FAQ

Hier finden Antworten zu häufig gestellten fragen. Wenn Sie noch Fragen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!

Allgemein

Was ist elektronische Rechnung?

Bei der elektronischen Rechnungsstellung oder E-Invoicing handelt es sich um ein standardisiertes System zur Erstellung von Rechnungen, bei dem Rechnungen, die von einer Software erstellt wurden, von jeder anderen Software gelesen werden können, so dass keine erneute Dateneingabe mehr nötig ist und Fehler vermieden warden können.

Einfacher ausgedrückt handelt es sich um eine Rechnung, die in einem standardisierten Format erstellt wird, und alle elektronischen Daten der Rechnung mit anderen geteilt werden können, wodurch Interoperabilität der Daten gewährleistet werden kann.

Die elektronische Rechnungsstellung kann verschiedene Technologien umfassen, mit denen eine Rechnung eingereicht wird.

Eine E-Invoice kann als strukturierter Datensatz definiert werden, der als EDI-Nachricht (Electronic Data Interchange) gesendet wird.

Als Reaktion auf die europäische Richtlinie 2014/55/EU definiert der deutsche Gesetzgeber im Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz – EgovG) eine elektronische Rechnung wie folgt:

Eine Rechnung ist elektronisch, wenn:

1. sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
2. Das Format ermöglicht die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung.

§4a Para.2 German EGovG

Der einfache Versand von Rechnungen als PDF-Dateien erfüllt diese Anforderungen nicht, da die Empfänger solche PDF-Dateien nicht automatisch verarbeiten können. Stattdessen erwarten die Empfänger, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten, und maschinenlesbaren Format vorliegen, das automatisch verstanden werden kann.

 

Ich benutze bereits eine Form von elektronischen Rechnungen. Wo liegt der Unterschied zur E-Invoice?

In den meisten aktuellen Geschäftsszenarien ist eine Rechnung entweder ein Papierdokument oder eine PDF-Datei, die entweder auf dem Postweg oder per E-Mail an die Empfängerorganisation geschickt wird. Im besten Fall handelt es sich um einen „einseitigen“ Vorgang – Ihr Empfänger muss dann die Einzelheiten der Rechnung erneut in sein eigenes Buchhaltungssystem (z.B. Kreditorenbuchhaltung) eingeben. Auch wenn sie mehrere Rechnungen in Form von PDFs erhalten – Sie müssen jemanden die Rechnungsdetails manuell eingeben oder die Rechnungsseiten in Ihr System scannen lassen. Diese manuellen Eingriffe/Übersetzungen können unweigerlich Fehler verursachen.

 

Was sind die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung?

Der Hauptvorteil der elektronischen Rechnungsstellung liegt in dem enormen Kosteneinsparungspotenzial, das die Einführung elektronischer Rechnungen für Unternehmen mit sich bringt. Druck- und Versandkosten entfallen, Rechnungen können schneller zugestellt werden und Fehler in der Rechnungsverarbeitung werden reduziert. Liegt ein Bestellbezug zu einer Eingangsrechnung vor, kann die Rechnung vollautomatisch verbucht werden. Darüber hinaus verkürzt der Einsatz der elektronischen Rechnungsstellung die Zeit von der Rechnungsstellung bis zur Zahlung und erhöht damit die Liquidität des Lieferanten.

 

Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung auf einen Blick:

 

    • Sicher
    • Lieferung und Verarbeitung in Echtzeit
    • Berührungslose Operationen
    • Hohe Datenqualität
    • Verfolgung und Rückverfolgbarkeit
    • Besserer Cash-Flow und geringere DSO
    • Hoher Return-on-Ivestment (ROI)
    • Umweltfreundlich

 

Entwickelt sich die elektronische Rechnungsstellung weltweit?

Aufgrund staatlicher Vorschriften sind international tätige Unternehmen zunehmend gezwungen, ihre Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu versenden. Jedes Land hat jedoch unterschiedliche gesetzliche Regelungen. Entsprechende globale E-Invoicing-Vorschriften existieren bereits in mehr als 65 Ländern weltweit, Tendenz steigend.

 

Wer ist in Deutschland zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet?

Alle Rechnungsempfänger im öffentlichen Sektor müssen seit dem 18. April 2020 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu erhalten. Ab dem 27. November 2020 sind auch alle Lieferanten von Rechnungsempfängern verpflichtet, ihre Rechnungen im geforderten E-Invoice-Format auszustellen. Nur wenige Kunden auf Landes- und kommunaler Ebene verlangen von ihren Lieferanten erst später eine (echte) eRechnung. Es gibt aber auch Regelungen, nach denen der Auftraggeber bei der Auftragsvergabe eine Verpflichtung zur Vorlage von Rechnungen als eRechnung festlegen kann. Derzeit liegen die Regelungen von 12 Bundesländern in Form einer ERechV vor.

 

Umsetzungstermine der EU-Richtlinie in Deutschland
    • 27. November 2018 – Die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) geht live;
    • 27. November 2019 – Verpflichtung zum Empfang und zur Bearbeitung von E-Invoices für alle Bundesbehörden;
    • 18. April 2020 – Verpflichtung zum Empfang und zur Bearbeitung von E-Invoices für Bundesländer und Gemeinden;
    • 27. November 2020 – Verpflichtung der Lieferanten zur Einreichung von E-Invoices bei Bundesbehörden und öffentlichen Einrichtungen des Bundes gemäss der E-Rech-VO;
    • 18. April 2021 – Verpflichtung zur Zustellung von Rechnungen als E-Invoice gemäß der jeweiligen Landesgesetzgebung an Bundesländer, Kommunen und die Einrichtungen des öffentlichen Sektors der Länder und Kommunen.

 

Was ist Peppol?

Das Projekt Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol) wurde 2008 mit dem Ziel gestartet, die elektronische Beschaffung über Grenzen hinweg zu vereinfachen. Alle europäischen Regierungen haben Technologiestandards entwickelt und implementiert. Peppol ist die wichtigste Triebkraft für die elektronische Beschaffung durch Behörden in der EU und unterstützt natürlich die Richtlinie 2014/55/EU. Peppol ist nicht auf den elektronischen Rechnungsaustausch beschränkt, sondern deckt den gesamten elektronischen Beschaffungsprozess ab.

Das Peppol-Netzwerk wird z.B. als elektronische Bestell- und E-Invoice-Austauschplattform für das öffentliche Beschaffungswesen genutzt und wird zunehmend für Business-to-Business (B2B) Szenarien eingesetzt. Peppol gewinnt weltweit an Dynamik und wird in 32 Ländern auch außerhalb der EU eingesetzt.

Peppol besteht derzeit aus einem Konsortium von Projektpartnern aus zwölf europäischen Ländern. In den Ländern sind die so genannten Peppol-Behörden für die Definition der nationalen Merkmale der elektronischen Rechnungsstellung zuständig. In Deutschland übernimmt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) diese Aufgabe. So definiert die KoSIT zum Beispiel die Konformität des Rechnungsstandards XRechnung und des Transportprotokolls AS4 mit Peppol.

Der Austausch von Rechnungen im Peppol-Netzwerk basiert auf dem so genannten 4-Ecken-Modell. Das 4-Ecken-Modell besteht aus einem Sender, einem Empfänger und deren Zugangspunkten. Für die nahtlose Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Systemen wird das Peppol-Format UBL (Universal Business Language) verwendet. Die Kommunikation erfolgt über das Peppol-Netzwerk, das ein Partnerverzeichnis zur Verfügung stellt, über das die Empfänger, die unterstützten Prozesse (z.B. die elektronische Rechnung) und der Empfänger-Zugangspunkt identifiziert werden.

 

Wie passen XRechnung und die deutsche GoBD zusammen?

Die Grundsätze für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie für den Datenzugriff (GoBD) enthalten u.a. Vorgaben, welche Rechnungsinhalte auch bei elektronischen Rechnungen zu archivieren sind.

 

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD 2.0?

Der Hauptunterschied zwischen den beiden Formaten liegt im wahrsten Sinne des Wortes auf der Hand: Während eine E-Invoice im XRechnung-Standard ein reiner Datensatz ist, besteht eine Rechnung im ZUGFeRD 2.0-Standard aus einem Datensatz und einem so genannten visuellen Dokument in Form einer PDF. Beide Standards erfüllen jedoch grundsätzlich die europäischen Anforderungen.

 

Über Webware Invoice Portal

Ist meine e-Invoice sicher?

Die Sicherheit und Integrität des Nachrichtenaustauschs über das Invoice Portal beruht auf der Verwendung einer verschlüsselten Transport-SSL und zusätzlich auf einer Public Key Infrastructure (PKI). Dadurch wird sichergestellt, dass nur Parteien mit gültigen digitalen Zertifikaten kommunizieren können.

 

Wo finde ich weitere technische Informationen?

Für notwendige technische Spezifikationen und Ressourcen sowie die damit verbundenen Gebühren kontaktieren Sie uns bitte. 

 

Unterstützen sie grenzüberschreitende Transaktionen?

Ja, unser Invoice Portal ermöglicht Ihnen das Senden und Empfangen von Rechnungen von ausländischen Unternehmen. Beachten Sie, dass dies Sie nicht von der Einhaltung lokaler oder internationaler Vorschriften befreit.

 

Sind Verbraucherrechnungen enthalten?

Nein, das Invoice Portal deckt nur Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B) und zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) ab. Transaktionen zwischen Unternehmen und Verbrauchern sind derzeit nicht abgedeckt.

 

Was ist der Zweck des Invoice Portals?

Das grundlegende Ziel hinter der Einführung des E-Invoice-Systems ist es, die Einreichung mehrerer Erklärungen und Details durch den Steuerzahler zu reduzieren und dem Käufer zu helfen, die Vorsteuergutschrift schneller zu erhalten. Mit unserer Lösung erfüllen Sie alle gesetzlichen Verpflichtungen und vereinfachen zudem den Empfang und die Bearbeitung von Rechnungen.