Elektronische Rechnung in Schweiz

IIn der Schweiz ist die elektronische Rechnungsstellung ein wichtiger Bestandteil der digitalen Transformation und wird von den Behörden gefördert, um den Rechnungsverkehr effizienter und transparenter zu gestalten. Die rechtlichen Grundlagen für die elektronische Rechnungsstellung in der Schweiz beinhalten sowohl steuerrechtliche Bestimmungen als auch gesetzliche Regelungen zur elektronischen Kommunikation.

1. Mehrwertsteuergesetz (MWSTG)

Das Schweizer Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) bildet die Grundlage für die steuerliche Anerkennung von elektronischen Rechnungen und legt fest, unter welchen Bedingungen elektronische Rechnungen für Mehrwertsteuerzwecke verwendet werden können. Es werden keine speziellen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung im Gegensatz zur Papierform gemacht, sondern es wird nur sichergestellt, dass die Anforderungen an die Authentizität und Integrität der Rechnungsdaten erfüllt sind.

• Artikel 28 MWSTG: Hier wird der allgemeine Anspruch auf die Ausstellung von Rechnungen geregelt, die für den Vorsteuerabzug erforderlich sind. Die Vorschriften des Gesetzes sind auch auf elektronische Rechnungen anwendbar.
• Artikel 30 MWSTG: Dieser Artikel regelt die Anforderungen an die Rechnungslegung und stellt fest, dass elektronische Rechnungen die gleichen steuerrechtlichen Anforderungen erfüllen müssen wie Papierrechnungen. Insbesondere müssen sie die Angaben zur Identität des Ausstellers, die Leistungsbeschreibung und die Mehrwertsteuer korrekt enthalten.
• Artikel 69a MWSTG (ab 2020): Dieser Artikel führt spezifische Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung ein. Er betont, dass eine elektronische Rechnung die gleichen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Integrität und Authentizität wie Papier-Rechnungen erfüllen muss, um für den Vorsteuerabzug akzeptiert zu werden.

2. Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung (e-Rechnung Verordnung)

Die Schweiz hat eine spezifische Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt, um die effiziente und sichere Übermittlung von Rechnungen zu gewährleisten. Diese Verordnung behandelt die Anforderungen an die elektronische Kommunikation zwischen Unternehmen und der Verwaltung sowie die technischen Anforderungen für elektronische Rechnungen:

• Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung (e-Rechnung Verordnung): Diese Verordnung wurde 2021 eingeführt und regelt die Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr, insbesondere mit der öffentlichen Verwaltung. Sie legt fest, dass elektronische Rechnungen den gleichen rechtlichen Status wie Papier-Rechnungen haben, sofern sie den Anforderungen an die Echtheit und Unveränderlichkeit entsprechen.
• Technische Anforderungen: Die Verordnung setzt den Peppol-Standard für den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung fest. Unternehmen, die mit der öffentlichen Hand Geschäfte machen, müssen ihre Rechnungen über dieses zentrale System übermitteln, um die Rechtmäßigkeit und Integrität der Daten zu garantieren.

3. Verordnung über die Archivierung von elektronischen Dokumenten

Die Archivierung von elektronischen Rechnungen unterliegt in der Schweiz den allgemeinen Archivierungspflichten für elektronische Dokumente:

• Archivierungspflichten: Nach Art. 957 Abs. 1 OR (Obligationenrecht) sind Unternehmen verpflichtet, ihre geschäftlichen Aufzeichnungen, zu denen auch Rechnungen gehören, während 10 Jahren aufzubewahren. Dies gilt sowohl für elektronische als auch für papiergebundene Rechnungen.
• Sicherheitsanforderungen: Elektronische Rechnungen müssen so archiviert werden, dass sie unverändert und nachvollziehbar bleiben. Dies bedeutet, dass sie lesbar und integritätsgesichert aufbewahrt werden müssen, was in der Praxis durch die Verwendung von digitale Signaturen oder spezialisierten Archivierungssystemen sichergestellt werden kann.

4. Elektronische Signatur und Integrität

Die elektronische Signatur spielt eine wichtige Rolle bei der Gewährleistung der Authentizität und Integrität von elektronischen Rechnungen in der Schweiz:

• Elektronische Signatur: Eine qualifizierte elektronische Signatur wird empfohlen, um die Authentizität der Rechnung und die Unveränderbarkeit des Inhalts zu gewährleisten. Es gibt keine gesetzliche Pflicht für eine Signatur bei der elektronischen Rechnungsstellung, aber sie wird empfohlen, insbesondere bei transnationalen Geschäften oder wenn eine zusätzliche rechtliche Absicherung erforderlich ist.
• eIDAS und Zertifikate: Die Schweiz folgt den Grundsätzen der eIDAS-Verordnung der EU, die die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste regelt. Dies erleichtert den sicheren Austausch von elektronischen Dokumenten innerhalb und außerhalb der Schweiz.

5. Das Peppol-System

Die Schweiz setzt den Peppol-Standard für den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung um:

• Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) ist ein offenes Netzwerk, das den Austausch von Rechnungen und anderen Dokumenten in einem standardisierten XML-Format ermöglicht. Seit der Einführung des e-Rechnungsgesetzes ist die Verwendung von Peppol für Transaktionen zwischen Unternehmen und der Verwaltung obligatorisch.
• E-Rechnungen für den öffentlichen Sektor: Alle Unternehmen, die Rechnungen an die öffentliche Verwaltung stellen, müssen das Peppol-Netzwerk verwenden. Rechnungen werden über die Peppol-Plattform verschickt und durchlaufen einen standardisierten Prozess, der die Sicherheit und Transparenz der Transaktionen gewährleistet.

6. Steuererklärung und Integration in die Verwaltungssysteme

Die Schweizer Steuerverwaltung hat ein System zur Integration von elektronischen Rechnungen in die Steuererklärung entwickelt:

• Erfassung in Steuererklärungen: Elektronische Rechnungen, die über das Peppol-System übermittelt werden, können automatisch in die Steuererklärung integriert werden, was den Buchhaltungsprozess vereinfacht und die Steuererhebung effizienter macht.
• Die Integration in die Mehrwertsteuerabrechnung (MWST) erfolgt durch das elektronische Austauschformat und unterstützt die automatisierte Verarbeitung der Steuerdaten.

7. Strafen und Compliance

Wie in vielen anderen Ländern sind auch in der Schweiz die Einhaltung der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung und zur Archivierung verbindlich:

• Strafen bei Verstößen: Unternehmen, die die Archivierungspflichten nicht erfüllen oder fehlerhafte Rechnungen ausstellen, können mit Bußgeldern belegt werden. Wenn Rechnungen nicht korrekt übermittelt werden (insbesondere im öffentlichen Sektor), kann dies zu Strafen und Verzögerungen bei der Abrechnung führen.
• Es wird erwartet, dass Unternehmen auch für ihre elektronische Infrastruktur und Rechnungssoftware verantwortlich sind und sicherstellen, dass diese den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

8. Zusammenfassung der wichtigsten rechtlichen Grundlagen in der Schweiz

1. Mehrwertsteuergesetz (MWSTG): Elektronische Rechnungen müssen denselben Anforderungen an Authentizität und Integrität genügen wie Papierrechnungen, um steuerlich anerkannt zu werden.
2. Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung: Regelt die Anforderungen und den technischen Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung, insbesondere im öffentlichen Sektor.
3. Archivierungspflichten: Elektronische Rechnungen müssen für mindestens 10 Jahre archiviert werden.
4. Peppol-System: Verwendung des Peppol-Standards für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung.
5. Elektronische Signaturen: Werden zur Sicherstellung der Authentizität und Integrität empfohlen, sind aber nicht zwingend erforderlich.
6. Strafen bei Nichteinhaltung: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung und Archivierung einhalten, andernfalls drohen Strafen.

Fazit:

In der Schweiz ist die elektronische Rechnungsstellung gesetzlich anerkannt und wird zunehmend im öffentlichen Sektor verpflichtend. Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung Geschäfte machen, müssen Peppol nutzen. Für die Steuererklärung und Archivierung gelten ähnliche Anforderungen wie für Papierrechnungen, und es müssen bestimmte technische Standards eingehalten werden, um die Authentizität und Integrität der elektronischen Rechnungen zu gewährleisten.

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