Frequently Asked Questions

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Allgemein

Was ist elektronische Rechnung?

Bei der elektronischen Rechnungsstellung oder E-Invoicing handelt es sich um ein standardisiertes System zur Erstellung von Rechnungen, bei dem Rechnungen, die von einer Software erstellt wurden, von jeder anderen Software gelesen werden können, so dass keine erneute Dateneingabe mehr nötig ist und Fehler vermieden warden können.

Einfacher ausgedrückt handelt es sich um eine Rechnung, die in einem standardisierten Format erstellt wird, und alle elektronischen Daten der Rechnung mit anderen geteilt werden können, wodurch Interoperabilität der Daten gewährleistet werden kann.

Die elektronische Rechnungsstellung kann verschiedene Technologien umfassen, mit denen eine Rechnung eingereicht wird.

Eine E-Invoice kann als strukturierter Datensatz definiert werden, der als EDI-Nachricht (Electronic Data Interchange) gesendet wird.

Als Reaktion auf die europäische Richtlinie 2014/55/EU definiert der deutsche Gesetzgeber im Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz - EgovG) eine elektronische Rechnung wie folgt:

Eine Rechnung ist elektronisch, wenn:

1. sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
2. Das Format ermöglicht die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung.

§4a Para.2 German EGovG

Der einfache Versand von Rechnungen als PDF-Dateien erfüllt diese Anforderungen nicht, da die Empfänger solche PDF-Dateien nicht automatisch verarbeiten können. Stattdessen erwarten die Empfänger, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten, und maschinenlesbaren Format vorliegen, das automatisch verstanden werden kann.

 

Ich benutze bereits eine Form von elektronischen Rechnungen. Wo liegt der Unterschied zur E-Invoice?

In den meisten aktuellen Geschäftsszenarien ist eine Rechnung entweder ein Papierdokument oder eine PDF-Datei, die entweder auf dem Postweg oder per E-Mail an die Empfängerorganisation geschickt wird. Im besten Fall handelt es sich um einen "einseitigen" Vorgang - Ihr Empfänger muss dann die Einzelheiten der Rechnung erneut in sein eigenes Buchhaltungssystem (z.B. Kreditorenbuchhaltung) eingeben. Auch wenn sie mehrere Rechnungen in Form von PDFs erhalten - Sie müssen jemanden die Rechnungsdetails manuell eingeben oder die Rechnungsseiten in Ihr System scannen lassen. Diese manuellen Eingriffe/Übersetzungen können unweigerlich Fehler verursachen.

 

Was sind die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung?

Der Hauptvorteil der elektronischen Rechnungsstellung liegt in dem enormen Kosteneinsparungspotenzial, das die Einführung elektronischer Rechnungen für Unternehmen mit sich bringt. Druck- und Versandkosten entfallen, Rechnungen können schneller zugestellt werden und Fehler in der Rechnungsverarbeitung werden reduziert. Liegt ein Bestellbezug zu einer Eingangsrechnung vor, kann die Rechnung vollautomatisch verbucht werden. Darüber hinaus verkürzt der Einsatz der elektronischen Rechnungsstellung die Zeit von der Rechnungsstellung bis zur Zahlung und erhöht damit die Liquidität des Lieferanten.

 

Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung auf einen Blick:

 

    • Sicher
    • Lieferung und Verarbeitung in Echtzeit
    • Berührungslose Operationen
    • Hohe Datenqualität
    • Verfolgung und Rückverfolgbarkeit
    • Besserer Cash-Flow und geringere DSO
    • Hoher Return-on-Ivestment (ROI)
    • Umweltfreundlich

 

Entwickelt sich die elektronische Rechnungsstellung weltweit?

Aufgrund staatlicher Vorschriften sind international tätige Unternehmen zunehmend gezwungen, ihre Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu versenden. Jedes Land hat jedoch unterschiedliche gesetzliche Regelungen. Entsprechende globale E-Invoicing-Vorschriften existieren bereits in mehr als 65 Ländern weltweit, Tendenz steigend.

 

Wer ist in Deutschland zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet?

Alle Rechnungsempfänger im öffentlichen Sektor müssen seit dem 18. April 2020 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu erhalten. Ab dem 27. November 2020 sind auch alle Lieferanten von Rechnungsempfängern verpflichtet, ihre Rechnungen im geforderten E-Invoice-Format auszustellen. Nur wenige Kunden auf Landes- und kommunaler Ebene verlangen von ihren Lieferanten erst später eine (echte) eRechnung. Es gibt aber auch Regelungen, nach denen der Auftraggeber bei der Auftragsvergabe eine Verpflichtung zur Vorlage von Rechnungen als eRechnung festlegen kann. Derzeit liegen die Regelungen von 12 Bundesländern in Form einer ERechV vor.

 

Umsetzungstermine der EU-Richtlinie in Deutschland
    • 27. November 2018 - Die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) geht live;
    • 27. November 2019 - Verpflichtung zum Empfang und zur Bearbeitung von E-Invoices für alle Bundesbehörden;
    • 18. April 2020 - Verpflichtung zum Empfang und zur Bearbeitung von E-Invoices für Bundesländer und Gemeinden;
    • 27. November 2020 - Verpflichtung der Lieferanten zur Einreichung von E-Invoices bei Bundesbehörden und öffentlichen Einrichtungen des Bundes gemäss der E-Rech-VO;
    • 18. April 2021 - Verpflichtung zur Zustellung von Rechnungen als E-Invoice gemäß der jeweiligen Landesgesetzgebung an Bundesländer, Kommunen und die Einrichtungen des öffentlichen Sektors der Länder und Kommunen.

 

Was ist Peppol?

Das Projekt Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol) wurde 2008 mit dem Ziel gestartet, die elektronische Beschaffung über Grenzen hinweg zu vereinfachen. Alle europäischen Regierungen haben Technologiestandards entwickelt und implementiert. Peppol ist die wichtigste Triebkraft für die elektronische Beschaffung durch Behörden in der EU und unterstützt natürlich die Richtlinie 2014/55/EU. Peppol ist nicht auf den elektronischen Rechnungsaustausch beschränkt, sondern deckt den gesamten elektronischen Beschaffungsprozess ab.

Das Peppol-Netzwerk wird z.B. als elektronische Bestell- und E-Invoice-Austauschplattform für das öffentliche Beschaffungswesen genutzt und wird zunehmend für Business-to-Business (B2B) Szenarien eingesetzt. Peppol gewinnt weltweit an Dynamik und wird in 32 Ländern auch außerhalb der EU eingesetzt.

Peppol besteht derzeit aus einem Konsortium von Projektpartnern aus zwölf europäischen Ländern. In den Ländern sind die so genannten Peppol-Behörden für die Definition der nationalen Merkmale der elektronischen Rechnungsstellung zuständig. In Deutschland übernimmt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) diese Aufgabe. So definiert die KoSIT zum Beispiel die Konformität des Rechnungsstandards XRechnung und des Transportprotokolls AS4 mit Peppol.

Der Austausch von Rechnungen im Peppol-Netzwerk basiert auf dem so genannten 4-Ecken-Modell. Das 4-Ecken-Modell besteht aus einem Sender, einem Empfänger und deren Zugangspunkten. Für die nahtlose Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Systemen wird das Peppol-Format UBL (Universal Business Language) verwendet. Die Kommunikation erfolgt über das Peppol-Netzwerk, das ein Partnerverzeichnis zur Verfügung stellt, über das die Empfänger, die unterstützten Prozesse (z.B. die elektronische Rechnung) und der Empfänger-Zugangspunkt identifiziert werden.

 

Wie passen XRechnung und die deutsche GoBD zusammen?

Die Grundsätze für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie für den Datenzugriff (GoBD) enthalten u.a. Vorgaben, welche Rechnungsinhalte auch bei elektronischen Rechnungen zu archivieren sind.

 

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD 2.0?

Der Hauptunterschied zwischen den beiden Formaten liegt im wahrsten Sinne des Wortes auf der Hand: Während eine E-Invoice im XRechnung-Standard ein reiner Datensatz ist, besteht eine Rechnung im ZUGFeRD 2.0-Standard aus einem Datensatz und einem so genannten visuellen Dokument in Form einer PDF. Beide Standards erfüllen jedoch grundsätzlich die europäischen Anforderungen.

 

Über Webware Invoice Portal

Ist meine e-Invoice sicher?

Die Sicherheit und Integrität des Nachrichtenaustauschs über das Invoice Portal beruht auf der Verwendung einer verschlüsselten Transport-SSL und zusätzlich auf einer Public Key Infrastructure (PKI). Dadurch wird sichergestellt, dass nur Parteien mit gültigen digitalen Zertifikaten kommunizieren können.

 

Wo finde ich weitere technische Informationen?

Für notwendige technische Spezifikationen und Ressourcen sowie die damit verbundenen Gebühren kontaktieren Sie uns bitte. 

 

Unterstützen sie grenzüberschreitende Transaktionen?

Ja, unser Invoice Portal ermöglicht Ihnen das Senden und Empfangen von Rechnungen von ausländischen Unternehmen. Beachten Sie, dass dies Sie nicht von der Einhaltung lokaler oder internationaler Vorschriften befreit.

 

Sind Verbraucherrechnungen enthalten?

Nein, das Invoice Portal deckt nur Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B) und zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) ab. Transaktionen zwischen Unternehmen und Verbrauchern sind derzeit nicht abgedeckt.

 

Was ist der Zweck des Invoice Portals?

Das grundlegende Ziel hinter der Einführung des E-Invoice-Systems ist es, die Einreichung mehrerer Erklärungen und Details durch den Steuerzahler zu reduzieren und dem Käufer zu helfen, die Vorsteuergutschrift schneller zu erhalten. Mit unserer Lösung erfüllen Sie alle gesetzlichen Verpflichtungen und vereinfachen zudem den Empfang und die Bearbeitung von Rechnungen.

 

Navigation on Portal

Wie kann ich die Informationen zu meinem Konto hinzufügen oder aktualisieren?

Sie können Informationen, die Ihr Konto betreffen, wie Name, Adresse, Ihre eigenen Benutzerdaten, Bankverbindung aktualisieren oder bearbeiten. Dies kann über das Portalmenü erfolgen - gehen Sie einfach zu Ihrem Konto, das Menü befindet sich in der oberen rechten Ecke der Homepage.

 

Wie füge ich zusätzliche Kunden hinzu, damit ich sie in Rechnung stellen kann?

Wenn Sie weitere Kunden hinzufügen möchten, müssen Sie die folgenden Schritte durchführen.

1. Gehen Sie zum Menü und wählen Sie 'Clients > New. ’

2. Füllen Sie das 'Client Form' aus.

3. Klicken Sie auf 'Save'. 

 

Können Mitarbeiter zu meinem Konto hinzugefügt werden?

Ja. Navigieren Sie zu 'Settings' > 'Users'. Von hier aus können Sie neue Benutzer hinzufügen, ihre Kontofähigkeiten definieren und ggf. Administratorrechte übertragen.

 

Ich habe meine Anmeldedaten vergessen. Wie kann ich mein Passwort oder meinen Benutzernamen wiederherstellen?

Kein Problem. Es ist gut, sich daran zu erinnern, dass Ihr Benutzername die E-Mail-Adresse ist, die Sie für die Registrierung Ihres Kontos verwendet haben. Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie bitte auf der Anmeldeseite des Portals auf "Passwort vergessen". Dort müssen Sie Ihre registrierte E-Mail-Adresse eingeben, damit Ihnen die E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts zugeschickt werden kann.

 

Wie kann ich mein Passwort ändern?

Um Ihr Passwort zu ändern, folgen Sie bitte den nachfolgenden Schritten:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Konto als Administrator an

2. Gehen Sie zur Seite Konto.

3. Klicken Sie auf ‘Change Password‘

Von hier aus können Sie Ihr Passwort ändern.

 

Wie kann ich mit der Nutzung der SFTP-Verbindung beginnen?

Der Datenaustausch über das Secure File Transfer Protocol (SFTP) darf nur zwischen einem Kunden und dem SFTP-Server des Rechnungsportals erfolgen; die SFTP-Verbindung kann vom Kunden hergestellt werden, und die Daten können je nach Systemstruktur über die Schnittstelle hoch- oder heruntergeladen werden.

Die SFTP-Verbindung erfordert die Angabe von Zugangsdaten (der Benutzername wird am Ende der Benutzerregistrierung angegeben; das Passwort wird bei der Aktivierung konfiguriert).

Die SFTP-Schnittstelle für das Produktionssystem ist unter folgendem Hostnamen und (Nicht-Standard-)Port verfügbar:

SFTP-Server app.invoice-portal.de

Hafen 19540

Ihr SFTP-Zugang kann im Menü "Settings -> SFTP-C0nfiguration" konfiguriert werden. Um den Zugang zu ermöglichen, geben Sie bitte das Passwort in das Feld "SFTP Password" ein und drücken Sie dann die Schaltfläche "Send Request".

Nach dem Absenden der Anfrage wird Ihre Seite neu geladen, sobald Ihr Zugang bereit ist. Die Bearbeitung kann bis zu 2 Minuten dauern. Wenn der Zugang gewährt wird, wird Ihr Seitenstatus grün und Sie sehen alle erforderlichen Zugangsdaten mit Ausnahme des Passworts.

 

Kann ich mein SFTP-Passwort ändern?

Sie können Ihr Passwort jederzeit ändern. Geben Sie einfach Ihr Passwort in das Feld "SFTP Password" ein und warten Sie 2 Minuten, um die Änderungen zu übernehmen. Ihre Seite wird nach Fertigstellung ebenfalls neu geladen.

Zu Ihrer Sicherheit empfehlen wir, sichere Passwörter zu verwenden. Die Passwortlänge sollte zwischen 8 und 30 Zeichen betragen.

 

Wie kann ich auf die E-Mail-Schnittstelle des Invoice Portals zugreifen?

Das Verfahren für den Zugriff auf die E-Mail-Schnittstelle des Rechnungsportals:

1. Registrierung auf app.invoice-portal.de abschließen

2. Anfrage an support@invoice-portal.de senden.

3. Sie erhalten eine persönliche E-Mail-Adresse, an die Sie Ihre Dateien senden werden. Sie können sie im Menü "Service Options" in app.invoice-portal.de einsehen.

4. Erlaubte E-Mail-Adressen im Menü app.invoice-portal.de "Settings" konfigurieren 

Jetzt können Sie Rechnungen an die angegebene Adresse senden. Sie werden von unserer Seite bearbeitet und, wenn möglich, an den Empfänger geschickt.

Wie erstelle ich eine Rechnung im Portal?

Um eine Rechnung zu erstellen, müssen Sie diese einfachen Schritte befolgen:

1. Gehen Sie auf die Dashboard-Seite und wählen Sie 'Create Invoice'. ’

2. Geben Sie Ihre Rechnungsdatei ein.

3. Sie werden dann auf eine neue Seite weitergeleitet, auf der Sie Ihre Rechnungspositionen einreichen können.

Oder Sie können Dateien über PEPPOL hochladen. Gehen Sie dann zur Seite "File transfer via PEPPOL" und klicken Sie auf die Schaltfläche "File upload" in der rechten oberen Ecke.

Das Hochladen von Daten ist auf 10 MB pro Datei beschränkt, um eine Überlastung der Datenverarbeitung und eine Überlastung des Portals zu verhindern. 

Der Download basiert hauptsächlich auf dem Abruf von Quittungen, die den Status der vorherigen Uploads bestätigen, einer Beschreibung der hochgeladenen Daten sowie Informationen über Fehler, die möglicherweise aufgetreten sind.

Gibt es irgendwelche Anforderungen für das Hochladen von Dateien?

Alle Daten, die zwischen dem Kunden und dem SFTP-Server des Rechnungsportals ausgetauscht werden, entsprechen der eXtensible Markup Language (XML), und alle Datenübertragungen müssen mit den definierten eXtensible Schema Design (XSD)-Dateien übereinstimmen.

Die XSD-Dateien liefern die technische Definition der Datenbereitstellung und definieren die technischen Inhaltsregeln für den Dateiinhalt. 

Bitte achten Sie darauf, dass der Dateiname keine Sonderzeichen, "Umlaute" oder Leerzeichen enthält.

Die folgenden Zeichen sind erlaubt: a-z A-Z 0-9 ._-

Die Dateierweiterung sollte .xml sein.

Beispiele für einen korrekten Dateinamen: invoice_20200401-002.xml
2020-04-01_XRechnung35.xml

Beispiele für einen falschen Dateinamen: Rechnung 20200401-002.xml    (Leerzeichen)
Rechnung_zubehör.xml (Umlaute)
Rechnung.txt (falsche Erweiterung)

Bitte stellen Sie sicher, dass der Name jeder Datei eindeutig ist. Wenn Sie einen Dateinamen wählen, der bereits verwendet wurde, wird Ihre Datei ignoriert.

 

Wie sende ich eine Rechnung per SFTP?

Um eine Rechnung per SFTP zu versenden, müssen Sie eine gültige Rechnung mit einem korrekten Namen in den Ordner "upload" hochladen, dann wird unser Portal Ihre Datei registrieren und an den Empfänger senden. 

Sie können auch mehrere Dateien auf einmal hochladen, sogar ganze Ordner mit Dateien. Alle Dateien aus Unterordnern werden in den "Upload"-Ordner gelegt und überprüft. Die hochgeladenen Ordner werden gelöscht.

Beispiel: INV2020_158.xml

Die Rechnungsdatei wird nach der Bearbeitung aus dem "Upload"-Ordner entfernt und ist im Portal zugänglich. Sie werden eine Antwort zu dieser Datei im Ordner "upload_response" sehen.

 

Wie kann ich den Status meiner Rechnung überprüfen?

Der aktuelle Rechnungsstatus kann im Portal eingesehen werden. Es wird Ihnen angezeigt, wo sich Ihre Rechnung befindet und wie es weitergeht.

Die möglichen Status sind:

Sent: Dieser Status gilt nur für Rechnungen, die über die Seite 'Create Invoice' eingereicht wurden. Nach dem Versenden wird die Rechnung registriert und zeigt diesen Status an, bis sie bearbeitet wird.

Accepted: Die Rechnung wurde erfolgreich bearbeitet und wartet auf die Lieferung an den Käufer. 

Failed: Die Validierung der Rechnung ist fehlgeschlagen. Dies wird am häufigsten durch einen Verarbeitungsfehler oder fehlende Daten verursacht, die vom System, dem Land oder einer anderen Partei benötigt werden. 

Received: Die Rechnung wurde erfolgreich an den Käufer geliefert. Wenn der Käufer nicht über den Rechnungsstatus-Service verfügt, erhalten Sie keine weiteren Aktualisierungen zu dieser Rechnung.

 

Wie überprüfe ich meinen Rechnungsstatus, wenn ich die E-Mail-Schnittstelle verwende?

Sie erhalten alle Antworten auf Ihre konfigurierten E-Mails. Wenn Sie eine E-Mail mit der Kopfzeile "Invoice #2020/123" gesendet haben, erhalten Sie folgende Antworten:

    • Wenn die Datei erfolgreich gesendet wurde:

"Success: Invoice #2020/123" 

    • Wenn während des Sendevorgangs ein Fehler aufgetreten ist:

"Failed: Invoice #2020/123"

    • Wenn Ihre Datei unsere Validierung nicht bestanden hat:

"Rejected: Invoice #2020/123"

 

Wo werden die empfangenen Rechnungen gespeichert, wenn die SFTP-Schnittstelle verwendet wird?

Wenn Ihre Organisation als Empfänger im Rechnungsportalsystem registriert ist, können Sie Rechnungen von anderen PEPPOL-Teilnehmern empfangen.

Alle eingegangenen Rechnungen werden in den Ordner "Download" verschoben.

Für den Dateinamen werden die Zeit der Verarbeitung, die Zeit des Dateiempfangs und die Größe der Datei verwendet.

<Unix-Zeit der Verarbeitung>_<Unix-Zeit des Datei-Empfangs>_<Größe der Datei in Bytes >.xml

Beispiel: 1591249155_1583216170_8078.xml

 

Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung für ausgehende Rechnungen?

Die Erstellung und Zustellung von Papierrechnungen sind in hohem Maße manuelle und ineffiziente Geschäftsprozesse für Lieferanten. Diese verursachen hohe Kosten und führen zu Fehlern und Zahlungsverzug.

Der Einsatz von E-Invoicing für Ausgangsrechnungen optimiert diese internen Prozesse, spart Kosten, erhöht die Transparenz der internen Abläufe und verbessert den ökologischen Fußabdruck. Unternehmen können so ihre Kundenbindung verbessern und sich Marktchancen und Wettbewerbsvorteile sichern.

Durch den Einsatz einer E-Invoicing-Lösung für Ausgangsrechnungen werden manuelle Prozesse für Ausgangsrechnungen eliminiert und die Zeit bis zur Fälligkeit von Rechnungen durch sofortige Zustellung erheblich verkürzt.

 

Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung für Eingangsrechnungen?

Durch den Einsatz von E-Invoicing können Eingangsrechnungen vom Kunden in einem durchgängigen, automatisierten Prozess verarbeitet werden: von der Erfassung der Eingangsrechnungen bis zur endgültigen Buchung.

Alle Schritte, die eine Rechnung im Verifizierungsprozess durchläuft, werden protokolliert. Der für die Buchung erforderliche Rechnungsinhalt wird an das ERP-System des Kunden übertragen. Die Rechnung, Anhänge im Bearbeitungsprozess, Konvertierungs- und Bearbeitungsprotokolle müssen entsprechend den geltenden nationalen Anforderungen revisionssicher archiviert werden.