Drei Szenarien für den Versand von Rechnungen in Italien
In Italien ist der elektronische Rechnungsversand (Fatturazione Elettronica) gesetzlich geregelt und erfolgt in strukturierter Form über das System Sistema di Interscambio (SdI) der italienischen Steuerbehörde (Agenzia delle Entrate). Dieses System prüft, verarbeitet und übermittelt die Rechnungen.
1. Italienische Firma → Italienische Firma
Seit 2019 sind alle B2B-Rechnungen zwischen italienischen Unternehmen elektronisch und über das SdI zu versenden.
Ablauf:
- Die Rechnung wird im XML-Format (FatturaPA) erstellt.
Die XML-Datei enthält Pflichtdaten wie:
-
- Steuernummern (Partita IVA) von Absender und Empfänger
- Rechnungsnummer und -datum
- Beschreibung der Leistungen
- Beträge (Netto, MwSt., Brutto)
- Codice destinatario (Empfängercode für SdI, z. B. 7-stelliger Code oder PEC-Adresse)
- Die Rechnung wird an das SdI übermittelt (per Webservice, PEC, FTP oder Software).
- Das SdI prüft die Rechnung (Formalitäten, Gültigkeit der USt-ID usw.).
- Bei Erfolg leitet das SdI die Rechnung an den Empfänger weiter.
- Das SdI informiert den Absender über die Zustellung.
Datenfluss zur Steuerbehörde:
- Alle Daten aus der Rechnung bleiben bei der Agenzia delle Entrate gespeichert.
- Diese werden automatisch für steuerliche Zwecke verwendet (z. B. für die IVA-Voranmeldung, Jahreserklärung usw.).
2. Ausländische Firma → Italienische Firma
Ausländische Firmen müssen kein SdI verwenden, da sie außerhalb des italienischen Steuerraums liegen.
Die italienische empfangende Firma muss jedoch den Eingang der Rechnung an die Steuerbehörde melden.
Ablauf:
- Die ausländische Firma sendet eine normale PDF-/Papier-Rechnung.
- Die italienische Firma verarbeitet sie intern.
- Die italienische Firma ist verpflichtet, innerhalb von 12 Tagen (bzw. spätestens mit der nächsten Periodenmeldung) die Rechnung via esterometro zu melden.
Seit Juli 2022 erfolgt das nicht mehr über das Esterometro-Formular, sondern ebenfalls über das SdI als XML-FatturaPA mit speziellen Kennzeichen:- Codice destinatario = „XXXXXXX“ (Platzhalter für ausländische Empfänger)
- TipoDocumento = „TD17“, „TD18“ oder „TD19“ (je nach Fall: Kauf von Dienstleistungen, innergemeinschaftlicher Erwerb usw.)
Datenfluss zur Steuerbehörde:
- Die italienische Firma erstellt also selbst eine XML-Kopie (nur zu Informationszwecken) und sendet sie an das SdI.
- So fließen auch ausländische Eingangsrechnungen zur Steuerbehörde.
3. Italienische Firma → Ausländische Firma
Keine Pflicht zur Nutzung des SdI, da der Empfänger nicht im italienischen Steuerraum ist.
Aber: Die italienische Firma muss die Rechnung dennoch ans SdI übermitteln, nicht zur Zustellung, sondern zur Steuerdokumentation.
Ablauf:
- Die italienische Firma erstellt eine normale PDF-/Papier-Rechnung (z. B. in Englisch, mit ausländischer USt-ID usw.).
- Zusätzlich erstellt sie eine elektronische XML-Version im Format FatturaPA.
- Die XML wird an das SdI gesendet mit:
- Codice destinatario = „XXXXXXX“
- TipoDocumento = „TD01“ (normale Ausgangsrechnung)
- Die Rechnung wird nicht weitergeleitet – das SdI speichert sie nur.
Datenfluss zur Steuerbehörde:
- Die Rechnung wird im XML-Format zur Dokumentation an die Agenzia delle Entrate geschickt.
Dies ersetzt die Esterometro-Pflicht ab Juli 2022.
Auf diese Weise hat die Steuerbehörde vollständige Transparenz über alle Auslandsgeschäfte.
Zusammenfassung – Pflichten im Überblick
| Fall | SdI-Versand | XML erforderlich | Daten gehen ans Finanzamt |
|---|---|---|---|
| 1) IT → IT | Ja (Pflicht) | Ja | Ja |
| 2) Ausland → IT | Nein (für Absender) | Ja (Empfänger meldet) | Ja |
| 3) IT → Ausland | Nein (für Empfänger) | Ja (zur Dokumentation) | Ja |
IVA
IVA steht für „Imposta sul Valore Aggiunto“ – das ist die italienische Bezeichnung für die Mehrwertsteuer bzw. Umsatzsteuer.
Wörtlich: „Steuer auf den Mehrwert“
Entspricht der VAT (Value Added Tax) im internationalen Sprachgebrauch
Wird auf Warenverkäufe und Dienstleistungen erhoben, die in Italien erbracht werden
Beispiele für IVA-Sätze (Stand 2024):
| Satz | Beschreibung |
|---|---|
| 22 % | Regulärer Standardsatz |
| 10 % | Ermäßigter Satz (z. B. Lebensmittel, Hotels) |
| 5 % | Für bestimmte soziale Leistungen |
| 4 % | Super-reduzierter Satz (z. B. Grundnahrungsmittel, Behinderte, Bücher) |
| 0 % | Bei bestimmten steuerfreien Umsätzen (Export, Reverse Charge, Intento etc.) |
Wenn in Italien von „Fattura con IVA“ gesprochen wird, ist das eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer.
Wenn es „senza IVA“ heißt, ist die Rechnung steuerfrei, etwa durch:
- Reverse-Charge
- Innergemeinschaftliche Lieferung
- Regime forfettario
- Dichiarazione d’intento
Reverse Charge
Reverse Charge (auf Italienisch: „inversione contabile“) ist ein steuerrechtliches Verfahren, bei dem nicht der leistende Unternehmer, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer (IVA) schuldet.
Was bedeutet Reverse Charge konkret?
Normalerweise stellt ein Unternehmen eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer (IVA) und führt diese an das Finanzamt ab.
Beim Reverse Charge dagegen:
- stellt der Lieferant die Rechnung ohne IVA
- der Empfänger der Leistung muss die Steuer selbst berechnen und abführen
- Ziel: Vermeidung von Steuerbetrug, insbesondere bei grenzüberschreitenden Geschäften oder in bestimmten Branchen
Reverse Charge in Italien – typische Anwendungsfälle:
| Fall | Erklärung |
|---|---|
| Innergemeinschaftlicher Erwerb | Wareneinkauf aus einem EU-Land nach Italien – der italienische Käufer schuldet die Steuer |
| Dienstleistungen von EU-Unternehmen | z. B. Google Ads, Consulting aus DE – italienischer Empfänger muss die IVA selbst berechnen |
| Bau- und Reinigungsleistungen | Zwischen italienischen Firmen (z. B. Subunternehmer an Generalunternehmer) |
| Elektronik (Handy, CPU, Gold etc.) | Missbrauchsanfällige Waren – Reverse Charge vorgeschrieben |
| Verkauf von Emissionszertifikaten, Baugrundstücken, usw. |
Wie sieht eine Reverse-Charge-Rechnung aus?
- Keine IVA ausweisen
- Pflicht-Hinweis auf der Rechnung (z. B.):
„Operazione soggetta a inversione contabile ai sensi dell’art. 17, comma 6, DPR 633/1972 – Reverse charge.“ - In FatturaPA (XML) wird das mit einem passenden Natura-Code gekennzeichnet, z. B.:
N6.3 - Auch wird entsprechend gesetzt (I oder S)
Was bedeutet das für dich als Empfänger?
Wenn du eine Reverse-Charge-Rechnung bekommst (z. B. aus dem EU-Ausland oder innerhalb Italiens):
- Du musst die IVA selbst berechnen und deklarieren
- In der italienischen Umsatzsteuervoranmeldung (LIPE) angeben
- In Buchhaltung: „Mehrwertsteuer auf Erwerb“ erfassen
Regime Forfettario
Das Regime Forfettario ist ein vereinfachtes Steuer- und Mehrwertsteuersystem in Italien, das speziell für kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler gedacht ist.
Es ist vergleichbar mit der Kleinunternehmerregelung in Deutschland (§19 UStG) – allerdings mit eigenen italienischen Besonderheiten.
Regime Forfettario – auf einen Blick
| Merkmal | Beschreibung |
|---|---|
| Zielgruppe | Einzelunternehmer, Selbstständige, Freiberufler, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen |
| Umsatzgrenze | Max. 85.000 € Jahresumsatz (Stand 2024) |
| Mehrwertsteuer (IVA) | Nicht ausweisbar auf Rechnungen (steuerbefreit) |
| Steuersatz | 15 % auf einen pauschal ermittelten Gewinn (5 % in den ersten 5 Jahren bei Neugründung) |
| Buchhaltung | Stark vereinfacht, keine doppelte Buchführung |
| Keine Vorsteuer | Keine Möglichkeit zum Vorsteuerabzug |
| Nicht kumulierbar | Nicht kombinierbar mit anderen Sonderregimen |
Rechtlicher Hinweis auf Rechnungen
Wer im Regime Forfettario tätig ist, muss auf Rechnungen einen Hinweis zur Steuerbefreiung geben, z. B.:
„Operazione effettuata ai sensi dell’art. 1, commi da 54 a 89 della Legge 190/2014 – Regime forfettario – Non soggetta ad IVA.“
Wichtige Einschränkungen
Du darfst das Regime Forfettario nicht nutzen, wenn:
- du mehr als 85.000 € Jahresumsatz erzielst
- du gleichzeitig eine Kapitalgesellschaft (z. B. SRL) kontrollierst
- du Mitarbeiter mit bestimmten Bedingungen beschäftigst
- du bestimmte Tätigkeiten im Ausland ausführst (unter Umständen)
Vorteile
- Keine IVA-Erklärung
- Einfache Verwaltung
- Geringe Steuerbelastung
- Ideal für Freiberufler, Startups, Kleinunternehmen
Was ist eine „Dichiarazione d’intento“?
Es ist eine steuerrechtliche Erklärung eines Kunden, der Waren oder Dienstleistungen ohne Mehrwertsteuer (IVA) beziehen möchte, weil er die Leistungen für Exportzwecke oder steuerfreie Umsätze nutzt.
Rechtsgrundlage:
Art. 8, Absatz 1, Buchstabe c) des DPR 633/1972
→ Lieferung ohne Anwendung der Umsatzsteuer an Subjekte, die regelmäßig exportieren.
Wer darf eine „Dichiarazione d’intento“ abgeben?
- Exporteure / „abituali esportatori“, die jährlich Waren im Wert von mind. 10 % ihres Umsatzes exportieren
- Sie müssen beim italienischen Finanzamt online eine „Dichiarazione d’intento“ einreichen
- Nach Genehmigung bekommen sie einen Referenzcode (Identifikationsnummer)
Verwendung in der E-Rechnung (FatturaPA)
In der XML-Rechnung wird die Erklärung durch folgende Struktur dargestellt:
INTENTO
2025012265487654321-000223
2025-01-22
- TipoDato = INTENTO → Kennzeichnung, dass es sich um eine Steuerbefreiung aufgrund einer Absichtserklärung handelt
- RiferimentoTesto = offizielle Bestätigungsnummer der Erklärung
- RiferimentoData = Datum der Abgabe oder Gültigkeit
Wirkung:
Wenn eine gültige „Dichiarazione d’intento“ angegeben wird:
- Der Lieferant stellt die Rechnung ohne IVA aus
- Die Rechnung wird über SdI geprüft – die Agenzia delle Entrate kennt diese Erklärung bereits
- Keine Steuer, keine Natura-Angabe notwendig (aber INTENTO-Passus muss drin sein)
Beispielhinweis auf der Rechnung (optional als Text):
„Operazione non imponibile ai sensi dell’art. 8, comma 1, lett. c) DPR 633/72 in base a dichiarazione d’intento numero 2025030315441935672-000007 del 03/03/2025.“
FatturaPA-XML
Technische Eckdaten des Formats – FatturaPA-XML-Datei
Dateiformat: .xml
Schema: basiert auf dem offiziellen XSD-Schema, veröffentlicht von der Agenzia delle Entrate
Strukturierte Felder, z. B.:
- Absenderdaten (Firma, Steuernummer, Adresse)
- Empfängerdaten
- Rechnungspositionen
- Zahlungsinformationen
- Empfängercode (z. B. „0000000“ für PA, oder 7-stelliger B2B-Code)
Signatur: Bei Rechnungen an öffentliche Einrichtungen ist zusätzlich eine digitale Signatur erforderlich
Wichtig
Das XML muss den Vorgaben der Agenzia delle Entrate exakt entsprechen (Validierung gegen XSD).
Die Übermittlung erfolgt per:
- Webservice (SDICoop, SDIFTP)
- PEC (zertifizierte E-Mail)
- Intermediär-Portal/API
Hier ist ein vereinfachtes Beispiel für eine italienische elektronische Rechnung (FatturaPA) im XML-Format, gültig für den B2B-Versand über SdI:
Rechtsgrundlage
In Italien ist die elektronische Rechnungsstellung (Fattura Elettronica) eine gesetzlich verpflichtende Praxis für Unternehmen, die mit der italienischen Steuerbehörde (Agenzia delle Entrate) in Kontakt treten. Die rechtlichen Grundlagen für die elektronische Rechnungsstellung in Italien umfassen nationale Vorschriften sowie europäische Regelungen. Diese Vorschriften stellen sicher, dass elektronische Rechnungen rechtlich anerkannt sind und den steuerlichen Anforderungen entsprechen.
Hier sind die wichtigsten rechtlichen Grundlagen:
1. Italienisches Mehrwertsteuergesetz (Legge IVA – Decreto del Presidente della Repubblica n. 633/1972)
Das Mehrwertsteuergesetz (Legge IVA) bildet die Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung in Italien. Es regelt die Anforderungen für die Ausstellung und den Versand von Rechnungen und die steuerliche Anerkennung von elektronischen Rechnungen:
- Artikel 21 des Gesetzes bestimmt die Anforderungen an Rechnungen und stellt fest, dass diese entweder in Papierform oder in elektronischer Form ausgestellt werden können, wenn sie die Integrität und Authentizität des Inhalts sicherstellen.
- Das Gesetz stellt auch fest, dass elektronische Rechnungen rechtlich anerkannt werden, wenn sie den Anforderungen für Authentizität der Herkunft (wer die Rechnung ausgestellt hat) und Integrität des Inhalts (dass der Inhalt unverändert ist) entsprechen. Diese Anforderungen können durch elektronische Signaturen oder andere geeignete Sicherheitsmaßnahmen gewährleistet werden.
2. Decreto Legge 78/2010 und Decreto Legislativo 127/2015
Im Jahr 2010 führte die italienische Regierung mit dem Decreto Legge 78/2010 ein Pilotprojekt zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor ein. Ab 2014 wurde das Projekt auf alle Unternehmen ausgeweitet. Die wichtigste Regelung zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung fand sich in folgenden Gesetzesveränderungen:
- Decreto Legge 78/2010: Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor.
- Decreto Legislativo 127/2015: Erweiterung der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung für alle Unternehmen. Seit dem 1. Juli 2018 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle B2B-Transaktionen (Business-to-Business) und für B2G-Transaktionen (Business-to-Government) verpflichtend.
3. E-Rechnung und das System „Sistema di Interscambio (SDI)“
In Italien wird das System der elektronischen Rechnungsstellung durch das Sistema di Interscambio (SDI), das System der Agenzia delle Entrate (Steuerbehörde), geregelt. Es handelt sich um eine zentralisierte Plattform, über die alle elektronischen Rechnungen an die Steuerbehörden übermittelt werden. Die Hauptmerkmale des Systems:
- Obligatorische Verwendung des SDI: Seit 1. Juli 2018 müssen alle Unternehmen, die in Italien tätig sind, ihre Rechnungen elektronisch über das SDI-System einreichen.
- Format der elektronischen Rechnungen: Elektronische Rechnungen müssen im Fattura XML-Format (ein standardisiertes XML-Format) erstellt werden, das den Anforderungen der Agenzia delle Entrate entspricht.
- Übermittlung der Rechnung: Die Rechnungen werden über das SDI übermittelt und sowohl an den Empfänger als auch an die Steuerbehörden geschickt. Das SDI prüft die Rechnungen auf Formateinhaltung, Vollständigkeit und steuerliche Korrektheit und übermittelt sie an den Empfänger, wenn sie den Anforderungen entsprechen.
- Beweis der Übermittlung: Der Empfänger erhält eine Bestätigung über den Eingang der Rechnung. Das SDI gibt eine bestätigte Empfangsbestätigung (ricevuta di consegna) aus, die als Nachweis dient.
4. EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG
Wie alle EU-Mitgliedstaaten muss auch Italien die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG) umsetzen. Diese Richtlinie regelt die Rechtsgültigkeit von elektronischen Rechnungen und stellt sicher, dass elektronische Rechnungen, die in Übereinstimmung mit den nationalen und europäischen Anforderungen ausgestellt werden, steuerlich anerkannt sind. Besonders relevant sind:
- Artikel 232 der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie, der besagt, dass elektronische Rechnungen die gleiche Rechtsgültigkeit wie Papierrechnungen haben, wenn die Authentizität und Integrität des Inhalts durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen wie elektronische Signaturen oder EDI-Systeme gewährleistet sind.
5. Verordnung über elektronische Rechnungen (Agenzia delle Entrate)
Die Agenzia delle Entrate (italienische Steuerbehörde) hat detaillierte Vorschriften zur Erstellung, Übermittlung und Archivierung von elektronischen Rechnungen erlassen. Diese Vorschriften legen fest:
- Erstellung: Elektronische Rechnungen müssen im XML-Format erstellt werden, das von der Agenzia delle Entrate festgelegt wurde.
- Übermittlung: Alle Rechnungen müssen über das Sistema di Interscambio (SDI) übermittelt werden, das die elektronische Übermittlung von Rechnungen zwischen den Parteien und an die Steuerbehörde ermöglicht.
- Archivierung: Elektronische Rechnungen müssen für mindestens 10 Jahre archiviert werden, wobei die Integrität und Lesbarkeit der Daten während des gesamten Archivierungszeitraums sichergestellt werden müssen.
6. Elektronische Signaturen und Sicherheitsanforderungen
Die Authentizität und Integrität von elektronischen Rechnungen sind nach den Vorschriften der italienischen Steuerbehörde und der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie zu gewährleisten. In Italien sind elektronische Signaturen ein wichtiger Bestandteil des Verfahrens:
- Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) oder fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES) können verwendet werden, um die Authentizität der elektronischen Rechnungen sicherzustellen.
- Es ist auch möglich, EDI-Systeme zu nutzen, um die Integrität der Rechnung zu garantieren.
7. Archivierungspflichten
Die Archivierung von elektronischen Rechnungen in Italien unterliegt bestimmten Anforderungen:
- Aufbewahrungspflicht: Elektronische Rechnungen müssen für mindestens 10 Jahre archiviert werden.
- Die Archivierung muss sicherstellen, dass die Integrität der Daten gewahrt bleibt und dass die Rechnungen jederzeit lesbar sind.
- Rechnungen können in elektronischer Form gespeichert werden, solange die Zugänglichkeit und Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet sind.
8. Sanktionen bei Nichteinhaltung
Unternehmen, die gegen die Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung verstoßen, können mit Sanktionen belegt werden:
- Die Steuerbehörde kann Bußgelder verhängen, wenn elektronische Rechnungen nicht korrekt erstellt, übermittelt oder archiviert werden.
- Insbesondere die Nichtverwendung des SDI-Systems oder die fehlerhafte Übermittlung von Rechnungen an das System kann zu Strafen führen.
Zusammenfassung der rechtlichen Grundlagen in Italien:
- Italienisches Mehrwertsteuergesetz (Legge IVA): Elektronische Rechnungen sind rechtsgültig, wenn Authentizität und Integrität gewährleistet sind.
- Decreto Legislativo 127/2015: Verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen seit dem 1. Juli 2018.
- Sistema di Interscambio (SDI): Alle elektronischen Rechnungen müssen über das zentrale Übermittlungssystem der Agenzia delle Entrate (SDI) gesendet werden.
- EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG: Elektronische Rechnungen sind rechtsgültig, wenn sie den Anforderungen an Authentizität und Integrität entsprechen.
- Elektronische Signaturen: Qualifizierte oder fortgeschrittene elektronische Signaturen werden empfohlen, um die Authentizität zu gewährleisten.
- Archivierungspflichten: Elektronische Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
Fazit:
In Italien ist die elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen seit 2018 verpflichtend. Sie erfolgt über das Sistema di Interscambio (SDI) der italienischen Steuerbehörde, das sicherstellt, dass alle Rechnungen den steuerlichen Anforderungen entsprechen. Elektronische Rechnungen müssen im XML-Format erstellt werden und Authentizität und Integrität gewährleisten, meist durch elektronische Signaturen oder andere Sicherheitsverfahren. Unternehmen sind verpflichtet, ihre elektronischen Rechnungen für mindestens 10 Jahre zu archivieren.
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