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In Finnland basiert die rechtliche Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung sowohl auf EU-Vorgaben als auch auf nationalem Recht. Finnland hat die europäischen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung in seiner eigenen Gesetzgebung umgesetzt und stellt spezifische Anforderungen an die Ausstellung und den Empfang von elektronischen Rechnungen.
1. EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG)
Die Mehrwertsteuerrichtlinie der EU (2006/112/EG) bildet die grundlegende rechtliche Grundlage für die Anerkennung elektronischer Rechnungen in allen EU-Mitgliedstaaten, einschließlich Finnland. Die wichtigsten Bestimmungen zur elektronischen Rechnungsstellung aus dieser Richtlinie:
- Artikel 232 der Mehrwertsteuerrichtlinie erlaubt es den EU-Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen zu akzeptieren, wenn die Authentizität und Integrität der Rechnung gewährleistet sind.
- Die Authentizität bezieht sich auf die Identität des Absenders, und die Integrität bedeutet, dass der Inhalt der Rechnung nach ihrer Ausstellung nicht verändert wurde.
- Diese Anforderungen können durch Verfahren wie elektronische Signaturen, EDI (Electronic Data Interchange) oder durch andere geeignete Technologien zur Sicherstellung der Sicherheit und Unveränderbarkeit der Daten erfüllt werden.
2. Finnisches Mehrwertsteuergesetz (Arvonlisäverolaki)
Das finnische Mehrwertsteuergesetz (Arvonlisäverolaki) enthält spezifische Bestimmungen zur elektronischen Rechnungsstellung:
- § 200 des finnischen Mehrwertsteuergesetzes regelt, dass elektronische Rechnungen als rechtsgültig anerkannt sind, wenn sie den allgemeinen Anforderungen zur Authentizität und Integrität entsprechen.
- Diese Anforderungen können durch den Einsatz von Technologien wie der elektronischen Signatur oder durch EDI-Verfahren sichergestellt werden. Wenn eine Rechnung in elektronischer Form ausgestellt wird, müssen auch alle steuerlich relevanten Informationen korrekt und vollständig aufgeführt sein (z. B. Name und Adresse des Ausstellers und des Empfängers, Mehrwertsteuersatz, Rechnungsbetrag, Beschreibung der Ware oder Dienstleistung).
3. Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor
In Finnland müssen alle Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung Geschäfte machen, ihre Rechnungen elektronisch übermitteln. Diese Verpflichtung basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor:
- Finnland hat diese Richtlinie in nationales Recht umgesetzt und die Plattform Finland’s e-invoicing platform (eLasku) für den Empfang von elektronischen Rechnungen in öffentlichen Ausschreibungen und bei der Rechnungsstellung an die öffentliche Hand eingeführt.
- Seit dem 1. April 2019 müssen alle Rechnungen, die an den öffentlichen Sektor (einschließlich staatlicher Behörden und kommunale Einrichtungen) gesendet werden, im strukturieren Format wie UBL (Universal Business Language) oder XML über die eLasku-Plattform übermittelt werden.
4. Verordnung über den Austausch elektronischer Rechnungen (Sähköinen laskutus)
Finnland hat eine spezielle Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung (Sähköinen laskutus) erlassen, die die technischen und administrativen Anforderungen für den Austausch von elektronischen Rechnungen regelt:
- Diese Verordnung legt fest, dass Unternehmen, die an den öffentlichen Sektor Rechnungen ausstellen, bestimmte technische Formate und Kommunikationskanäle nutzen müssen, die den Peppol-Standard und UBL- oder XML-Formate unterstützen.
- Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein EU-weites System für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, das auch in Finnland zur Pflicht wird, wenn Rechnungen an den öffentlichen Sektor gesendet werden.
5. Elektronische Signaturen
In Finnland ist die Verwendung von elektronischen Signaturen eine gängige Methode zur Sicherstellung der Authentizität und Integrität elektronischer Rechnungen. Das finnische Recht erlaubt den Einsatz von fortgeschrittenen elektronischen Signaturen (AES) sowie qualifizierten elektronischen Signaturen (QES), die den Anforderungen der eIDAS-Verordnung der EU entsprechen. Diese Signaturen garantieren, dass:
- Die Identität des Absenders überprüfbar ist.
- Der Inhalt der Rechnung nach ihrer Ausstellung nicht verändert werden kann.
6. Archivierung von elektronischen Rechnungen
In Finnland müssen elektronische Rechnungen für einen Zeitraum von mindestens 6 Jahren aufbewahrt werden. Diese Archivierungspflicht gilt auch für elektronische Rechnungen, die an den privaten Sektor übermittelt werden.
- Elektronische Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit lesbar sind und die Integrität des Dokuments gewährleistet bleibt.
- Die Aufbewahrung muss in einer Weise erfolgen, dass die Daten im Falle einer Steuerprüfung zugänglich sind und nicht unrechtmäßig verändert werden können.
7. Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung für den öffentlichen Sektor
Ab dem 1. Januar 2020 ist es in Finnland für alle Lieferanten der öffentlichen Verwaltung verpflichtend, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu übermitteln. Diese Pflicht gilt für alle Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an den öffentlichen Sektor liefern, und die Rechnungen müssen den formalen Anforderungen der finnischen eLasku-Plattform entsprechen.
- Für private Unternehmen, die keine Rechnungen an den öffentlichen Sektor senden, ist die elektronische Rechnungsstellung derzeit noch nicht verpflichtend, aber es wird erwartet, dass in Zukunft eine umfassendere Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung auch im B2B-Bereich eingeführt wird.
Zusammenfassung der wichtigsten rechtlichen Grundlagen in Finnland:
- EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG): Grundlage für die Anerkennung elektronischer Rechnungen, wenn Authentizität und Integrität gewährleistet sind.
- Finnisches Mehrwertsteuergesetz (Arvonlisäverolaki): Regelt die Anforderungen an elektronische Rechnungen im Einklang mit der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie.
- Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor: Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Stellen in strukturiertem Format (UBL, XML).
- Peppol-Standard: Wird für den Austausch elektronischer Rechnungen mit der öffentlichen Verwaltung in Finnland verwendet.
- Elektronische Signaturen: Können zur Sicherstellung der Authentizität und Integrität von Rechnungen verwendet werden.
- Archivierungspflicht: Elektronische Rechnungen müssen mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden.
Fazit:
In Finnland ist die elektronische Rechnungsstellung bereits weit verbreitet und wird zunehmend zur Norm, insbesondere im öffentlichen Sektor. Unternehmen, die mit dem öffentlichen Sektor in Finnland Geschäfte tätigen, sind verpflichtet, Rechnungen elektronisch zu übermitteln. Dies geschieht über die Plattform eLasku und unter Einhaltung von Peppol– und UBL/ XML-Standards. Es gibt auch klare Anforderungen zur Archivierung und zur Sicherung der Authentizität und Integrität der Rechnungen durch Technologien wie elektronische Signaturen.
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