Elektronische Rechnung in der Schweiz
Rechtliche Anforderungen, Standards und bewährte Verfahren
Die Schweiz treibt die Digitalisierung der Rechnungsstellung voran: Behörden, Unternehmen und Privatpersonen nutzen zunehmend elektronische Rechnungen („E-Rechnungen“). Verschiedene Lösungen – von SwissDIGIN über Peppol bis hin zu eBill und der QR-Rechnung – sind im Einsatz. Bis zum 21. November 2025 sollen einheitliche Prozesse etabliert sein, um den Rechnungsaustausch im B2B-, B2C- und B2G-Bereich (Business-to-Government) effizienter zu gestalten.
Im Gegensatz zu einigen EU-Ländern besteht in der Schweiz für den privaten Sektor noch keine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich. Im öffentlichen Beschaffungswesen (B2G) ist die elektronische Rechnungsstellung jedoch seit 2016 für Aufträge über CHF 5.000 verpflichtend.
Wichtige Meilensteine
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B2G-E-Rechnungspflicht
Einführung der obligatorischen E-Rechnung für die Bundesverwaltung (Verträge über 5.000 CHF).
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Nur noch QR-Rechnung
Seit dem 1. Oktober 2022 sind nur noch QR-Rechnungen gültig. Traditionelle Einzahlungsscheine sind nicht mehr zulässig.
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Strukturierte Adressdaten erforderlich
Ab dem 21. November 2025 dürfen in QR-Codes nur noch strukturierte Adressdaten verwendet werden (keine Freitextfelder).
Grundlage für Rechnungen in der Schweiz sind die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes und des Obligationenrechts. Eine korrekte Rechnung muss unter anderem die Namen und Adressen von Lieferant und Empfänger, das Rechnungsdatum, eine Leistungsbeschreibung, den Betrag und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Lieferanten enthalten. Diese formalen Anforderungen gelten gleichermaßen für Papier- und elektronische Rechnungen.
Digitale Signaturen
Um die Authentizität und Unveränderlichkeit elektronischer Dokumente zu gewährleisten, werden E-Rechnungen üblicherweise digital signiert. Die digitale Signatur ist jedoch nicht verpflichtend: Laut Finanzverwaltung kann der erforderliche Integritätsnachweis auch durch andere Kontrollmechanismen und Dokumente erbracht werden.
Aufbewahrungspflichten
Es ist wichtig, dass die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und die Pflichten zur Buchhaltungsdokumentation eingehalten werden – diese gelten für elektronische Rechnungen im Vergleich zu Papierdokumenten unverändert.
Für Rechnungen an die Bundesverwaltung gilt seit 2016 die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Der Bundesrat beschloss, dass Lieferanten der Bundesbehörden ab einem Auftragswert von 5.000 CHF elektronische Rechnungen ausstellen müssen. Diese Verpflichtung trat am 1. Januar 2016 in Kraft und soll Zeit und Kosten sparen, den Papieraufwand reduzieren und die Bearbeitung beschleunigen.
Akzeptierte Formate
Wichtigste Anforderungen
Im reinen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen besteht in der Schweiz keine generelle Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung (anders als beispielsweise in Italien oder demnächst in Deutschland). Dennoch nutzen immer mehr Unternehmen elektronische Rechnungen, um ihre Prozesse zu optimieren.
SwissDIGIN-Standard
SwissDIGIN (Swiss Digital Invoice) definiert einen branchenneutralen Inhaltsstandard für elektronische Rechnungen, der alle steuer- und handelsrechtlichen Anforderungen abdeckt. Der Standard entstand durch die Harmonisierung der Anforderungen an Rechnungsinhalte zwischen großen Schweizer Unternehmen und führenden Anbietern von E-Rechnungsdienstleistungen. Er wurde Mitte der 2000er-Jahre gemeinsam entwickelt und wird von den meisten Schweizer E-Rechnungsplattformen unterstützt.
Peppol-Netzwerk
Auch in der Schweiz gewinnt Peppol im internationalen Geschäftsverkehr zunehmend an Bedeutung. Peppol definiert Standards für grenzüberschreitende, elektronisch unterstützte Beschaffungsprozesse in Europa und basiert auf der EU-Rechnungsnorm EN 16931. Über das Peppol-Netzwerk können Schweizer Unternehmen strukturierte Rechnungen (Peppol BIS 3.0) direkt an ausländische Geschäftspartner oder öffentliche Stellen im Ausland senden und umgekehrt solche Rechnungen empfangen.
Umsetzung in der Praxis
In der Praxis erfolgt der B2B-Rechnungsaustausch häufig über spezialisierte Dienstleister oder direkt über ERP-Systeme. Viele Buchhaltungssysteme können bereits strukturierte Rechnungsdaten automatisch generieren und versenden. Unternehmen, die E-Rechnungen nutzen möchten, sollten die technischen Voraussetzungen für den Empfang und Versand in ihrem eigenen ERP-System schaffen und gegebenenfalls Verträge mit einem E-Rechnungsdienstleister abschließen.
Im Verbraucherbereich hat sich die eBill-Lösung in der Schweiz als De-facto-Standard etabliert. Mit eBill können Privatkunden Rechnungen direkt in ihrem Online-Banking empfangen, prüfen und per Mausklick bezahlen.
eBill
Vorteile für Kundinnen und Kunden:
- Keine manuellen Überweisungen erforderlich
- Kein Abtippen von Beträgen oder Referenznummern
- Prüfen und Freigeben vor der Zahlung
- In das E-Banking integriert
Vorteile für Unternehmen:
- Höhere Kundenzufriedenheit
- Kosteneinsparungen (Porto, Druck, Papier)
- Schnellere Zahlungsabwicklung
- Weit verbreitete Akzeptanz in der Schweiz
QR-Rechnung
Die QR-Rechnung ist im Prinzip eine Papier- oder PDF-Rechnung, enthält aber einen standardisierten Schweizer QR-Code mit allen für die Überweisung notwendigen Zahlungsinformationen. Dieser Code kann mit einer Banking-App oder einem Scanner gelesen werden, sodass Zahler die Zahlungsdaten nicht manuell eingeben müssen.
Wichtiger Hinweis
Ab dem 1. Oktober 2022 können Rechnungen nur noch als QR-Rechnungen verarbeitet werden. Traditionelle Zahlungsbelege sind nicht mehr zulässig. Ab dem 21. November 2025 dürfen im QR-Code nur noch strukturierte Adressdaten (anstelle von Freitextfeldern) verwendet werden.
Die Schweizer Landschaft der elektronischen Rechnungsstellung basiert im Wesentlichen auf vier Komponenten:
SwissDIGIN-XML
Nationaler Inhaltsstandard für elektronische Rechnungen, definiert im Standard eCH-0069. Enthält alle erforderlichen Rechnungsfelder und wird von führenden Unternehmen und allen wichtigen Anbietern von E-Rechnungsdienstleistungen unterstützt. SwissDIGIN gewährleistet die Rechtskonformität von E-Rechnungen und deren automatische Verarbeitung.
Peppol BIS 3.0 (UBL)
Internationales XML-Format gemäß europäischer Norm EN 16931. Peppol ermöglicht den grenzüberschreitenden Austausch elektronischer Rechnungen über ein standardisiertes Netzwerk. Die Schweiz akzeptiert Peppol-Rechnungen, insbesondere im öffentlichen Sektor und zunehmend auch im B2B-Bereich, und erleichtert so die Interoperabilität mit EU-Partnern.
eBill
Plattform für elektronische Rechnungen an Privatkunden (und gelegentlich auch an kleine Unternehmen). Die Rechnungen werden zentral über das Bankensystem bereitgestellt und können direkt im Online-Banking der Kunden bezahlt werden. eBill ist kein separates Dateiformat, sondern ein Service – die Rechnungsdaten basieren intern ebenfalls auf strukturierten Formaten.
QR-Rechnung
Standardisiertes Rechnungsdokument mit Zahlungsteil und QR-Code für Schweizer Zahlungstransaktionen. Der Schweizer QR-Code kodiert Zahlungsempfänger, IBAN, Betrag, Verwendungszweck und optional Nachrichten und ermöglicht so eine bequeme, automatische und effiziente Rechnungsbegleichung. Das Format der QR-Rechnung ist in den Schweizer Zahlungsnormen definiert.
FAQ
Ist die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen verpflichtend?
Nein, für reine B2B-Transaktionen zwischen privaten Unternehmen besteht in der Schweiz derzeit keine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Viele Unternehmen nutzen jedoch freiwillig elektronische Rechnungen, um ihre Prozesse zu optimieren und sich auf mögliche zukünftige Anforderungen vorzubereiten.
Wie sieht es mit Rechnungen an staatliche Stellen aus?
Ja, für Rechnungen an die Bundesverwaltung (B2G) mit einem Auftragswert von über CHF 5.000 ist die elektronische Rechnungsstellung seit dem 1. Januar 2016 verpflichtend. Akzeptierte Formate sind SwissDIGIN-XML und Peppol BIS 3.0, PDF-Rechnungen per E-Mail werden vorübergehend ebenfalls akzeptiert.
Worin besteht der Unterschied zwischen einer elektronischen Rechnung und einer QR-Rechnung?
Die elektronische Rechnung (eBill) ist eine vollelektronische Lösung, bei der Rechnungen direkt an das Online-Banking-Portal des Kunden übermittelt werden. Die QR-Rechnung hingegen ist eine Papier- oder PDF-Rechnung mit einem standardisierten QR-Code, der alle Zahlungsinformationen enthält. Beide Varianten richten sich an Endkunden (B2C), gehen aber auf unterschiedliche Kundenpräferenzen ein.
Benötige ich eine digitale Signatur für elektronische Rechnungen?
Digitale Signaturen werden häufig verwendet, um Authentizität und Unveränderlichkeit zu gewährleisten, sind aber nicht verpflichtend. Die Steuerverwaltung akzeptiert, dass die Integrität auch durch andere Kontrollmechanismen und Dokumentationen nachgewiesen werden kann.
Was geschieht nach dem 21. November 2025?
Ab diesem Datum dürfen QR-Rechnungen im QR-Code nur noch strukturierte Adressdaten verwenden (keine Freitextfelder). Rechnungsaussteller müssen ihre Systeme bis zu diesem Stichtag anpassen, um die Einhaltung der aktualisierten Anforderungen zu gewährleisten.
Weitere wichtige Informationen
Schweizer Unternehmen, die mit EU-Partnern Geschäfte tätigen, sollten Peppol unterstützen, um einen reibungslosen grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch zu gewährleisten, da viele EU-Länder die obligatorische elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich einführen.
Es empfiehlt sich, sowohl die SwissDIGIN- als auch die Peppol-Standards zu unterstützen, um nationale und internationale Geschäftsprozesse reibungslos abzuwickeln und für zukünftige Anforderungen gerüstet zu sein.
Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnungslösung alle gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsbestandteile und Aufbewahrungsfristen beibehält und Prüfprotokolle zur Einhaltung der Steuervorschriften unterstützt.
Offizielle Schweizer Ressourcen
Normendokumentation
Zusammenfassung
Die Schweiz bietet ein ausgereiftes Ökosystem für elektronische Rechnungsstellung mit verschiedenen Lösungen für unterschiedliche Anwendungsfälle. Während die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich für Bundeslieferanten (Verträge über CHF 5.000) verpflichtend ist, bleibt sie im B2B-Bereich weiterhin freiwillig, wird aber aufgrund der Effizienzgewinne zunehmend genutzt.
Die wichtigsten Standards – SwissDIGIN für Inlandstransaktionen und Peppol für den internationalen Zahlungsverkehr – bilden eine solide Grundlage für eine strukturierte Rechnungsstellung. Für den Verbrauchermarkt haben sich eBill und QR-Invoice als benutzerfreundliche Lösungen etabliert.
Unternehmen, die in der Schweiz oder mit ihr geschäftlich verbunden sind, sollten sich vorbereiten, indem sie die Unterstützung dieser Standards implementieren, insbesondere im Hinblick auf die bevorstehende Frist für die Aktualisierung der QR-Invoice am 21. November 2025. Investitionen in eine geeignete Infrastruktur für elektronische Rechnungsstellung gewährleisten nicht nur die Einhaltung der Vorschriften, sondern bieten auch erhebliche operative Vorteile durch Automatisierung und einen verbesserten Cashflow.
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