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In Belgien ist die rechtliche Grundlage für die elektronische Rechnung vor allem durch EU-Recht und nationales belgisches Recht geregelt. Hier sind die wichtigsten relevanten Vorschriften und Regelungen, die die Ausstellung und den Empfang von elektronischen Rechnungen betreffen:
1. EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG)
Die Mehrwertsteuerrichtlinie der EU (2006/112/EG) bildet die Grundlage für die Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung in den EU-Mitgliedstaaten, einschließlich Belgien. Wichtige Punkte dieser Richtlinie:
- Artikel 232 dieser Richtlinie besagt, dass elektronische Rechnungen rechtlich anerkannt sind, solange die Authentizität (d. h. die Identität des Ausstellers) und die Integrität (d. h. der Inhalt der Rechnung) durch geeignete Verfahren gewährleistet sind.
- Die Richtlinie erlaubt es den Mitgliedstaaten, den Zugang zur elektronischen Rechnungsstellung zu erleichtern und die Anforderungen an die Elektronik zu definieren.
Diese Bestimmungen wurden in Belgien durch das nationale Gesetz zur Mehrwertsteuer umgesetzt.
2. Belgisches Mehrwertsteuergesetz (Wetboek van de omzetbelasting)
Das belgische Umsatzsteuergesetz hat die EU-Vorgaben in Bezug auf elektronische Rechnungen übernommen. Hier sind die relevanten Bestimmungen:
- Artikel 53 des Belgischen Mehrwertsteuergesetzes regelt, dass eine elektronische Rechnung unter der Bedingung akzeptiert wird, dass ihre Authentizität und Integrität durch die Verfahren zur elektronischen Signatur oder Zugangskontrollen sichergestellt ist. Die Authentizität bezieht sich darauf, dass die Rechnung tatsächlich von der angegebenen Person ausgestellt wurde. Die Integrität bedeutet, dass der Inhalt der Rechnung nach ihrer Ausstellung nicht mehr verändert wurde.
- Elektronische Rechnungen können durch verschiedene Authentifizierungsverfahren validiert werden, wie z. B. durch die elektronische Signatur, EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) oder durch den Austausch von strukturierten Daten über zugelassene Kanäle.
3. Belgische Verwaltungsvorschriften (FOD Financiën)
Die belgische Steuerverwaltung (FOD Financiën) hat ebenfalls spezifische Regelungen und Leitlinien zur elektronischen Rechnungsstellung herausgegeben. Diese beziehen sich insbesondere auf:
- Die Anforderungen an die elektronische Signatur und die beiden Hauptmethoden zur Sicherstellung der Authentizität und Integrität von elektronischen Rechnungen: elektronische Signaturen und EDI (Electronic Data Interchange).
- Die Verwaltung akzeptiert elektronische Rechnungen in verschiedenen Formaten wie PDF, XML, EDI und anderen, sofern sie den oben genannten Anforderungen an Authentizität und Integrität entsprechen.
4. Die EU-Verordnung zur elektronischen Rechnung (2014/55/EU)
Obwohl diese Verordnung vor allem die öffentliche Verwaltung betrifft, hat sie Einfluss auf die Akzeptanz elektronischer Rechnungen in Belgien, insbesondere bei Geschäften zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Die Verordnung verpflichtet öffentliche Einrichtungen, elektronische Rechnungen zu akzeptieren und zu verarbeiten.
5. Datenschutz und Sicherheit
Neben der Mehrwertsteuerregulierung ist es auch wichtig, die Datenschutzbestimmungen zu berücksichtigen, die für die elektronische Rechnungsstellung gelten. Hierbei sind insbesondere die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und die Sicherheitsstandards bei der elektronischen Kommunikation relevant, um sicherzustellen, dass keine vertraulichen Informationen unrechtmäßig zugänglich sind.
6. Praktische Aspekte und Anforderungen
- Der Beginn bleibt unverändert auf den 1. Januar 2026 festgelegt.
- Übertragungsweg: Peppol bleibt weiterhin der „empfohlene“ Übertragungsweg. Es sind jedoch auch andere digitale Übertragungswege zulässig, wie insbesondere EDI und Portale. E-Mail ist jedoch nicht gestattet.
- Rechnungsstruktur: Zulässige Formate sind Peppol BIS 3.0 oder 4.0 (Version 4.0 wird voraussichtlich 2025 eingeführt). Auch andere, mit EN 16.931-1 und CEN/TS 16.931-2 konforme Strukturen können genutzt werden, jedoch nur, wenn beide Parteien zustimmen.
- Self-Billing bleibt weiterhin erlaubt, jedoch müssen sowohl der Lieferant als auch der Kunde ihre Zustimmung geben.
- Archivierungspflichten: Elektronische Rechnungen müssen wie Papier-Rechnungen für eine bestimmte Zeit archiviert werden. In Belgien beträgt die Aufbewahrungsfrist 7 Jahre. Die elektronischen Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit abrufbar, unveränderbar und zugänglich sind.
- Elektronische Signatur: Eine elektronische Signatur oder ein anderes Sicherheitsverfahren ist nicht zwingend erforderlich, wenn das System, mit dem die Rechnung erstellt und versendet wird, die Authentizität und Integrität sicherstellt. Dennoch kann es ratsam sein, eine elektronische Signatur zu verwenden, um die Rechtsgültigkeit zu bestätigen, insbesondere bei großen Unternehmen oder in sensiblen Bereichen.
Fazit
In Belgien ist die elektronische Rechnungsstellung rechtlich anerkannt, solange die Anforderungen an Authentizität und Integrität erfüllt werden. Die wichtigsten Rechtsgrundlagen für elektronische Rechnungen sind die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie, das belgische Mehrwertsteuergesetz und die spezifischen Verwaltungsvorschriften der belgischen Steuerbehörden. Unternehmen, die elektronische Rechnungen ausstellen, sollten sicherstellen, dass sie die entsprechenden Sicherheitsstandards einhalten und die Rechnungen korrekt archivieren.
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