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Lieferantenportal ist eine innovative Plattform, die Unternehmen und ihre Lieferanten verbindet, um die Rechnungsverarbeitung zu vereinfachen, den Zahlungsfluss zu beschleunigen und die Transparenz über den gesamten Beschaffungsprozess zu erhöhen.
Modul Lieferanten- und Rechnungsmanagement
Ein Modul für den Rechnungseingang beinhaltet verschiedene Funktionen, um den Prozess der Rechnungsverarbeitung zu vereinfachen, zu automatisieren und zu optimieren.
Die Rechnungseingangsplattform dient als eine technische Komponente für den zentralen Empfang elektronischer Rechnungen sowie deren Validierung und anschließende Bereitstellung zur automatisierten Weiterverarbeitung.
Hier sind einige Schlüsselfunktionen, die ein solches Modul umfasst:
Lieferantenmanagement
- Zentrale Verwaltung aller Lieferantendaten, einschließlich Kontaktdetails, Benutzerverwaltung
- Möglichkeit für Lieferanten, Rechnungen direkt einzustellen und den Status ihrer Rechnungen einzusehen
Verschiedene Rechnungseingänge
- Empfang über das Peppol-Netzwerk
- Empfang per E-Mail
- Upload an der Weboberfläche
- Manuelle Eingabe an der Weboberfläche
Datenvalidierung und -verarbeitung
- Automatische Prüfung: Überprüfung der Rechnungsdaten auf Vollständigkeit und Richtigkeit
- Prüfrechnung: Korrektur Eingangsrechnung bei der rechnungsempfangenden Organisation
Workflow-Management
- Genehmigungsworkflows: Einrichtung von automatisierten Genehmigungsprozessen basierend auf festgelegten Regeln und Beträgen.
- Benachrichtigungen und Eskalationen: Automatische Benachrichtigungen an zuständige Mitarbeiter bei erforderlichen Genehmigungen oder Problemen.
Integration mit Finanzsystemen
- Buchhaltungsintegration: Automatische Verbuchung von Rechnungsdaten in der Buchhaltungssoftware
Berichterstattung und Analytik
- Ausgabenüberwachung: Überblick über die Ausgaben und Kostenstellen.
Archivierung und Compliance
- Digitale Archivierung: Sichere und gesetzeskonforme Speicherung der Rechnungen.
Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit
- Einfache Bedienoberfläche: Intuitive Nutzeroberfläche für alle Anwender.
- Anpassungsfähigkeit: Konfigurierbarkeit nach Unternehmensanforderungen und -prozessen.
Mobilität und Zugänglichkeit
- Mobile Anwendungen: Zugriff auf das System und Genehmigungsprozesse über mobile Geräte.
Modul Dokumenten Management
Der Modul hilft zu Vorbereitung und Abstimmung der Abrechnungsunterlagen zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber, wie z.B. Stundenzetteln, Baudokumentation.
Ziel ist es, eine effiziente, transparente und fehlerfreie Abstimmung zu gewährleisten:
1. Lieferantenmanagement
- Prozess der Aufnahme von Lieferanten
2. Vorbereitung der Unterlagen durch Auftragnehmer
Auftragnehmer:
- Erstellt und füllt die Stundenzettel aus, basierend auf den geleisteten Arbeitsstunden.
- Erstellt Dokumentation, wo aller relevanten Informationen, ausgeführte Tätigkeiten, Datum und Ort erfasst werden.
- Führt eine interne Überprüfung der Stundenzettel durch, um Fehler oder Unstimmigkeiten zu identifizieren und zu korrigieren.
- Reicht die Stundenzettel beim Auftraggeber ein, über ein gemeinsames digitales System.
3. Vorläufige Überprüfung durch den Auftraggeber
Auftraggeber:
- Führt eine vorläufige Überprüfung der eingereichten Unterlagen durch, um offensichtliche Fehler oder Abweichungen zu identifizieren.
4. Abstimmungsprozess zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber
- Gemeinsame Überprüfung: Beide Parteien setzen sich zusammen (persönlich oder digital), um die Stundenzettel durchzugehen und zu bestätigen.
- Diskussion und Klärung: Bei Unklarheiten oder Differenzen werden diese besprochen und geklärt.
5. Endgültige Bestätigung durh Auftraggeber
Auftraggeber:
- Bestätigt die Richtigkeit der Stundenzettel offiziell, eventuell mit einer digitalen oder physischen Unterschrift.
6. Dokumentation und Archivierung durch Auftraggnehmer und Auftraggeber
- Beide Parteien speichern die endgültig abgestimmten und bestätigten Stundenzettel in ihren Systemen für zukünftige Referenzen und mögliche Audits.
Wir unterstützen und beraten Sie bei der Implementierung von elektronischen Rechnungen!
Tel: +49 561-56014568
Email: info@invoice-portal.de
Workflow: Rechnungseingang
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