Pflicht: E-Rechnungsstellung ab 1. Januar 2026 für alle Unternehmen.

1. E-Rechnung Überblick

1. Formate:

1. Peppol (für den öffentlichen Sektor): Ein XML-basiertes Format, das für die Rechnungsstellung an öffentliche Behörden in Belgien und europaweit verwendet wird.
2. XRechnung: Ein weiteres XML-Format, das vor allem in Deutschland genutzt wird, aber auch in Belgien für öffentliche Rechnungen relevant ist.
3. Factur-X: Ein hybrides Format, das XML-Daten in eine PDF-Rechnung einbettet. Es wird häufig für die grenzüberschreitende Rechnungsstellung innerhalb der EU genutzt.
4. UBL (Universal Business Language): Ein XML-Standard, der auch in Belgien für die automatisierte Rechnungsstellung verwendet wird.

2. Übermittlungswege:

1. Peppol (Pan-European Public Procurement Online)

• Beschreibung: Peppol  ist das wichtigste Netzwerk für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor in Belgien und in vielen anderen europäischen Ländern. Es stellt sicher, dass Rechnungen sicher und standardisiert zwischen Unternehmen und öffentlichen Stellen ausgetauscht werden.
• Übermittlungsweg: Unternehmen müssen einen Peppol Access Point verwenden, um E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk zu senden und zu empfangen. Dieser Zugangspunkt fungiert als Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und der öffentlichen Behörde.
• Vorteile:
  • Einheitliche und standardisierte Kommunikation zwischen verschiedenen Ländern und Institutionen.
  • Sicherstellung der Integrität und Authentizität der Rechnungen durch elektronische Signaturen und Zertifikate.
• Verwendung: Pflicht für die Rechnungsstellung an öffentliche Stellen (öffentliche Aufträge). Auch für grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb der EU empfehlenswert.

2. Zentrale Plattformen der öffentlichen Verwaltung (BEA)

• Beschreibung: In Belgien gibt es spezifische Plattformen, über die Unternehmen ihre E-Rechnungen an öffentliche Stellen senden können, die nicht unbedingt über Peppol laufen müssen, aber eine elektronische Rechnungsstellung erfordern.
• Übermittlungsweg: Federal Platform (Fedict) und e-Box (die elektronische Plattform für den Austausch von Dokumenten mit der Regierung).
• Verwendung: Unternehmen, die an öffentliche belgische Stellen liefern oder Dienstleistungen erbringen, müssen ihre Rechnungen möglicherweise über diese Plattformen einreichen.

3. Direktübermittlung über E-Mail mit elektronischer Signatur (für private Sektoren)

• Beschreibung: Für den privaten Sektor in Belgien ist es möglich, Rechnungen per E-Mail zu versenden, sofern diese eine elektronische Signatur enthalten, die die Authentizität der Rechnung sicherstellt.
• Übermittlungsweg: E-Mail mit einer signierten PDF-Rechnung oder mit eingebetteten XML-Daten (z. B. Factur-X).
• Vorteile:
  • Einfache und kostengünstige Methode für kleinere Unternehmen.
  • Ideal für Geschäftsbeziehungen, bei denen keine Peppl-Infrastruktur benötigt wird.
• Verwendung: In der Regel für Rechnungen an private Unternehmen oder nicht-öffentliche Einrichtungen. Die elektronische Signatur ist erforderlich, um die Authentizität zu garantieren.

4. Elektronische Rechnungssysteme (wie Billit, Sage, etc.)

• Beschreibung: Viele Unternehmen verwenden spezialisierte Softwarelösungen für die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen. Diese Systeme integrieren sich in die Buchhaltungs- und ERP-Software und bieten unterschiedliche Kanäle, um Rechnungen zu übermitteln.
• Übermittlungsweg: E-Rechnungen werden entweder direkt über Web-Interfaces, E-Mail oder API-Integrationen in andere Systeme übermittelt.
• Verwendung: Besonders für kleinere und mittlere Unternehmen, die regelmäßig E-Rechnungen an Kunden und Lieferanten versenden.

5. EDI (Electronic Data Interchange)

• Beschreibung: EDI ist ein älteres, aber immer noch weit verbreitetes Format für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, einschließlich Rechnungen. EDI verwendet standardisierte Datenformate (z. B. EDIFACT oder X12), um Rechnungen zwischen Unternehmen auszutauschen.
• Übermittlungsweg: Über EDI-Netzwerke, die oft private Netzwerke oder Partnerplattformen sind, die eine direkte Verbindung zwischen Unternehmen ermöglichen.
• Verwendung: Vor allem für größere Unternehmen, die eine große Anzahl von Transaktionen mit ihren Partnern abwickeln.

6. Übermittlung über die Mercurius-Plattform

• Beschreibung: Nutzung des manuellen Rechnungseinreichformulars auf der Mercurius-Plattform.

Ermöglicht das Versenden strukturierter E-Rechnungen und Gutschriften.

Absender, Empfänger und Zwischenhändler können den Status der Dokumente verfolgen.

• Übermittlungsweg: Über die Mercurius-Plattform, ausschließlich für belgische Unternehmen.

• Verwendung: Geeignet für Unternehmen ohne EDI-Fähigkeiten oder keine regelmäßigen Aufträge von öffentlichen Stellen. Weniger praktikabel für größere Unternehmen aufgrund des manuellen Aufwands.

3. Praktische Aspekte und Anforderungen

• Übertragungsweg: Peppol bleibt der empfohlene Übertragungsweg. Andere digitale Wege wie EDI und Portale sind zulässig. E-Mail ist nicht gestattet.
• Rechnungsstruktur:
  • Zulässige Formate: Peppol BIS 3.0 und Peppol BIS 4.0 (Version 4.0 voraussichtlich 2025).
  • Andere Formate gemäß EN 16.931-1 und CEN/TS 16.931-2 sind möglich, wenn beide Parteien zustimmen.
• Self-Billing: Erlaubt, aber nur mit Zustimmung von Lieferant und Kunde.
• Archivierungspflichten:
  • Elektronische Rechnungen müssen 7 Jahre archiviert werden.
  • Rechnungen müssen jederzeit abrufbar, unveränderbar und zugänglich sein.
• Elektronische Signatur:
  • Keine Pflicht, wenn das System die Authentizität und Integrität sicherstellt.
  • Empfehlung zur Nutzung einer elektronischen Signatur, besonders bei großen Unternehmen oder sensiblen Bereichen.
• Rechtsgrundlagen:
  • EU-Mehrwertsteuerrichtlinie, belgisches Mehrwertsteuergesetz, spezifische Vorgaben der belgischen Steuerbehörden.

2. Gesetze und Richtlinien

In Belgien ist die rechtliche Grundlage für die elektronische Rechnung vor allem durch EU-Recht und nationales belgisches Recht geregelt. Hier sind die wichtigsten relevanten Vorschriften und Regelungen, die die Ausstellung und den Empfang von elektronischen Rechnungen betreffen:

1. EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG)

Die Mehrwertsteuerrichtlinie der EU (2006/112/EG) bildet die Grundlage für die Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung in den EU-Mitgliedstaaten, einschließlich Belgien. Wichtige Punkte dieser Richtlinie:

• Artikel 232 dieser Richtlinie besagt, dass elektronische Rechnungen rechtlich anerkannt sind, solange die Authentizität (d. h. die Identität des Ausstellers) und die Integrität (d. h. der Inhalt der Rechnung) durch geeignete Verfahren gewährleistet sind.
• Die Richtlinie erlaubt es den Mitgliedstaaten, den Zugang zur elektronischen Rechnungsstellung zu erleichtern und die Anforderungen an die Elektronik zu definieren.

Diese Bestimmungen wurden in Belgien durch das nationale Gesetz zur Mehrwertsteuer umgesetzt.

2. Belgisches Mehrwertsteuergesetz (Wetboek van de omzetbelasting)

Das belgische Umsatzsteuergesetz hat die EU-Vorgaben in Bezug auf elektronische Rechnungen übernommen. Hier sind die relevanten Bestimmungen:

• Artikel 53 des Belgischen Mehrwertsteuergesetzes regelt, dass eine elektronische Rechnung unter der Bedingung akzeptiert wird, dass ihre Authentizität und Integrität durch die Verfahren zur elektronischen Signatur oder Zugangskontrollen sichergestellt ist. Die Authentizität bezieht sich darauf, dass die Rechnung tatsächlich von der angegebenen Person ausgestellt wurde. Die Integrität bedeutet, dass der Inhalt der Rechnung nach ihrer Ausstellung nicht mehr verändert wurde.
• Elektronische Rechnungen können durch verschiedene Authentifizierungsverfahren validiert werden, wie z. B. durch die elektronische Signatur, EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) oder durch den Austausch von strukturierten Daten über zugelassene Kanäle.

3. Belgische Verwaltungsvorschriften (FOD Financiën)

Die belgische Steuerverwaltung (FOD Financiën) hat ebenfalls spezifische Regelungen und Leitlinien zur elektronischen Rechnungsstellung herausgegeben. Diese beziehen sich insbesondere auf:

• Die Anforderungen an die elektronische Signatur und die beiden Hauptmethoden zur Sicherstellung der Authentizität und Integrität von elektronischen Rechnungen: elektronische Signaturen und EDI (Electronic Data Interchange).
• Die Verwaltung akzeptiert elektronische Rechnungen in verschiedenen Formaten wie PDF, XML, EDI und anderen, sofern sie den oben genannten Anforderungen an Authentizität und Integrität entsprechen.

4. Die EU-Verordnung zur elektronischen Rechnung (2014/55/EU)

Obwohl diese Verordnung vor allem die öffentliche Verwaltung betrifft, hat sie Einfluss auf die Akzeptanz elektronischer Rechnungen in Belgien, insbesondere bei Geschäften zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Die Verordnung verpflichtet öffentliche Einrichtungen, elektronische Rechnungen zu akzeptieren und zu verarbeiten.

5. Datenschutz und Sicherheit

Neben der Mehrwertsteuerregulierung ist es auch wichtig, die Datenschutzbestimmungen zu berücksichtigen, die für die elektronische Rechnungsstellung gelten. Hierbei sind insbesondere die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und die Sicherheitsstandards bei der elektronischen Kommunikation relevant, um sicherzustellen, dass keine vertraulichen Informationen unrechtmäßig zugänglich sind.

Fazit

In Belgien ist die elektronische Rechnungsstellung rechtlich anerkannt, solange die Anforderungen an Authentizität und Integrität erfüllt werden. Die wichtigsten Rechtsgrundlagen für elektronische Rechnungen sind die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie, das belgische Mehrwertsteuergesetz und die spezifischen Verwaltungsvorschriften der belgischen Steuerbehörden. Unternehmen, die elektronische Rechnungen ausstellen, sollten sicherstellen, dass sie die entsprechenden Sicherheitsstandards einhalten und die Rechnungen korrekt archivieren.

Link: https://finance.belgium.be/en