Peppol und der elektronische Rechnungsversand

Was verbirgt sich hinter Peppol?

Peppol ist ein Netzwerk, mit dem elektronische Dokumente von Lieferanten an öffentliche Stellen übermittelt werden können. Das Ziel: Jedes europäische Unternehmen soll zukünftig mit jedem öffentlichen Auftraggeber Nachrichten austauschen können, zum Beispiel Rechnungen oder andere Geschäftsdokumente. Wie Peppol funktioniert, wie Sie zum Peppol-Nutzer werden und welche Updates und Neuerungen es gibt, erfahren Sie in unserem Blog.

Wie funktioniert Peppol?

Peppol ist die Abkürzung für Pan-European Public Procurement OnLine. Das System, das einst aus einem EU-Projekt entstanden ist, ermöglicht den zuverlässigen und sicheren Austausch von Dokumenten zwischen Geschäftspartnern auf der Grundlage eines gemeinsamen Standards. Am besten erklären lässt sich die Funktionsweise von Peppol anhand eines Modells mit vier Ecken: Der Rechnungssteller (1) sendet seine Rechnung nicht direkt an den Rechnungsempfänger (4), sondern nutzt als eine Art „Zwischenstation“ einen Dienstleister mit einem so genannten Access Point (2). Dieser Dienstleister prüft und versendet die Dokumente via Peppol an den Access Point des Rechnungsempfängers (3), der es wiederum an den Rechnungsempfänger versendet (4). Das klingt erst einmal nach einem Umweg, ist es aber nicht. Vielmehr hat die Versendung über Peppol viele Vorteile: Die Prozesse sind automatisiert, die Daten sind verschlüsselt und man ist mit allen im Peppol Netzwerk registrierten Partnern vernetzt – grenzüberschreitend.
Elektronischer Rechnungsversand 4 corner model

Warum muss ich Rechnungen über Peppol versenden?

Seit dem 27. November 2020 müssen öffentliche Auftraggeber von Bundesbehörden elektronische Rechnungen empfangen und zustellen können. Lieferanten und Dienstleister können ihre elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung über zwei Rechnungseingangsplattformen einreichen: Entweder über das Zentrale Rechnungseingangsportal des ITZBund oder das OZG (Onlinezugangsgesetz) der Bundesdruckerei. Peppol hat sich dabei als effizientes Instrument erwiesen: Rund 40 Prozent aller Rechnungen, die in diesen beiden Rechnungseingangsplattformen eingereicht wurden, wurden über Peppol versendet.

Die Vorteile der elektronischen Rechnung liegen auf der Hand: Der Prozess der Rechnungsstellung erfolgt automatisiert. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehler. Kosten für Druck und Versendung entfallen. Derzeit ist es zwar nur Pflicht für die Bundesbehörden – das Thema E-Rechnung wird über kurz oder lang auch auf Länder und Kommunen zukommen.

Welche Neuerungen gibt es bei Peppol?

Eine der wichtigsten Neuerungen ist die „Peppol International Invoice“, die in Zukunft vermutlich verpflichtend sein wird. Das Ziel der Peppol International Invoice ist es, ein gemeinsames Domänenmodell für sämtliche Rechnungen in den Peppol-Gerichtsbarkeiten zu schaffen. Der Hintergrund: Während es in Europa die Umsatzsteuer (VAT) gibt, haben andere Länder, wie beispielsweise die USA, Australien oder Singapur, die GST (General Service Tax). Das sind zwei unterschiedliche Steuermodelle, die nicht zu 100 Prozent kompatibel sind. Trotzdem werden beide von Peppol International Invoice unterstützt.

Eine weitere Neuerung ist die „Continuous Transaction Control“ (CTC). Steuerbehörden können diesen digitalen Kontrollmechanismus nutzen, um automatisiert Steuerabgaben zu kontrollieren. Und das funktioniert so: Die Daten, die im Peppol Access Point des Absenders eingehen, werden automatisch an die entsprechende Steuerbehörde übermittelt und geprüft. Nachdem sie dann via Peppol an den Access Point des Empfängers weitergeleitet worden sind, werden sie von der dortigen Steuerbehörde geprüft. Durch diese automatische Kontrolle wird Steuerbetrug eingedämmt.

Wer ist bei Peppol dabei?

Peppol hat mehr als 430 Mitglieder aus verschiedenen Ländern weltweit. Neben vielen europäischen Ländern kommen die Nutzer aus Australien, Singapur oder den USA. Alle Mitglieder und Access Points sowie viele weitere Informationen zu Peppol finden Sie unter www.peppol.eu.

Webware bietet Invoice-Lösungen und Peppol Access Point

Sind Sie auf der Suche nach einer E-Invoicing-Lösung? Unser Invoice-Portal bietet Ihnen die Möglichkeit der Erstellung einer elektronischen Rechnung und verfügt über einen Peppol Access Point, der es ermöglicht, elektronische Rechnungen über Peppol verschlüsselt zu empfangen oder zu versenden. Wir erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen und versenden die Rechnungen auf Wunsch auch für Sie – direkt aus Ihrem Postfach und über Ihren firmeneigenen Server.
Haben Sie Fragen zu unseren Leistungen? Kontaktieren Sie uns gerne.
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