unter den gleichen Bedingungen wie in anderen EU-Ländern, basierend auf den europäischen Vorgaben zur Mehrwertsteuer. Elektronische Rechnungen müssen die Anforderungen an Authentizität und Integrität erfüllen, die durch elektronische Signaturen oder sichere elektronische Verfahren wie EDI sichergestellt werden können. Für den Austausch mit öffentlichen Institutionen ist der Peppol-Standard obligatorisch.

Link: https://e-arve.ee