In Italien ist die elektronische Rechnungsstellung (Fattura Elettronica) eine gesetzlich verpflichtende Praxis für Unternehmen, die mit der italienischen Steuerbehörde (Agenzia delle Entrate) in Kontakt treten. Die rechtlichen Grundlagen für die elektronische Rechnungsstellung in Italien umfassen nationale Vorschriften sowie europäische Regelungen. Diese Vorschriften stellen sicher, dass elektronische Rechnungen rechtlich anerkannt sind und den steuerlichen Anforderungen entsprechen.
Hier sind die wichtigsten rechtlichen Grundlagen:
1. Italienisches Mehrwertsteuergesetz (Legge IVA – Decreto del Presidente della Repubblica n. 633/1972)
Das Mehrwertsteuergesetz (Legge IVA) bildet die Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung in Italien. Es regelt die Anforderungen für die Ausstellung und den Versand von Rechnungen und die steuerliche Anerkennung von elektronischen Rechnungen:
- Artikel 21 des Gesetzes bestimmt die Anforderungen an Rechnungen und stellt fest, dass diese entweder in Papierform oder in elektronischer Form ausgestellt werden können, wenn sie die Integrität und Authentizität des Inhalts sicherstellen.
- Das Gesetz stellt auch fest, dass elektronische Rechnungen rechtlich anerkannt werden, wenn sie den Anforderungen für Authentizität der Herkunft (wer die Rechnung ausgestellt hat) und Integrität des Inhalts (dass der Inhalt unverändert ist) entsprechen. Diese Anforderungen können durch elektronische Signaturen oder andere geeignete Sicherheitsmaßnahmen gewährleistet werden.
2. Decreto Legge 78/2010 und Decreto Legislativo 127/2015
Im Jahr 2010 führte die italienische Regierung mit dem Decreto Legge 78/2010 ein Pilotprojekt zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor ein. Ab 2014 wurde das Projekt auf alle Unternehmen ausgeweitet. Die wichtigste Regelung zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung fand sich in folgenden Gesetzesveränderungen:
- Decreto Legge 78/2010: Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor.
- Decreto Legislativo 127/2015: Erweiterung der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung für alle Unternehmen. Seit dem 1. Juli 2018 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle B2B-Transaktionen (Business-to-Business) und für B2G-Transaktionen (Business-to-Government) verpflichtend.
3. E-Rechnung und das System „Sistema di Interscambio (SDI)“
In Italien wird das System der elektronischen Rechnungsstellung durch das Sistema di Interscambio (SDI), das System der Agenzia delle Entrate (Steuerbehörde), geregelt. Es handelt sich um eine zentralisierte Plattform, über die alle elektronischen Rechnungen an die Steuerbehörden übermittelt werden. Die Hauptmerkmale des Systems:
- Obligatorische Verwendung des SDI: Seit 1. Juli 2018 müssen alle Unternehmen, die in Italien tätig sind, ihre Rechnungen elektronisch über das SDI-System einreichen.
- Format der elektronischen Rechnungen: Elektronische Rechnungen müssen im Fattura XML-Format (ein standardisiertes XML-Format) erstellt werden, das den Anforderungen der Agenzia delle Entrate entspricht.
- Übermittlung der Rechnung: Die Rechnungen werden über das SDI übermittelt und sowohl an den Empfänger als auch an die Steuerbehörden geschickt. Das SDI prüft die Rechnungen auf Formateinhaltung, Vollständigkeit und steuerliche Korrektheit und übermittelt sie an den Empfänger, wenn sie den Anforderungen entsprechen.
- Beweis der Übermittlung: Der Empfänger erhält eine Bestätigung über den Eingang der Rechnung. Das SDI gibt eine bestätigte Empfangsbestätigung (ricevuta di consegna) aus, die als Nachweis dient.
4. EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG
Wie alle EU-Mitgliedstaaten muss auch Italien die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG) umsetzen. Diese Richtlinie regelt die Rechtsgültigkeit von elektronischen Rechnungen und stellt sicher, dass elektronische Rechnungen, die in Übereinstimmung mit den nationalen und europäischen Anforderungen ausgestellt werden, steuerlich anerkannt sind. Besonders relevant sind:
- Artikel 232 der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie, der besagt, dass elektronische Rechnungen die gleiche Rechtsgültigkeit wie Papierrechnungen haben, wenn die Authentizität und Integrität des Inhalts durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen wie elektronische Signaturen oder EDI-Systeme gewährleistet sind.
5. Verordnung über elektronische Rechnungen (Agenzia delle Entrate)
Die Agenzia delle Entrate (italienische Steuerbehörde) hat detaillierte Vorschriften zur Erstellung, Übermittlung und Archivierung von elektronischen Rechnungen erlassen. Diese Vorschriften legen fest:
- Erstellung: Elektronische Rechnungen müssen im XML-Format erstellt werden, das von der Agenzia delle Entrate festgelegt wurde.
- Übermittlung: Alle Rechnungen müssen über das Sistema di Interscambio (SDI) übermittelt werden, das die elektronische Übermittlung von Rechnungen zwischen den Parteien und an die Steuerbehörde ermöglicht.
- Archivierung: Elektronische Rechnungen müssen für mindestens 10 Jahre archiviert werden, wobei die Integrität und Lesbarkeit der Daten während des gesamten Archivierungszeitraums sichergestellt werden müssen.
6. Elektronische Signaturen und Sicherheitsanforderungen
Die Authentizität und Integrität von elektronischen Rechnungen sind nach den Vorschriften der italienischen Steuerbehörde und der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie zu gewährleisten. In Italien sind elektronische Signaturen ein wichtiger Bestandteil des Verfahrens:
- Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) oder fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES) können verwendet werden, um die Authentizität der elektronischen Rechnungen sicherzustellen.
- Es ist auch möglich, EDI-Systeme zu nutzen, um die Integrität der Rechnung zu garantieren.
7. Archivierungspflichten
Die Archivierung von elektronischen Rechnungen in Italien unterliegt bestimmten Anforderungen:
- Aufbewahrungspflicht: Elektronische Rechnungen müssen für mindestens 10 Jahre archiviert werden.
- Die Archivierung muss sicherstellen, dass die Integrität der Daten gewahrt bleibt und dass die Rechnungen jederzeit lesbar sind.
- Rechnungen können in elektronischer Form gespeichert werden, solange die Zugänglichkeit und Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet sind.
8. Sanktionen bei Nichteinhaltung
Unternehmen, die gegen die Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung verstoßen, können mit Sanktionen belegt werden:
- Die Steuerbehörde kann Bußgelder verhängen, wenn elektronische Rechnungen nicht korrekt erstellt, übermittelt oder archiviert werden.
- Insbesondere die Nichtverwendung des SDI-Systems oder die fehlerhafte Übermittlung von Rechnungen an das System kann zu Strafen führen.
Zusammenfassung der rechtlichen Grundlagen in Italien:
- Italienisches Mehrwertsteuergesetz (Legge IVA): Elektronische Rechnungen sind rechtsgültig, wenn Authentizität und Integrität gewährleistet sind.
- Decreto Legislativo 127/2015: Verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen seit dem 1. Juli 2018.
- Sistema di Interscambio (SDI): Alle elektronischen Rechnungen müssen über das zentrale Übermittlungssystem der Agenzia delle Entrate (SDI) gesendet werden.
- EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG: Elektronische Rechnungen sind rechtsgültig, wenn sie den Anforderungen an Authentizität und Integrität entsprechen.
- Elektronische Signaturen: Qualifizierte oder fortgeschrittene elektronische Signaturen werden empfohlen, um die Authentizität zu gewährleisten.
- Archivierungspflichten: Elektronische Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
Fazit:
In Italien ist die elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen seit 2018 verpflichtend. Sie erfolgt über das Sistema di Interscambio (SDI) der italienischen Steuerbehörde, das sicherstellt, dass alle Rechnungen den steuerlichen Anforderungen entsprechen. Elektronische Rechnungen müssen im XML-Format erstellt werden und Authentizität und Integrität gewährleisten, meist durch elektronische Signaturen oder andere Sicherheitsverfahren. Unternehmen sind verpflichtet, ihre elektronischen Rechnungen für mindestens 10 Jahre zu archivieren.
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