Elektronische Rechnungsstellung in Belgien
Umfassender Leitfaden zur obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Belgien – Rechtsrahmen, Pflichten und praktische Umsetzung ab dem 1. Januar 2026
Starting January 1, 2026, Belgium will introduce a mandatory requirement for all VAT-registered businesses conducting B2B transactions within the country to transition to structured electronic invoices. The initiative aims to increase automation, reduce errors and fraud, and ensure compatibility with the European standard EN 16931.
Wichtige Meilensteine
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Peppol-Integration
Belgien schließt sich dem Peppol-Netzwerk an und ermöglicht den grenzüberschreitenden Austausch elektronischer Rechnungen.
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Verpflichtende B2B-E-Rechnungen
Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen für B2B-Transaktionen ausstellen und empfangen.
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Einführung des E-Reportings
Geplanter Übergang zu nahezu Echtzeit-Berichterstattung unter Verwendung des Peppol-Fünf-Ecken-Modells.
Wer muss sich daran halten?
Ausnahmen:
- Unternehmen, die ausschließlich für Umsatzsteuerzwecke registriert sind und keine Betriebsstätte in Belgien haben, können von der
- Umsatzsteuerpflicht befreit sein.
- Transaktionen mit Endverbrauchern (B2C) unterliegen nicht der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung.
- Bestimmte Transaktionen sind gemäß Artikel 44 des Umsatzsteuergesetzes von der Umsatzsteuerpflicht befreit.
Anforderungen:
- Elektronische Rechnungen müssen strukturiert sein (nicht nur PDF-Dateien) und der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
- Die Übermittlung muss über das Peppol-Netzwerk oder andere einvernehmlich vereinbarte Methoden mit technischer Peppol-
- Kompatibilität erfolgen.
- Wichtig: Ab dem 1. Januar 2026 genügt die Übermittlung von Rechnungen im PDF-Format ohne strukturiertes XML-Format nicht mehr.
Primäres Format
Peppol BIS Billing 3.0 / UBL (XML) für strukturierte elektronische Rechnungen. Die Übertragung erfolgt gemäß dem Vier-Ecken-Modell des Peppol-Netzwerks (vom Lieferanten → dessen Zugangspunkt → Peppol-Netzwerk → Zugangspunkt des Empfängers → Empfänger).
Alternative Formate
Andere Formate können verwendet werden, sofern sie der Norm EN 16931 entsprechen und eine schriftliche Vereinbarung zwischen Lieferant und Empfänger besteht.
Rundungsregeln für die Mehrwertsteuer
Die neue Regelung erlaubt die Rundung nur des gesamten Mehrwertsteuerbetrags pro Steuersatz, nicht jedoch der einzelnen Rechnungspositionen.
Finanzielle Strafen
Unternehmen, die die technische Möglichkeit zum Senden und Empfangen strukturierter elektronischer Rechnungen über Peppol nicht gewährleisten, müssen mit folgenden Strafen rechnen:
- 1.500 € – Erster Verstoß
- 3.000 € – Zweiter Verstoß
- 5.000 € – Jeder weitere Verstoß
Vorteile der Peppol-Integration
Grenzüberschreitend
Austausch mit europäischen Partnern
Validierung
Automatische Formatprüfung
Standardisiert
UBL 2.1/Peppol BIS 3.0-Format
Archivierung
Rechtskonforme Archivierungsfunktionen
Wichtig für Unternehmen
Ein PDF-Dokument gilt rechtlich nicht als elektronische Rechnung. Die strukturierte XML-Datei ist rechtsverbindlich. Ein PDF kann als zusätzliche, lesbare Darstellung versendet werden.
HGF
Kann ich bis zum 1. Januar 2026 weiterhin PDF-Rechnungen versenden?
Ja, bis zu diesem Datum. Ab dem 1. Januar 2026 sind jedoch für B2B-Transaktionen zwischen umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen in Belgien nur noch strukturierte Rechnungen rechtlich zulässig.
Was ist, wenn mein Vertragspartner nicht bereit ist, elektronische Rechnungen über Peppol zu empfangen?
Sie können Rechnungen nur dann auf anderem Wege versenden, wenn der Empfänger zustimmt und technisch in der Lage ist, Rechnungen über Peppol zu empfangen. Andernfalls riskieren Sie, gegen die Zahlungspflicht zu verstoßen.
Sind auch kleine Unternehmen dazu verpflichtet?
Ja – Umsatz oder Größe befreien nicht von der Verpflichtung, wenn das Unternehmen umsatzsteuerlich registriert ist und Transaktionen mit umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen in Belgien durchführt.
Weitere wichtige Informationen
Für Rechnungen an Privatpersonen besteht derzeit keine gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen. Unternehmen können weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen für Endkundentransaktionen verwenden.
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung gilt ausschließlich für inländische Transaktionen zwischen in Belgien registrierten Unternehmen.
- Rechnungen ins/aus dem Ausland sind ausgenommen.
- Die freiwillige Nutzung über Peppol wird empfohlen.
Elektronische Rechnungen müssen in einem lesbaren Format archiviert und vor Manipulationen geschützt werden:
- Aufbewahrungsfrist gemäß nationalem Recht
- Elektronische Archivierung ausreichend
Zusammenfassung
Belgien hat einen umfassenden Rechtsrahmen für die elektronische Rechnungsstellung geschaffen. Ab dem 1. Januar 2026 ist die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich für inländische Geschäftstransaktionen verpflichtend. Damit ist Belgien ein Vorreiter in der EU bei der verpflichtenden Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie ihre Prozesse bis zum Stichtag auf elektronische Rechnungen umgestellt haben und Zugang zum zentralen System für elektronische Rechnungsstellung besitzen. Peppol-kompatible Formate und eine konforme Archivierung sind wesentliche Bestandteile dieser Umstellung.
Der Trend geht eindeutig in Richtung Standardisierung durch elektronische Rechnungsstellung, sowohl national als auch international. Belgische Unternehmen mit internationalem Geschäft profitieren von dieser Umstellung, da sie dasselbe System und Format für ihre internationalen Partner nutzen können.
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