FAQ

Hier finden Antworten zu häufig gestellten fragen. Wenn Sie noch Fragen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!

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Ich habe meine Anmeldedaten vergessen. Wie kann ich mein Passwort oder meinen Benutzernamen wiederherstellen?

Kein Problem. Es ist gut, sich daran zu erinnern, dass Ihr Benutzername die E-Mail-Adresse ist, die Sie für die Registrierung Ihres Kontos verwendet haben. Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie bitte auf der Anmeldeseite des Portals auf "Passwort vergessen". Dort müssen Sie Ihre registrierte E-Mail-Adresse eingeben, damit Ihnen die E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts zugeschickt werden kann.

 

Wie kann ich mein Passwort ändern?

Um Ihr Passwort zu ändern, folgen Sie bitte den nachfolgenden Schritten:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Konto als Administrator an

2. Gehen Sie zur Seite Konto.

Password Ändern

3. Klicken Sie auf ‘Change Password‘

Password Ändern

Von hier aus können Sie Ihr Passwort ändern.

 

Können Mitarbeiter zu meinem Konto hinzugefügt werden?

Ja. Navigieren Sie zu 'Settings' > 'Users'. Von hier aus können Sie neue Benutzer hinzufügen, ihre Kontofähigkeiten definieren und ggf. Administratorrechte übertragen.

 

Wie kann ich mit der Nutzung der SFTP-Verbindung beginnen?

Der Datenaustausch über das Secure File Transfer Protocol (SFTP) darf nur zwischen einem Kunden und dem SFTP-Server des Rechnungsportals erfolgen; die SFTP-Verbindung kann vom Kunden hergestellt werden, und die Daten können je nach Systemstruktur über die Schnittstelle hoch- oder heruntergeladen werden.

Die SFTP-Verbindung erfordert die Angabe von Zugangsdaten (der Benutzername wird am Ende der Benutzerregistrierung angegeben; das Passwort wird bei der Aktivierung konfiguriert).

Die SFTP-Schnittstelle für das Produktionssystem ist unter folgendem Hostnamen und (Nicht-Standard-)Port verfügbar:

SFTP-Server app.invoice-portal.de

Port: 19540

Ihr SFTP-Zugang kann im Menü "Settings -> SFTP-Configuration" konfiguriert werden. Um den Zugang zu ermöglichen, geben Sie bitte das Passwort in das Feld "SFTP Password" ein und drücken Sie dann die Schaltfläche "Send Request".

Nach dem Absenden der Anfrage wird Ihre Seite neu geladen, sobald Ihr Zugang bereit ist. Die Bearbeitung kann bis zu 2 Minuten dauern. Wenn der Zugang gewährt wird, wird Ihr Seitenstatus grün und Sie sehen alle erforderlichen Zugangsdaten mit Ausnahme des Passworts.

 

Kann ich mein SFTP-Passwort ändern?

Sie können Ihr Passwort jederzeit ändern. Geben Sie einfach Ihr Passwort in das Feld "SFTP Password" ein und warten Sie 2 Minuten, um die Änderungen zu übernehmen. Ihre Seite wird nach Fertigstellung ebenfalls neu geladen.

Zu Ihrer Sicherheit empfehlen wir, sichere Passwörter zu verwenden. Die Passwortlänge sollte zwischen 8 und 30 Zeichen betragen.

 

Wie kann ich die Informationen zu meinem Konto hinzufügen oder aktualisieren?

Sie können Informationen, die Ihr Konto betreffen, wie Name, Adresse, Ihre eigenen Benutzerdaten, Bankverbindung aktualisieren oder bearbeiten. Dies kann über das Portalmenü erfolgen - gehen Sie einfach zu Ihrem Konto, das Menü befindet sich in der oberen rechten Ecke der Homepage.

 

Wie füge ich zusätzliche Kunden hinzu, damit ich sie in Rechnung stellen kann?

Wenn Sie weitere Kunden hinzufügen möchten, müssen Sie die folgenden Schritte durchführen.

1. Gehen Sie zum Menü und wählen Sie 'Clients > New. ’

2. Füllen Sie das 'Client Form' aus.

3. Klicken Sie auf 'Save'. 

 

Wie kann ich auf die E-Mail-Schnittstelle des Invoice Portals zugreifen?

Das Verfahren für den Zugriff auf die E-Mail-Schnittstelle des Rechnungsportals:

1. Registrierung auf app.invoice-portal.de abschließen

2. Anfrage an support@invoice-portal.de senden.

3. Sie erhalten eine persönliche E-Mail-Adresse, an die Sie Ihre Dateien senden werden. Sie können sie im Menü "Service Options" in app.invoice-portal.de einsehen.

4. Erlaubte E-Mail-Adressen im Menü app.invoice-portal.de "Settings" konfigurieren 

Jetzt können Sie Rechnungen an die angegebene Adresse senden. Sie werden von unserer Seite bearbeitet und, wenn möglich, an den Empfänger geschickt.

Wie erstelle ich eine Rechnung im Portal?

Um eine Rechnung zu erstellen, müssen Sie diese einfachen Schritte befolgen:

1. Gehen Sie auf die Dashboard-Seite und wählen Sie 'Create Invoice'. ’

2. Geben Sie Ihre Rechnungsdatei ein.

3. Sie werden dann auf eine neue Seite weitergeleitet, auf der Sie Ihre Rechnungspositionen einreichen können.

Oder Sie können Dateien über PEPPOL hochladen. Gehen Sie dann zur Seite "File transfer via PEPPOL" und klicken Sie auf die Schaltfläche "File upload" in der rechten oberen Ecke.

Das Hochladen von Daten ist auf 10 MB pro Datei beschränkt, um eine Überlastung der Datenverarbeitung und eine Überlastung des Portals zu verhindern. 

Der Download basiert hauptsächlich auf dem Abruf von Quittungen, die den Status der vorherigen Uploads bestätigen, einer Beschreibung der hochgeladenen Daten sowie Informationen über Fehler, die möglicherweise aufgetreten sind.

Gibt es irgendwelche Anforderungen für das Hochladen von Dateien?

Alle Daten, die zwischen dem Kunden und dem SFTP-Server des Rechnungsportals ausgetauscht werden, entsprechen der eXtensible Markup Language (XML), und alle Datenübertragungen müssen mit den definierten eXtensible Schema Design (XSD)-Dateien übereinstimmen.

Die XSD-Dateien liefern die technische Definition der Datenbereitstellung und definieren die technischen Inhaltsregeln für den Dateiinhalt. 

Bitte achten Sie darauf, dass der Dateiname keine Sonderzeichen, "Umlaute" oder Leerzeichen enthält.

Die folgenden Zeichen sind erlaubt: a-z A-Z 0-9 ._-

Die Dateierweiterung sollte .xml sein.

Beispiele für einen korrekten Dateinamen: invoice_20200401-002.xml
2020-04-01_XRechnung35.xml

Beispiele für einen falschen Dateinamen: Rechnung 20200401-002.xml    (Leerzeichen)
Rechnung_zubehör.xml (Umlaute)
Rechnung.txt (falsche Erweiterung)

Bitte stellen Sie sicher, dass der Name jeder Datei eindeutig ist. Wenn Sie einen Dateinamen wählen, der bereits verwendet wurde, wird Ihre Datei ignoriert.

 

Wie sende ich eine Rechnung per SFTP?

Um eine Rechnung per SFTP zu versenden, müssen Sie eine gültige Rechnung mit einem korrekten Namen in den Ordner "upload" hochladen, dann wird unser Portal Ihre Datei registrieren und an den Empfänger senden. 

Sie können auch mehrere Dateien auf einmal hochladen, sogar ganze Ordner mit Dateien. Alle Dateien aus Unterordnern werden in den "Upload"-Ordner gelegt und überprüft. Die hochgeladenen Ordner werden gelöscht.

Beispiel: INV2020_158.xml

Die Rechnungsdatei wird nach der Bearbeitung aus dem "Upload"-Ordner entfernt und ist im Portal zugänglich. Sie werden eine Antwort zu dieser Datei im Ordner "upload_response" sehen.

 

Wie kann ich den Status meiner Rechnung überprüfen?

Der aktuelle Rechnungsstatus kann im Portal eingesehen werden. Es wird Ihnen angezeigt, wo sich Ihre Rechnung befindet und wie es weitergeht.

Die möglichen Status sind:

Sent: Dieser Status gilt nur für Rechnungen, die über die Seite 'Create Invoice' eingereicht wurden. Nach dem Versenden wird die Rechnung registriert und zeigt diesen Status an, bis sie bearbeitet wird.

Accepted: Die Rechnung wurde erfolgreich bearbeitet und wartet auf die Lieferung an den Käufer. 

Failed: Die Validierung der Rechnung ist fehlgeschlagen. Dies wird am häufigsten durch einen Verarbeitungsfehler oder fehlende Daten verursacht, die vom System, dem Land oder einer anderen Partei benötigt werden. 

Received: Die Rechnung wurde erfolgreich an den Käufer geliefert. Wenn der Käufer nicht über den Rechnungsstatus-Service verfügt, erhalten Sie keine weiteren Aktualisierungen zu dieser Rechnung.

 

Wie überprüfe ich meinen Rechnungsstatus, wenn ich die E-Mail-Schnittstelle verwende?

Sie erhalten alle Antworten auf Ihre konfigurierten E-Mails. Wenn Sie eine E-Mail mit der Kopfzeile "Invoice #2020/123" gesendet haben, erhalten Sie folgende Antworten:

    • Wenn die Datei erfolgreich gesendet wurde:

"Success: Invoice #2020/123" 

    • Wenn während des Sendevorgangs ein Fehler aufgetreten ist:

"Failed: Invoice #2020/123"

    • Wenn Ihre Datei unsere Validierung nicht bestanden hat:

"Rejected: Invoice #2020/123"

 

Wo werden die empfangenen Rechnungen gespeichert, wenn die SFTP-Schnittstelle verwendet wird?

Wenn Ihre Organisation als Empfänger im Rechnungsportalsystem registriert ist, können Sie Rechnungen von anderen PEPPOL-Teilnehmern empfangen.

Alle eingegangenen Rechnungen werden in den Ordner "Download" verschoben.

Für den Dateinamen werden die Zeit der Verarbeitung, die Zeit des Dateiempfangs und die Größe der Datei verwendet.

<Unix-Zeit der Verarbeitung>_<Unix-Zeit des Datei-Empfangs>_<Größe der Datei in Bytes >.xml

Beispiel: 1591249155_1583216170_8078.xml

 

Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung für ausgehende Rechnungen?

Die Erstellung und Zustellung von Papierrechnungen sind in hohem Maße manuelle und ineffiziente Geschäftsprozesse für Lieferanten. Diese verursachen hohe Kosten und führen zu Fehlern und Zahlungsverzug.

Der Einsatz von E-Invoicing für Ausgangsrechnungen optimiert diese internen Prozesse, spart Kosten, erhöht die Transparenz der internen Abläufe und verbessert den ökologischen Fußabdruck. Unternehmen können so ihre Kundenbindung verbessern und sich Marktchancen und Wettbewerbsvorteile sichern.

Durch den Einsatz einer E-Invoicing-Lösung für Ausgangsrechnungen werden manuelle Prozesse für Ausgangsrechnungen eliminiert und die Zeit bis zur Fälligkeit von Rechnungen durch sofortige Zustellung erheblich verkürzt.

 

Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung für Eingangsrechnungen?

Durch den Einsatz von E-Invoicing können Eingangsrechnungen vom Kunden in einem durchgängigen, automatisierten Prozess verarbeitet werden: von der Erfassung der Eingangsrechnungen bis zur endgültigen Buchung.

Alle Schritte, die eine Rechnung im Verifizierungsprozess durchläuft, werden protokolliert. Der für die Buchung erforderliche Rechnungsinhalt wird an das ERP-System des Kunden übertragen. Die Rechnung, Anhänge im Bearbeitungsprozess, Konvertierungs- und Bearbeitungsprotokolle müssen entsprechend den geltenden nationalen Anforderungen revisionssicher archiviert werden.