Qu’est-ce que le Peppol Message Level Response (MLR) ?

Dans cet article, nous jetons un coup d’œil sur les discussions actuelles au sein de l’organisation internationale Peppol ainsi que chez KOSIT en Allemagne concernant l’introduction obligatoire de la Peppol Message Level Response.

Les réponses aux messages soutenues par Peppol sont les caractéristiques techniques dont il est question. En font partie : Transport Acknowledgements (Ack), Message Level Responses (MLRs) et Business Level Responses (ou Invoice Responses).

Questions fréquentes sur Peppol Message Level Repsonse et Invoice Response
Peppol prend en charge trois types de messages de base, qui remplissent chacun des fonctions différentes :

1. Transport Acknowledgement (Ack).
Les ACK sont presque toujours envoyés par les destinataires de factures et informent l’expéditeur de la facture si son document / sa facture a été envoyé(e) avec succès ou non.
Peppol et Invoice-Portal les traitent toujours automatiquement pour l’utilisateur.

2. Réponse de Peppol au niveau du message (Peppol MLR)
MR informe l’expéditeur de la facture si sa facture a été correctement structurée ou non. La structure correcte est basée sur les spécifications convenues (entre l’expéditeur et le destinataire de la facture). Les MLR sont souvent envoyées, bien que les portails allemands ZRE et OZG-RE ne les traitent pas encore. Toutefois, ZRE et OZG-RE prévoient tous deux de traiter les MLR en 2024 !

3. Réponse à la facture / réponse au niveau commercial (BLR)
Informer l’expéditeur de la facture du statut de la facture qu’il a envoyée.

Les types de statut sont :

– Acceptée
– Refusée
– Validée
– Payée
Les BLR sont assez rarement envoyés par les destinataires de factures. Peppol est programmé pour les traiter, mais les administrations s’adressent généralement directement aux expéditeurs de factures lorsqu’elles rencontrent un problème.

Chacune des 3 réponses aux messages de Peppol suit certaines normes. Cela permet de protéger la sécurité et l’intégrité des données des utilisateurs de Peppol.

Peppol utilise toujours des normes et des protocoles actuels pour traiter les données de ses utilisateurs de manière responsable et fiable. Cela vaut également pour les réponses aux messages de Peppol.

Toutefois, pour comprendre pleinement le fonctionnement de ces réponses aux messages, il est utile de rafraîchir votre compréhension du processus de facturation de Peppol. Il est notamment utile de rafraîchir votre compréhension du « modèle à quatre coins » de PEPPOL.

 

Diagramme de séquence des messages

Peppol traite des données sensibles et souvent importantes. Il est donc essentiel que les utilisateurs de Peppol se sentent en sécurité lors de ce processus.

Peppol prend en charge les réponses aux messages pour chaque étape de l’échange de données. Ces réponses aux messages peuvent être utilisées pour confirmer que Peppol traite les données de ses utilisateurs de manière responsable.

Les réponses aux messages sont générées et transmises à différents moments et pour différentes raisons. Ce graphique donne un aperçu de ces moments et de ces objectifs :

Les messages Ack sont envoyés après l’envoi du document. Et l’Ack transporte entre le point d’accès de l’expéditeur de la facture et le point d’accès du destinataire de la facture.
Les messages MLR sont envoyés après l’envoi de la facture/du document. Cependant, ils sont envoyés AVANT que le document ne soit reçu par le destinataire. Les messages MLR sont envoyés entre les systèmes de messagerie respectifs de l’expéditeur et du destinataire. Il s’agit généralement des points d’accès Peppol respectifs, mais ils sont parfois intégrés dans les systèmes ERP/CRM/EDI.
Les messages BLR sont généralement transmis entre les points d’accès de l’expéditeur et du destinataire (ou parfois leurs systèmes ERP/CRM/EDI). Ils sont envoyés à des moments différents en fonction de l’avancement du traitement de la facture.

 

Les réponses aux messages de Peppol
Vous trouverez ci-dessous des explications sur les caractéristiques fonctionnelles et techniques des Message Responses.

1. Ack (Transport acknowledgement) (Corner 3 to Corner 2)
Qu’est-ce qu’un ‘Ack’ ?

Un Ack est un message automatisé de retour à l’expéditeur d’un message/document/facture. PEPPOL prend en charge l’envoi de ce type de message et Invoice-Portal les traite également pour ses utilisateurs.

Quel est l’effet d’un ‘Ack’ ?
Un Ack indique à l’expéditeur de la facture si sa facture a été livrée avec succès (ou non).

Si la facture a été envoyée avec succès, l’expéditeur de la facture reçoit un Ack pour l’en informer. En revanche, si la facture n’a pas pu être envoyée, l’expéditeur de la facture reçoit un Ack pour l’en informer.

C’est un peu comme si vous receviez un e-mail automatique des boutiques en ligne. Lorsque vous commandez en ligne un ou plusieurs produits à livrer, vous recevez un e-mail de confirmation indiquant que vous avez passé commande.

Mais il y a une différence essentielle entre un e-mail de confirmation d’achat en ligne et un chèque. La différence réside dans le fait que les informations transmises par les acks nécessitent une sécurité supplémentaire. Et Peppol en est conscient et veille à ce que cette sécurité soit assurée.

Mais il faut aussi mentionner ce que Acks ne fait PAS : si vous formatez mal votre facture, Acks ne vous en informera pas.

Comment un ‘Ack’ est-il envoyé ?
Les messages Peppol Ack sont envoyés via la norme de messagerie AS4. Qu’est-ce que AS4 ? AS4 est une norme largement utilisée et fiable pour la messagerie électronique B2B et B2G. L’utilisation d’AS4 par Peppol est une preuve supplémentaire de l’actualité de Peppol. AS4 désigne un Ack comme un SignalMessage.

Il existe trois types de SignalMessage :

SignalMessage/Receipt
SignalMessage/Error
SignalMessage/PullRequest (non utilisé dans Peppol).
Un Signal-Message répond automatiquement au succès (ou à l’échec) d’une transmission de données. Ce succès ou cet échec est suivi par PEPPOL.

Mais un Ack n’est pas un message de confirmation ordinaire…
Les Acks conformes au protocole AS4 protègent et sécurisent les données des utilisateurs. Ils assurent aux expéditeurs et aux destinataires que leurs documents seront traités sans problème.

Personne ne peut plus se contenter de dire qu’il a envoyé des documents ou qu’il n’en a pas reçu. Les Acks assurent l’efficacité des processus de messagerie numérique B2B et B2G de Peppol.

Comment fonctionne un ‘Ack’ ?
L’expéditeur envoie son document. Le document reçoit alors son propre identifiant unique (automatiquement par Peppol et dans le portail de facturation).
Un ‘SignalMessage/Receipt’ est automatiquement envoyé à l’expéditeur lorsque le document a été envoyé avec succès.
Ou un ‘SignalMessage/Error’ est automatiquement envoyé à l’expéditeur si le document n’a pas pu être envoyé avec succès.
Et c’est tout ! C’est cette simplicité qui fait la beauté des Acks de Peppol. De plus, la sécurité et l’actualité de la technologie AS4 garantissent la qualité du service.

 

2. MLR (Peppol Message Level Response)
Qu’est-ce que le ‘MLR’ ?
Peppol Message Level Response est très important pour le réseau Peppol.Les MLR informent l’expéditeur de la facture sur la structure de sa facture. Si la facture envoyée passe la validation, cela signifie que l’expéditeur a correctement structuré la facture. Si la facture envoyée ne passe pas la validation, cela signifie que l’expéditeur a mal structuré la facture. Et c’est précisément la fonction fondamentale d’un MLR : informer les expéditeurs de factures de la structure de leurs documents.

Concrètement, les MLR informent les expéditeurs de factures/documents que leur document soit :

Présente quelques erreurs et n’a donc pas passé le processus de validation.
A réussi le processus de validation et ne présente aucune erreur.
A été envoyé avec succès, mais n’a pas encore été validé.
Les MLR informent uniquement les expéditeurs de factures/documents que la STRUCTURE de la facture a été validée. Une structure correcte ne signifie pas en soi que votre facture est correcte à 100 %. Les confirmations MLR NE signifient PAS que les destinataires ont accepté votre document. Pour le savoir, vous devez attendre votre Business Level Response.

Que ne peuvent pas faire les ‘MLR’ ?
Les MLR ne confirment PAS l’exactitude du CONTENU de votre document. Les MLR ne font que confirmer la validation de votre facture. Cela est dû au fait que les validateurs de documents ne sont capables d’analyser que la STRUCTURE de votre facture. Par conséquent, si vous avez saisi des données erronées dans un champ obligatoire convenu de vos documents, le MLR ne vous en informera pas. En revanche, si vous avez omis des données dans l’un des champs obligatoires convenus, le MLR vous en informera (les champs obligatoires des documents sont convenus entre vous et le destinataire de votre facture).

La portée d’une réponse de niveau message Peppol en détail
– Erreurs dans le champ d’application d’un MLR
Selon Peppol, les erreurs suivantes peuvent entraîner le rejet d’une facture par un MLR :

Violations de la conformité aux normes
Erreurs de validation de type erreur grave
Erreurs de validation de type avertissement (les MLR ne rejettent pas les documents sur la base d’avertissements, mais signalent généralement des
des avertissements en plus d’autres erreurs – notamment des erreurs fatales)
La mauvaise version du document a été téléchargée.
En bref, toutes les erreurs structurelles ou les champs obligatoires non remplis entraînent le rejet de votre facture par un MLR.

• Erreurs qui n’entrent pas dans le champ d’application d’un MLR
  Selon Peppol, certaines erreurs ne peuvent pas entraîner le rejet de votre facture par un MLR. De telles erreurs vous sont alors communiquées par un Ack ou une Business Level Response.Parmi ces types d’erreurs, on trouve :- Expéditeur inconnu (identifié par : Transport Acknowledgment/Ack)
  – Destinataire inconnu (identifié par : Transport Acknowledgment/Ack)
  – Version incorrecte de l’enveloppe (identifiée par : Transport Acknowledgment/Ack)
  – Erreur de validation du schéma XML dans l’enveloppe (identifiée par : Transport Acknowledgment/Ack)
  – XML pas bien structuré ou formé (identifié par : Transport Acknowledgment/Ack)
  – L’encodage utilisé n’est pas supporté pour ce document (identifié par : Transport Acknowledgment/Ack)
  – Valeur incorrecte dans les champs de référence (identifié par : Business Level Response).
  – Les champs de référence qui peuvent avoir une valeur erronée sont les suivants :
  – Numéro de commande utilisé dans la facture
  – Référence de projet ou de client utilisée dans la facture
  – Référence d’ID de contrat utilisée dans le catalogue

Comment envoyer un ‘MLR’ ?
Dans Peppol, les messages UBL Application Response 2.1 sont utilisés pour les MLR.

Comment fonctionne un ‘MLR’ ?
L’expéditeur envoie son document. Peppol attribue automatiquement à la facture son propre identifiant unique.
Si la structure de la facture a été validée avec succès, l’expéditeur en est informé dans son système de messagerie.
Si, par contre, le MLR a constaté une erreur de structure, l’expéditeur en est informé dans son système de messagerie.

Bien entendu, le MLR ne vous informe que des erreurs qui ont lieu dans le cadre d’un MLR.

L’ARC & l’OZG-RE traitent-ils les MLR ?
Les portails LCR et OZG-RE commenceront à traiter les confirmations de notification dans le courant de l’année 2024.

3) Business Level Response (ou Invoice Response)
Qu’est-ce qu’une Business Level Response ?
Ce type de réponse se réfère à l’état actuel du document envoyé. Les Business Level Responses servent à indiquer à l’expéditeur à quel point sa facture est proche de l’exécution.

Quel est l’effet d’une Business Level Response ?
Les Business Level Responses informent l’expéditeur de la facture des réactions du destinataire. En fonction des actions du destinataire, l’expéditeur de la facture reçoit l’un des codes d’état suivants :

AB : accusé de réception du message de base
AP : facture acceptée
RE : facture refusée
IP : en cours de traitement
UQ : en cours d’interrogation
CA : accepté sous condition
PD : payé/terminé

Quand vais-je recevoir une réponse au niveau de l’entreprise/une réponse à la facture ?
Vous devez recevoir une réponse au niveau de l’entreprise dans un délai de 3 jours ouvrables. Cela correspond aux exigences de Peppol BIS en matière de facturation.

Il se peut toutefois que vous ne receviez pas de réponse du tout. En général, les BLR ne sont pas envoyés par les administrations. Cela s’explique par le fait qu’elles ne sont pas absolument nécessaires et que les entreprises ne les envoient donc pas.

En outre, en cas d’erreur de facturation, les administrations s’adressent souvent directement à l’expéditeur de la facture, sans qu’un BLR soit nécessaire.

Est-ce que je reçois une justification pour ma facture refusée ?
Oui. En cas de facture refusée, le destinataire doit fournir des informations. Il est important que le destinataire indique les raisons pour lesquelles la facture a été refusée. Les informations doivent expliquer aux expéditeurs ce qu’ils doivent modifier sur la facture. Dans le cas d’une facture refusée à tort, cela permet d’engager une discussion entre les deux parties à la facture. Dans tous les cas, la mise à disposition d’informations rend le traitement des factures beaucoup plus fluide.

Comment les réponses de niveau professionnel sont-elles envoyées ?
Comme les MLR, les réponses de niveau commercial sont envoyées en utilisant les protocoles UBL Application Response 2.1. Cela permet de garantir que les messages répondent aux normes universelles pour l’échange de données B2B et B2G. Et espérons que ces normes seront maintenues dans les décennies à venir. Recevez vos réponses aux messages en un seul endroit avec Invoice-Portal : en savoir plus.

Résumé
Les réponses aux messages Peppol tiennent les utilisateurs informés. Elles font en sorte que les utilisateurs soient informés du succès ou de l’échec de leur communication.

Sans réponses de message, il pourrait y avoir beaucoup de confusion. Les expéditeurs et les destinataires de factures pourraient être inquiets de ne pas avoir reçu de facture ou de confirmation. Grâce aux messages responses, ils savent exactement ce qu’il advient des factures. Cela évite les messages désagréables et les désaccords entre deux parties !

Elles constituent donc clairement une partie importante du processus d’échange de données, car elles répondent à des exigences fondamentales en matière d’échange de données.

En outre, la technologie utilisée par PEPPOL pour la transmission de ses messages est à la pointe du progrès. AS4 (utilisé pour les messages Ack de PEPPOL) devrait continuer à assurer l’interopérabilité entre les entreprises pendant des décennies. Et UBL 2.1 fera, espérons-le, de même.

Qu’est-ce que AS4 ?
Les messages AS4 sont une tentative de rendre l’échange de données numériques plus simple et plus fiable. En conséquence, de plus en plus d’entreprises adoptent cette norme. À tel point qu’elle est en passe de devenir la norme générale pour l’échange de messages à l’échelle mondiale.

Si vous adoptez AS4 dès maintenant, vous serez paré pour l’avenir de l’entreprise numérique.

AS4 est une structure de messages pour l’échange de données. Elle est considérée comme une norme de messagerie simple, sûre et efficace, comme en témoignent les grandes organisations qui l’utilisent – le gouvernement australien, l’industrie européenne du gaz et PEPPOL, pour n’en citer que quelques-unes.

Il a été développé sur la base de l’AS1, de l’AS2 (en particulier) et de l’AS3 afin de permettre des décennies d’interopérabilité internationale entre les entreprises et les autorités.